财务会计档案管理制度 集团各部、各业务集团、各分公司： 1、目的 根据财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》通知的规定， 为了加强公司财务会计档案的科学管理，建立健全会计档案的管理制度， 保证会计档案妥善有序存放、方便查询、严防毁损、散失和泄密，完善财务 档案管理工作，特制定本制度。 2、适用范围 本制度适用于总部财务及各分公司财务档案的管理、预算、计划、制度 等文件材料，执行文书档案管理规定，不适用本制度。 3、管理职责 财务部负责档案的整理、编号、归档、调阅、借阅等，对财务会计档案的 安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。 4、会计档案范围 包含会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计核算资料等四个部分。 4.1 会计凭证类 会计凭证类包括：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证 4.1.1 会计凭证管理要求： 凭证按照现收、现付、银收、银付、转账分类别进行整理装订，要求整齐、 结实、厚薄适中一致； 4.1.2 完整填写凭证封面，并进行排序、编号； 4.1.3 每月结账完成后，凭证需要完整打印，依序存放于文件柜中，做好 登记，对于附件多容量大的附件如工资册、人员提成等可单独装订，但须 注明凭证号，同时在凭证中注明附件出处。 表 1：凭证登记表： 会计期间 现收 201601 0001-00** 现付 银收 银付 转账 0001-00** 0001-00** 0001-00** 0001-00** 当期册数 存放位置 15 201602 4.1.4 注意事项：凭证保管需注意防潮防虫防火，定期进行巡检，排除不 安全因素；凭证发生损伤时，及时修复，损伤严重、丢失、毁损需及时上报 集团财务部。凭证外借，须经财务负责人同意，借出的凭证，做好书面登 记，及时跟踪收回。 表 2：凭证借出登记表： **公司凭证外借登记表 会计期间 凭证类型 第**册/共*册 起止凭证号 原因 借阅人 经手人 批准人 时间 归还时间 4.2 会计账簿类 4.2.1 会计账簿类包括：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账 簿，其他会计账簿。 4.2.2 会计账簿管理要求：年终，财务负责人应组织人员将账簿按最末级 打印出来装订成册，可按资金类、资产类、往来类、成本费用类进行归装订。 4.3 财务报告类 4.3.1 财务报告类包括：月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注 及文字说明，其他财务报告，如纳税申报报表等。 4.3.2 财务报告管理要求：报告类按月、季、年度打印装订成册。 4.4 票据类 票据类包括：公司开据的增值税专用发票和普通发票，收到的增值税 专用发票，支票、承兑汇票，收据等。 4.4.1 发票类管理要求： 4.4.1.1 领购发票、支票、收据时在《领购台账》中进行登记； 4.4.1.2 使用发票、支票、收据时在《开具明细登记本（薄）》中登记； 4.4.1.3 发票交接,通过发票交接单进行交接（若通过邮寄方式则注明快递 单号）； 4.4.1.4 已开具的发票存根联、作废发票（联次齐全，盖作废章），依次排 序，按月装订； 4.4.1.5 已开具的收据存根，依次排序；自税务部门领购回来的收据，保 证联次齐全，作废的收据需加盖作废章 4.4.1.6 取得的进项发票，发票联需附凭证后；抵扣联认证后，装订存档； 4.4.1.7 发票认证回执、财务报表、纳税申报表、抵扣清单按月存档； 4.4.1.8 承兑汇票收到后必须复印登记后，才能账务处理；承兑汇票支付 前必须背书复印登记后，才能账务处理。 4.5 其他类 其他类包括：银行存款余额调节表，银行对账单，银行流水单，其他 应当保存的会计核算专业资料如现金盘点单、往来对账单等，会计档案移 交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，业务合同以及有关的电 子数据和相应软件资料。 5、会计档案的管理 5.1 会计档案的整理立卷 会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采 用“三统一”的办法，即:分类标准统一，档案形成统一，管理要求统一， 并分门别类按各卷顺序编号。 5.1.1 分类标准统一 一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字 资料及其他。 5.1.2 档案形成统一 案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。 5.1.3 管理要求统一 建立财务会计资料档案薄、会计资料档案目录；会计凭证装订成册， 报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。 5.2 会计凭证的装订 会计凭证每月装订一次，（25 号前完成）按年分月妥善保管归档。 5.2.1 会计凭证装订前应准备的工作： 5.2.1.1 分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全； 5.2.1.2 按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数； 5.2.1.3 摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大 小，且要避开装订线，以便查阅保持数字完整； 5.2.1.4 阅保持数字完整； 5.2.1.5 整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原 因。检查附件有无漏缺，如：领料单、入库单是否随附件齐全； 5.2.1.6 记账凭证上有关人员的印章是否齐全； 5.2.2 会计凭证装订时的要求： 5.2.2.1 装订时应尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能 大的显露面，以便于事后查阅； 5.2.2.2 凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印刷，封面规格略大 于所附记账凭证； 5.2.2.3 装订凭证厚度一般为 3-5 厘米，装订牢固，美观大方。 5.2.3 会计凭证装订后的注意事项： 5.2.3.1 每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和 装订人员签章； 5.2.3.2 在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种 类编号，以便于调阅。 