人力资源部前台文员岗位说明书 岗位名称 前台文员 岗位编号 所在部门 人力资源部 岗位定员 直接上级 人力资源部经理 所在职系 直接下级 无 岗位分析日期 1人 2011 年 7 月 本岗位关键职责描述：发挥公司人文形象的窗口作用，并为员工办公秩序起主要后勤维护作用。 职责与工作任务： 职责表述：前台接待工作 职 责 一 按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务； 频次：日常 频次：日常 工作 负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外； 任务 熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息； 频次：日常 负责电话接听，并做好相关工作信息的记录工作； 频次：日常 职责表述：文件管理、打印复印管理工作 职 责 二 负责公司文件、通知、邮件、信函的收转发工作，做好记录、整理、建档； 频次：日常 工作 负责复印机的使用、维护、保养、复印记录等工作，节约纸张，执行公司《复印、打 频次：日常 任务 印管理规定》； 负责做好微机内存文档及公司文件的保密工作； 频次：日常 职责表述：办公室内勤工作 负责管理前台办公用品，做好物品领用的登记工作； 频次：日常 负责维护前台区域、接待厅的整洁情况，及时整理报刊杂志； 频次：日常 检查办公公共区域内的整洁，包括洗手间、共公通道、总经理办公室、会议室；监 频次：2 次/天 督保洁员卫生打扫状况； 职 责 三 职 负责公司能源成本管理如用电、用水管理（包括及时关闭不需要开着的电灯）； 频次：日常 工作 负责饮用水供应，负责绿色植物、花卉的保养与及时更换工作(包括账目登记)； 频次：日常 任务 负责前台、接待厅及办公设备的清洁保养； 频次：日常 加强学习、通过各种渠道了解公司现状和流程； 频次：日常 积极参加部门组织的集体活动 频次：日常 和办公室的同事和谐相处、经常沟通交流 频次：日常 职责表述：考勤管理工作 执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工打卡； 责 四 工作 每天早上员工迟到记录、执行处罚； 任务 负责员工相关考勤单(请假、调休单、出差单等)的接收与核实； 频次：日常 频次：1 次/天 频次：日常 负责手工考勤记录的审核，抽查电子打卡记录，并执行公司《考勤管理制度》； 频次：1 次/月 职 责 五 职责表述：其他工作 工作 对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见； 任务 服从人力资源部经理的领导，完成领导交办的其他或临时工作。 频次：日常 频次：日常 权力： 1、对上级分配工作的执行权； 2、对工作过程中出现的问题有向上级请示权和建议权； 3、对考勤制度有执行权和处罚权； 4、对行政制度有督查执行权和处罚建议权； 工作重点考核项目： 1、 为所有来访客人提供优秀服务，保持微笑，有耐心，不得出现与客人发生冲突或争吵； 2、 坚守岗位，非工作需要不得离开岗位； 3、 严格执行公司的考勤管理规定，对所有违纪行为予以通报和处罚； 4、及时维护前台、接待厅、会议室、公共区域的物品整洁，跟催卫生清洁情况； 5、高效、优质地完成常规文字处理工作及上级领导交待的任务； 以上考核要点，如有违反，视情节轻重处以 10 元以上的处罚。 工作协作关系： 内部协调关系 各部门人员 外部协调关系 交通部门票务处、酒店业务部等 任职资格： 学历要求 中专及以上学历 专业要求 无 职称要求 无 执业资格要求 计算机二级证书 技能要求 熟悉 Office 办公软件 知识要求 接受过文秘、职业礼仪修养、公共管理类课程培训，懂得商务礼仪 工作经验 一年以上企业前台文员工作经验 其他特殊要求 有良好的个人形象及较高的亲和力，高度责任心，认真细致，考虑问题全面，有良好个人习惯、 （如体能、特 职业素养 质保密级别 其它：女性；身体健康，身高 160CM 以上；年龄 20-26 岁； 等）  能力要求（选 3-4 个，在所选项目上画下划线即可） 1 学习能力 2 创新能力 3 协调能力 6 问题解决能力 7 适应能力 4 沟通能力 5 分析判断能力 8 培养下属能力 9 计划能力 10 组织能力 11 控制能力 12 执行能力 13 信息检索能力 14 领悟能力 15 其他能力（请注明） 能力素质要求  素质要求（选 2-3 个，在所选项目上画下划线即可） 1 情绪稳定性 2 心理承受力 3 忠诚 4 自我认识 5 团队合作精神 6 全局意识 8 责任心 9 原则性 10 事业心 7 人际敏感性 11 魄力和胆量 12 其他素质（请注明） 其他： 使用工具/设 一般办公自动化设备 备 工作场所 一般工作环境，有时需外出办理外联事宜 工作时间 正常工作时间，偶尔加班 备注： 前台文秘工作流程 前台接待流程 开始 看到客人，礼貌招呼 问明来访事由，登记 通知被访人 安排客人等待地点 引领客人到达等待地点 奉茶或饮料，请客人稍等 微笑离开 结束 来电处理流程 开始 电话接通，礼貌招呼 问明来电事由 电话处理 电话留言记录 电话记录归档 结束 接收信函、快件工作流程 人力资源部经理 前台接待专员 各职能部门 外部单位 开始 开始 发来信函、文件 ①签收 发来信函、文件 ②登 记 ③筛 选 ④分 送 签字接收 ⑤ 记录存档 结束 文件代发流程 开始 各部门送交文件 检查文件密封情况 督促做好登记签字 及时转交驾驶员 驾驶员签字后方可领取 必要时协助其他部门跟催文件动态 结束 复印管理流程 开始 各部门前来复印文件 督促复印人签字登记 由前台文员进行复印 复印时注意节省纸张，提倡 双面复印 结束 出门证操作流程 开始 由本人填写出门证 交予直接领导签字批准 待批准后交予前台文员， 方可出门 前台文员依据出门证做 好本月电子考勤 前台文员予以整理后交 予薪酬专员 结束