浅谈岗位说明书编写及误区 一、岗位说明书的编写 岗位说明书，也称工作说明书或职务说明书，是岗位分析的结果，也是企业重要的人 事文件之一。它是对岗位分析工作所作的书面记录。其核心内容是岗位职责描述和任 职资格要求两部分。岗位职责描述部分解决的是本岗位人员必须做哪些事情，任职资 格要求部分解决的是从事本岗位工作的人员必须具备的条件。但是，岗位说明书并没 有固定的格式和内容。其格式可用表格，也可用文字描述；内容除了两大核心部分之 外，还可辅之以其他信息，如岗位的名称、编号、所属部门、所属部门、上下左右关 系、考核办法、责任的大小及其失误的影响，等等。总之岗位说明书应以简洁实用、 重点突出为好。 以管理类岗位为例，其说明书的内容一般可分为五部分： 1、基本资料部分。包括岗位名称、岗位性质(如管理类岗位)、所属部门、所属科室、 岗位编号等，还可增加工资等级、工资水平、定员人数等，视具体情况而定。 2、上下左右关系部分。包括直接上级、直接下级和平行协调关系三方面。有的企 业把这部分也归入基本资料部分。为直观明了起见，以分开为好。 3、岗位职责部分。即逐项列出任职者的工作内容，本部分是岗位说明书的重点。有 的还增加一栏，说明本岗位在本企业中的责任相对重要程度及其失误的影响，并予以 量化。 4、考核办法部分。包括考核的指标及其权重、晋升和转换的岗位等。有的企业由于 出台了具体的考核办法，就将本部分省略。为了让员工在明确工作职责的同时，清楚 自己努力的目标，应尽量在此加以说明。 5、资格条件部分。可细分为三个方面：一是任职者的思想、心理、身体、知识、能 力等素质要求；二是任职者所需的最低学历、工作年限、工作经验(从事过的岗位)、职 称要求等；三是任职者所需的培训要求(应说明培训的内容、方式、时间等)。此外，还 可增加一栏备注部分，以方便个别岗位的需要。 二、岗位说明书编写的误区 1、只重结果，不重过程。岗位说明书的编写既是落实岗位责任和确定任职资格条件 的过程，也是组织目标层层分解的过程。以人为本的组织，就必须尊重员工，了解员 工的需求特点，让员工与企业共同发展，在组织目标实现的同时，使个人的目标也得 到满足。编写岗位说明书的过程，可以使员工明确自己的工作责任以及自己在企业中 的作用，同时也是企业了解员工工作情况和工作期望的大好时机。可惜很多部门主管 都像在应付作业一样草草完成，没有借此机会与员工进行交流，在以后岗位说明书的 应用过程中，也就容易出现员工不理解、不利用、不执行的情况，使岗位说明书变成 可有可无的摆设。 2、人力资源部门总揽岗位说明书的编写工作。岗位说明书应主要由各部门的主管负 责，人力资源部为其提供格式和方法，并予以适当的指导和审核。如果由人力资源部 代行其事，就在一定程度上失去了编写岗位说明书的本意。 3、一劳永逸，长期不改。随着时代的进步和企业的发展，企业中部门的职能及相应 岗位的工作内容也会不断地发生变化，尤其是网络时代中的新兴行业更是如此。如果 岗位评价的价值能进行及时修正，就会很快过时。一般而言，至少也要每 1~2 年修改 一次。因此，要求岗位说明书的格式简洁实用，重点突出，项目不要过多。在进行岗 位职责描述时，要注意措词既明确又通用，内容应详略得当，不要写得太详细，也不 能过分简单，以实用为准。 4、岗位说明书以现任人员为准。岗位分析针对的是岗位，而不是人。岗位说明书描 述的只能是岗位本身具有的特性，与本岗位的任职者无关。很多企业，特别是一些老 国有企业，常常根据现有人员的情况来制定岗位职责和任职资格标准，使岗位说明书 偏离了它本身的特点，缺乏客观公正性。因此，在编写岗位说明书时不能过多掺杂现 有任职者的身影。一般都要按照岗位本身的要求进行编写，为避免 "执行难"的问题， 再稍微照顾现有任职者(主要是一些老员工)的情况。比如，对不能达到学历要求的员工， 可以规定其必须具备什么样的工作经验，或者规定其培训的内容、方式、时间应达到 什么样的要求等。