5.3 会计账簿的装订 各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，账簿应按时整理立 卷。 5.3.1 账簿装订的基本要求： 5.3.1.1 首先按账簿启用表的使用页数核对各账户是否相符，账页数是否 齐全，序号排列是否连续； 5.3.1.2 然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排 列的账页、会计账簿装订 5.3.2 封底的顺序装订，活页账簿装订要求： 5.3.2.1 保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账 夹，加上封面封底，装订成册； 5.3.2.2 多栏式合页账、三栏式合页账、数量金额式活页账等不得混装，应 按同类业务、同类账页装订在一起。 5.3.2.3 在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和 装订人（经办人）签章； 5.3.3 账簿装订后的其他要求： 5.3.3.1 会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页的现象； 5.3.3.2 封面应齐全、平整、并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年 一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账。 5.3.3.3 会计账簿按保管期限分别编制卷号，如总账、各类明细账、辅助账 全年按顺序编制卷号。 5.4 会计档案的移交归档 5.4.1 每年形成的会计档案，由财务部按照归档要求，负责整理立卷，装 订成册，编制会计档案保管清册。在会计年度终了后，可暂由本会计部门 保管一年。期满之后，由会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统 一保管； 5.4.2 移交档案部门保管的会计档案原则上应该保持原卷册的封装。个别需 要拆封重新整理的，档案部门应当会同财务部和经办人员共同拆封整理， 以分清责任。 5.5、会计档案的保管 5.5.1 会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限分为 10 年、30 年、永久、共 3 类（详见附表一），保管期限从会计年度终了后的第一天算 起； 5.5.2 会计档案室的要求：应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放 地，周围应备有防火器材；室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬； 保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，并防止潮湿； 5.5.3 会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找； 5.5.4 设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簙，严防毁坏损失、 散失和泄密； 5.5.5 使用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出来的纸质会计档 案，使用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案，应报财政局备案。会计电算 化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。 5.6 其他档案管理要求 5.6.1 外部审计报告、评估报告、汇算清缴报告等档案资料需专人保管； 5.6.1.1 子类档案，存放于电脑专门文件夹中（不能建立在 C：\盘中）， 重要文档需设置密码； 5.6.1.2 银行卡、存折、钥匙、密码器、回单箱密钥、U 盾令牌、CA 证书等，谁 使用谁保管； 5.6.1.3 交接工作时需逐一并交接相关密码；接收人要注意密码安全，如有 损坏及时更新。 6、会计档案的借阅 6.1 会计档案为本公司所用，原则上不得借出。本公司人员需要档案资料， 在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印； 6.2 外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍性，经会计主管人员和公 司领导批准后，方可办理借阅手续；由档案部门建立健全会计档案中查阅、 复制、登记制度； 6.3 借阅手续：借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、 数量、内容、归期等情况登记清楚； 6.4 借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改 抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外 出或复制原件）。 7、会计档案的销毁 保管期满的会计档案，可以按照以下程序进行销毁： 7.1 会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务 部门共同鉴定，编制会计档案销毁清册（注明名称、卷号、册数、起止年度 和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容），经公司总经理 审批签署意见，报请上级主管单位批准后方可予以销毁； 7.2 销毁会计档案时，由档案部门和财务部共同派员监销。在销毁前清点 所要销毁的一份报公司领导会计档案；销毁后，经办人应在会计档案销毁 清册上签名盖章；注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监 销情况写出书面报告一式两份，一份报公司领导，一份归入档案备查； 7.3 会计档案保管期满，但未结清的债权债务原始凭证及涉及其他未了事 项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出另行立卷，由档案部门保管到末 了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清单 和会计档案保管清册中列明； 7.4 在建设期间的会计档案，不得销毁。 8、档案移交管理要求 档案移交时须进行实物及清单的逐一移交，具体参照《财务岗位工作交 接制