XXXX 会议管理制度 第一章 总 则 第一条 为规范会议程序，提高公司总体决策管理能力和办事效率， 更好地协调工作，研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的 方法，预防和纠正工作中存在的问题，顺利完成公司预算考核目标，并 保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度。 第二条 公司对各级管理者贯彻充分授权管理的指导思想，基于公司 颁发的各项管理制度和规定，采用谁主管谁决策、谁主管谁对过程管理 的效果和结果负责、谁主管谁有权决定和处理所属范围内事务的管理思 路。 第三条 与会人员应对会议的各自的表决意见及有关保密内容必须 做到：不该说的不说，不该问的的不问，不该看的的不看，并严格遵守 执行会议的各项决定。 第四条 会议按类别、内容不同由相关部门组织，并做好会议管理。 第五条 本制度适用于公司及所属各部门。 第二章 会议类别 第六条 本制度所指的会议包括 XX 领导班子联席会、经营班子办公 会、中层干部会议、经济形势分析会、项目推进例会、专题会议、部门日常 管理例会和对外接待会议等。 第七条 专题会议指公司生产管理、经营管理、安全管理、质量管理、 工程管理、预算管理、合同评审等会议。 第三章 会议的组织管理 第一节 领导班子联席会议 第二节 经营班子办公会 第八条 经营班子办公会是对公司发展和管理中的重大事项的研究 与决策。内容包括但不限于组织实施公司董事会的决议、分解落实公司年 度计划、讨论确定公司发展战略目标和投融资计划；对公司生产经营中 的重大事项进行分析、研究、决策，特别就安全生产、环保和产品质量等 问题进行工作部署，明确采购、生产、销售等关键环节的指导意见；讨论 公司重要人事任免、机构设置以及制度审议等。 第九条 经营班子办公会议原则上每半月召开一次。特殊情况可临时 召开。 第十条 经营班子办公会议由公司董事长主持，公司总经理、副总经 理等经营班子成员参加，参加会议的人员应积极发言、明确表态。 经营班子办公会研究讨论专题问题时，如有必要可通知相关部门负 责人列席。 第十一条 经营班子办公会由公司办公室通知、记录和整理纪要。 第三节 中层干部会议 第十二条 中层干部会议是公司围绕战略发展、重大决策和重大事项 等工作而适时召开的会议。季度、年度经济分析会议是其中一项重要会议 会议传达、落实公司管理理念、思想、重大决策、决定。通报公司生产经营 管理和发展情况，总结工作情况，表扬先进、批评落后，统一思想、明确 责任。激发中层干部的工作积极性，提高凝聚力、战斗力和工作效率。 第十三条 召开中层干部会议由公司董事长批准，参加人员原则上 为 XX 公司下属各单位主要负责人、XX 各部室副职及以上。 第十四条 公司中层干部会议的组织单位由公司办公室通知、记录和 整理纪要。 第四节 经济形势分析会 第十五条 经济形势分析会是 XX 公司对季度生产经营完成情况进行 总结分析、查找问题、制定措施并解决问题的会议。会议听取 XX 各下属单 位、各部室有关上季度工作汇报和总结，针对存在的问题分析原因，提 出解决办法，分析、研究和落实改进方案，明确提出并责成相关部门按 照会议要求保质保量完成规定的任务。 第十六条 经济分析会原则上每季度的第一月中旬召开，特殊情况可 临时召开。 第十七条 召开经济形势分析会议由公司董事长批准，总经理主持， 参加人员原则上为公司各车间、部门副职及以上。 第十八条 公司经济分析会议的组织单位由公司办公室通知、记录和 整理纪要。 第五节 项目推进例会 第六节 专题会议 第二十七条 公司专题会议是研究批准相关部门提出的规划、设计、 质量、安全、工程、预算项目的实施方案；分析、研究近期成本管理、设备 管理、质量管理、安全管理、经营管理、预算管理、合同评审等方面存在的 突出问题，提出解决办法，明确并责成相关部门按照会议要求保质保量 完成规定的任务的会议。 第二十八条 公司有关安全、经营、质量、设备、预算等方面的专题会 议每月至少召开一次。 第二十九条 专题会议由公司总经理批准，分管的副总经理主持，XX 下属单位及职能部门的相关负责人参加。 第三十条 专题会议由所属分管部门组织并承办通知、记录和整理纪 要，办公室协调安排会议室。 第三十一条 专题会议结束后 1 个工作日内，由承办部门将此方面的 《专题会议纪要》经会议主持人审核签发后由办公室行文，分发给各相关 下属单位和职能部门。 第七节 部门日常管理例会 第三十二条 公司职能部门必须有效地召开部门日常管理例会，并保 证做到会议的质量达到公司规定的目的。公司人力资源部负责对各部门 的会议质量、会议时间、会议效果等进行过程抽查或评估。 第三十三条 部门日常管理例会至少涵盖如下内容：传达贯彻 XX 公 司会议、文件及领导指示精神；了解本部门及下属本期工作完成情况， 总结存在的问题，提出相应的处理意见；制订下期工作计划，纠正不正 确的工作方法和工作行为；利用科学的分析方法进行研究分析部门开展 各项工作过程中存在的问题，确定改进办法，制订有效的预防措施；分 析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施；以恰 当的形式开展批评和自我批评，融洽成员之间的关系，营造团结进取的 氛围；安排专题培训等。 第三十四条 部门日常管理例会原则上每 2 周召开一次，由部门负责 人主持，必要时邀请分管领导参加。 第三十五条 公司所有部门必须保存完整的部门日常管理例会原始签 到记录和会议记录，保存期为 1 年。 第八节 对外接待会议 第三十六条 对外接待会议主要包括政府机关和上级领导来公司检 查、指导工作的汇报会议。 第三十七条 对外接待会议视来宾级别和来访目的由公司董事长、总 经理或相关的分管副总经理接待，相关部门负责人参加；属于业务对接 的由公司分管副总经理和指定人员接待。 