财 务 档 案 管 理 制 度 目录 第一章 总则....................................................................................1 第二章 财务会计档案的内容...........................................................1 第三章 财务会计档案的保管、保存.................................................1 第四章 财务会计档案日常管理和整理立卷归档...............................2 第五章 财务会计档案的借用...........................................................4 第六章 财务会计档案交接...............................................................4 第七章 财务会计档案的销毁...........................................................5 第八章 附则....................................................................................5 第一章 总则 第一条 为规范集团公司的财务档案管理工作，并参考财政部有关会计档案管理规定制 定本制度。 第二条 集团公司、直属单位、成员企业，应当依照本制度管理财务会计档案。各单位 必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的保管、保存、立卷、归档、、借用 和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄 密。 第二章 财务会计档案的内容 第三条 财务会计档案包括：会计凭证、会计账簿、会计报表报告、查账报告、验资报 告，各种会计软盘、软件，各类存有会计信息的磁盘、光盘，以及由计算机产生的汇总表 账表、报表等以及各种经济合同、与生产经营管理和投资者权益有关的其他重要文件等各 种会计资料；所有税务证件、申报软件(含软体及 IP 地址)、IC 卡、储存盘、纳税申报表、 审计报告、税务批复、税法文件等。 第三章 财务会计档案的保管、保存 第四条 财务部门应指定专人负责妥善保存会计档案，定期将各种财务计资料按类别、 按顺序整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。出纳人员不得兼管会计档案。 第五条 保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的， 保管人员和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 第六条 公司财务会计档案的保管期限分为永久保管和定期保管两类，具体类别和保管 年限详见附表。会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分 5 年、15 年。 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 本规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本 办法附表所列期限执行。 财务会计档案保管期限表: 序号 类别 档案名称 保管期限 1 会计凭证类 原始凭证 15 年 2 会计凭证类 记账凭证 15 年 3 会计凭证类 汇兑凭证 15 年 4 会计账簿类 总账 15 年 5 会计账簿类 明细账 15 年 6 会计账簿类 日记账 15 年 7 会计账簿类 固定资产卡片 1 固定资产报废清 理后保管 5 年 备注 包括日记总账 现金和银行存款日 记账 8 会计账簿类 辅助账簿 15 年 9 财务报告类 月、季度财务报告 5年 包括文字分析 10 财务报告类 年度财务报告（决算） 永久 包括文字分析 11 预算类 各类预算报表 5年 12 合同 各类经济合同 永久 13 税务类 14 税务类 15 其他类 16 其他类 17 其他类 18 其他类 银行余额调节表 5年 19 其他类 银行对账单 5年 批复、检查处理决定、 清缴报告 申报表、内部管理报表 等 会计移交清册 会计、税务档案保管清 册 会计、税务档案销毁清 册 永久 5年 15 年 永久 永久 第七条 会计档案的保存要求 1、会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应得防 火器材； 2、采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞； 3、会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀； 4、会计档案室内保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并 防止潮湿； 5、会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。 第四章 财务会计档案日常管理和整理立卷归档 第八条 账册管理 1、当日工作结束后，须及时将记账凭证装订成册，并打印银行存款日记账、现金日记 账； 2、月末结账后，须及时打印科目文件，并装订成册； 3、月末结账后，须及时打印月度会计报表，并连同报表附注及文字说明等归档； 4、月末结账后，须将银行存款余额调节表、银行对账单及其他应归档的会计资料及 时归档； 5、年终决算后，须将年度财务报告及时归档。 第九条 磁介质管理 2 1、软盘数据备份：每月结账后须将明细账、参数文件（包括科目文件、部门文件、客 户文件）用软盘作永久性备份，并将记账凭证作临时性备份； 2、硬盘数据备份：每年应定期将硬盘数据作一次性全部备份并刻录光盘双重备份。 应统一编号，登记入册，各盘标签上应注明数据目录和日期，由档案室分开地点保管。 3、电算化会计软件、电算化会计资料应由专人严格管理，确保会计数据和会计软件 的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除。 第十条 税务档案管理 1、将各主管税务机关名称及具体管辖的所有局（处或科、室）负责人名称、职务、主 管业务及联系方式等进行书面登记。 2、将所有法定纳税申报表及内部税务管理报表按月装订成册，并规范制作文件封面 ， 妥善存档保管。 3、将企业所得税汇算清缴审核报告、财产损失审核报告及其他有关税务审核报告规 范装订成册，妥善保管。 4、将税务机关出具的各种批复、检查处理决定等文件装订成册，并规范制作文件封 面，妥善存档保管。 5、单独建立《税务档案保管清册》，对各类归档税务档案详细记录其中。 第十一条 各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目 录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。 第十二条 从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明， 并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位财务部门负责人、财务主管人员和总 经理批准后，才能代作原始凭证。 第十三条 会计年度终了后，对财务会计资料进行整理立卷归档。档案的整理采用“三 统一”的办法，即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序 编号。 1、分类标准统一 一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他； 2、档案形成统一 案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一； 3、管理要求统一 建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计资料装订成册，报表和文字资料 分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。 第十四条 会计档案的装订 会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他文字资料的装订。 1、会计凭证的装订 一般每月装订一次，装订好的凭证按年月妥善保管归档。凭证外面要加封面，检查凭 证是否完整连续。每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装 订人员签章；在封面上编号卷号，按编号顺序入柜，并要在显露出表明凭证种类编号，以 便调阅。 3 2、会计账簿的装订 各种会计账簿年度结账后，除跨年度使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。 首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是 否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、 会计账簿装订封底的顺序装订；在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管 人员和装订人（经办人）签章。会计账簿封口要严密，封口处要加盖有关印章；封面应齐 全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金 日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账；会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现 金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。 3、会计报表的装订 会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。 会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平， 防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺的装订； 会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表 的编号顺序排列、会计报表的封底； 按保管期限编制卷号。 第十五条 建立《会计档案保管清册》，设置财务会计归档案登记簿、档案目录登记簿、 档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密； 第五章 财务会计档案的借用 第十六条 原始凭证不得外借。其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本公司 财务主管领导、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复印件，应当在 专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或盖章。 第十七条 本集团财务人员因工作需要查阅会计档案时，及时归还原处，若要查阅入库 档案，必须办理有关借用手续。 第十八条 公司内各单位若因工作需查阅财务会计档案时，必须经本单位领导批准证明， 经财务主管同意后，方能由档案管理人员接待查阅。 第十九条 外单位人员因公需要查阅公司财务会计档案时，应持有单位介绍信，经公司 负责人和财务主管领导同意后，方能由保管人员接待查阅，并由档案保管人员详细登记查 阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。 第二十条 归档案一般不得带出保管室外，如有特殊情况，需带出室外复制时，必须经 财务主管领导批准，并限期归还。 第二十一条 查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、折封和抽换。 第六章 财务会计档案交接 第二十二条 单位因业务移交其他单位办理所涉及的财务会计档案，应当由原单位保管， 承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的 原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。 4 第二十三条 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案 应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单 位保管。