采购申请表 申请部门： 品 名 用途： 申请人签字： 部门意见： 总经理审批： 申请日期： 数 量 年 月 日 需要使 规格型号等其他要求 用时间 （可另附页） 采购计划表 申请部门 联系人 递交时间 采购项目 品名 参考型号 数量 单位 规格配置 预算单价 需求时间 （元） 预算合计（元） 询价比价记录 品名： 供应商名称 采购人员建议： 公司领导意见; 采购执行情况 验收签字 规格型号 价格 交货时 付款 税票 间方式 方式 情况 联系信息 A：1）材料需求申请：各部门根据需求和工作计划，填写采购申请表，经财务部门和公司 领导审核批准后，办公室采购人员联络采购事项。 B：1）查询库存：办公室在接到采购申请表后查询库存量，如有类似规格物料可征求部门 意见可代用的就代用，最终采购数量需扣除库存数量。 C： 采 采购员根据签批后的采购申请单项目内容要求，填写采购计划表并进行询价。 1） 采购员填写采购计划表进行比价，，选择至少三家供应商比较（单价、质量、 购 付款周期、服务等），优选合格供应商。 作 ）比价时，需求部门根据需求，提供专业和技术支持。 2 业 ）日常需开发各种物料的供货商，经送样确认合格，实地考察符合公司合作条件的列 3 细 入合格供应商名录，以备后用。 节 4） 采购计划表审批：制表（办公室采购人员）— —审核批准（公司领导） D：1）办公室采购员依据批准后的采购计划表进行采购，采购时需要明确货品规格型号、 说 明 名称、单价、付款及结算方式、交货期、品质要求、包装要求及违约责任等 E：1）采购订单下发后办公室采购员每天需密切跟催货品交货期。 ）供方所供货品不能按期交付于我司时，采购员需提前与需求部门联系沟通，落实情 2 况。 F：1）供方按约定交期送货至我司，办公室采购人员依据采购表 《送货单》核对实物是 否相符（规格型号、名称、颜色、数量、单价）并办理入库手续。 2）收货时发现所送货品不符我司订购货品要求的，立即要求供方当时拉回。 G：1）货品到经初验符合后，由办公室采购人员及时通知需求部门检验，经检验合格的物 品需由需求部门签字认可。 ）所供货品经检验不合格时，由需求部门填写原因， 2 通知采购部、供货商，限期（3 天内）要求整改并回复处理措施及改善措施。 H：1）经检验合格的货品由办公室管理人员办理入库手续，并将物品入库或发放需求部 门。 内部控制文件 文件名称： 采购管理规定、采购作业流程 文件编号： J 发文日期： 持有部门/编号（人）： 行政办公室 年 月 日 页码： 4 页 分发指引 批准： □ 办公室 日期： □ 人力资源部 □ 财务部 审核： □ 贸易部 日期： 拟稿： □ 技术中心 办公室 日期： 2010 年 1 月 □ 物流公司 □ □ 文件修订记录 章节 页/次 内容摘要 批准日期 采购管理规定 一、公司所有采购事项由行政办公室统一执行，管理，特殊情 况需报分管领导批准后可直接采购。 二、所有采购事项都应进行审批，由需求部门填写《采购申请 表》，经公司领导签字后，办公室统一执行采购。 三、工程、设备、生产原材料等重大采购事项应进行相应的市 场调查和招标。 四、常用办公物品的采购应经过比价筛选后确定固定的合作 商，签订长期的供货协议。 五、临时性物品的采购应进行性价比询查，做到货比三家，以 确保采购到质优价廉的物品。 六、采购执行完毕后应及时履行入库手续，由保管员进行验收 并登记。 七、采购人员应保存好询价记录以便日后进行查阅参考； 八、涉及售后的物品，应将产品说明书、保修单据等相关资料 交有关部门保存。 九、因未履行公司采购管理规定给公司造成损失的，要追究相 关责任人的责任，并视损失程度要求责任人进行赔偿，未进行三家 比价的按采购额 10%予以处罚。 十、坚决杜绝在采购中收受回扣、损公肥私等违法行为，一经 查实除要承担赔偿外一律开除。 采购作业流程 流程图 A：材料需求申 B： 查询库存 C：制定采购计 划并比价 采 购 D：下发采购订 责任部门 责任人 各部门 需求部门员工/各部门主管 办公室 办公室采购人员 办公室 办公室采购人员 需求部门 需求部门 办公室 公司领导 办公室采购人员 需求部门 作 业 E：采购跟催交 办公室 F： 供方交货 办公室/供货商 流 程 办公室采购人员 办公室采购人员/供货商 NG G：检 OK H： 入库 办公室/需求部门 需求部门人员 办公室 办公室采购人员