第三十八条 对外接待会议属公司层面的由公司办公室负责联系和 组织；属于业务对接和专题内容的由公司对接部门负责联系和组织，公 司办公室可协调会议室安排接待等工作。 第九节 其他会议 第三十九条 公司党委会、党员大会、职代会（工代会）、董事会、监 事会及专业委员会等其他会议，可根据实际或部门职责由公司有关部门 对应组织。 第三章 会议的组织、管理和服务 第一节 会议的组织 第四十条 会议的批准 （一）临时召开的公司级内部小范围会议须经分管领导批准，公司 级大型会议须经董事长批准。 （二）本制度已列出的会议按照规定程序批准。 第四十一条 涉及公司多个部门共同召开并有公司领导参加的会议， 由会议主要牵头部门与办公室联系，备案会议情况；需办公室协调安排 的，由办公室统一安排。 第四十二条 会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、 会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟 稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要以及会场横幅、会议宣 传等。 第四十三条 会议通知 （一）会议需提前通知，一般会议应提前半个工作日以电话或其他 方式通知，大型会议需至少提前 2 个工作日下发正式书面通知。 （二）会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容 和要求等。 第四十四条 会议的准备 （一）做好会议通知。确保应到人员按时参会。 （二）做好会场的落实和安排，包括会场环境的布置和设施检查及 服务。人员和服务用品。 （三）做好参会人员的引导和组织。 （四）重要接待会议应制定会议及接待方案，方案内容包括但不限 于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、公共活动等安 排。 第二节 会议室的管理与服务 第四十五条 公司 912、935、950 会议室由公司办公室负责管理，其 他会议室按照谁使用谁管理的原则，由相关部门自行管理。 第四十六条 会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环 境保洁、设施管理、会议服务等。 第四十七条 会议室要做到会议召开前 30 分钟各项工作准备结束， 会后 30 分钟会场清洁工作结束，特殊情况根据实际情况另行安排。 第四十八条 公司各部门召开会议需要借用其他部门管理的会议室的 由会议主办单位提前 2 小时与会议室管理部门联系安排。使用时，务必 保持环境整洁和设施安全。 第四十九条 950 会议室重要会议的服务，由办公室根据实际情况安 排。其他日常及业务会议由会议组织部门安排服务。 第四章 会议资料管理 第一节 会议纪要的整理与印发 第五十条 会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由会议组织部 门负责拟写，办公室行文下发。 （一）XX 领导班子联席会议、经营班子办公会议、中层干部会议、经 济形势分析会须整理会议纪要，会议纪要具有与公司规章制度具有同等 的效力。 （二）专题会议根据安排整理会议纪要。 （三）其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等。 第五十一条 会议纪要的签发 XX 领导班子联席会议、经营班子办公会议、中层干部会议、经济形势 分析会结束后，公司办公室及时整理会议纪要，报公司总经理审核、董 事长签发后印发。形成重要决议的专题会议纪要由参会人员会签，分管 领导审核签发后印发。其他会议纪要由会议组织部门及时整理，报分管 领导审核签发后印发。 会议纪要的发放范围是参加会议的领导和有关的部门。 第五十二条 会议纪要整理和印发应在 5 个工作日内完成，特殊情况 除外；若会议纪要决定、事项涉及保密内容，应派人直接送达签收。 第二节 会议纪要的格式 第五十三条 各种会议纪要行文的印制格式原则上要求按照公司统一 要求制作，主要包含以下基本要点： （一）文本全部使用 A4 型纸。 （二）标题二号小标宋简体字，正文部分用三号仿宋 GB2312 字体。 （三）如需要标识秘密等级或紧急程度，以三号仿宋 GB2312 加粗 字体顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如两类标识需要 同时标识，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行，紧急程度顶格标识 在版心右上角第 2 行。 （四）发文字号由年份和序号组成，在发文机构标识下空 2 行，用 三号仿宋 GB2312 字体，居中排版，年份、序号用阿拉伯数码标识；年 份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，如〔2009〕20 号。 （五）成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写作“○”。 （六）页码用 4 号半角宋体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下 一行。 （七）会议纪要需有“抄送”或“发送”，左空两格用 3 号宋体字 标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位、部门间用顿号隔开，回行时 与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关标句号。 第三节 会议资料的存档 第五十四条 各类会议资料必须存档。XX 领导班子联席会议、经营班 子办公会议、中层干部会议、经济形势分析会和公司级专题、接待等会议 资料由办公室负责按季度分类分次存档。按年度移交公司档案室