办公用品采购制度 第一章 总 则 第一条 为加强公司办公用品管理，节约成本，提高效率， 规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的 现代办公方式，特制定本制度。 第二条 本制度所指的办公用品系指用于公司日常办公所需 之耐用物品和消耗品，包括：文具、纸薄、办公室自动化耗 材、食堂宿舍等生活用品、劳保用品、卫生清洁用品等。 第二章 权 责 第三条 办公用品由行政办集中管理，实行统一采购、统一 发放、统一回收处理。 第四条 行政专员具体负责办公用品的采购和日常管理。 第五条 行政部经理负责对办公用品的采购流程以及价格、 供应商等情况进行严格审核，并直接负责大宗办公用品的洽谈 和采购。 第六条 财务主管负责对办公用品采购价格进行审计，并定 期审核办公用品台账。 第七条 公司总经理负责对行政部的办公用品采购和管理进 行监督，发现问题应及时纠偏。 1 第三章 申 购 第八条 各部门根据本部门对办公用品的需求，于每周的最 后一个工作日提报下一周办公用品领用计划，经部门负责人审 签后报行政专员; 第九条 行政专员依据各部门的办公用品领用计划，及时查 对库存，对确有缺项的，应及时编制办公用品购置计划，经询 价、比价后，确定合适的供应商;填写《办公用品申购表》，报 行政部经理和总经理审批后实施采购; 第十条 凡一次性购买金额预计超过 500 元的，行政办必 须安排两人一起外出采购; 第十一条 对于大宗办公用品，由行政部经理负责询价和议 价、选择合格供货商，并签订购销合同。行政专员配合实施。 第四章 核 销 第十二条 采购物资时，行政专员必须向供应商索取正规发 票和物品清单，如供应商未能开具正式物品清单的，行政专员 须依据实际购买的物品、规格、型号、单价、数量等，自行编 制采购物资清单，作为报销凭证; 第十三条 物资采购完毕，在 7 个工作日内填写《费用报销 单》，经行政部经理、总经理审核后，按实际支出报销费用。 财务部门对报销凭证予以严格审核，对于不符合申购流程和报 2 销凭证不全者，应予拒销。 第五章 领用和发放 第十四条 员工领用办公用品需填写《办公用品领用单》并 按要求提前相关领导审批，行政专员按照《办公用品领用单》 发放办公用品; 第十五条 办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由行 政专员统一调换或回收; 第十六条 员工离职时，须根据有关规定与行政专员交接办 公用品。 第六章 登记和管理 第十七条 行政专员按时建立和登记办公用品台账，做好办 公用品的购置、发放和库存管理; 第十八条 财务部负责定期或不定期盘点，查对台账与实 物，保证账实相符; 第十九条 办公用品存放过程中应避免受潮、虫蛀、损坏或 丢失，保证办公用品的功用和性能; 第二十条 行政专员根据办公用品的消耗或领用情况，确定 和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使 用。 第七章 其 他 3 第二十一条 本条例自印发之日起执行。 第二十一条 本条例由行政部负责解释。 2018 年 x 月 x 日 4