行政费用管理办法 一、目的 为加强公司费用管理、控制不合理费用开支；也为了加强公司内部管理， 规范总经办财务报销行为，统一报销程序，提高总经办的财务管理水平，合理 控制费用支出，特制定本办法。 行政费用管理通过预算管理、额度管理和行政管理三种方法除公司特别规 定的项目外，严禁先列支，后报销。所有报销的原始凭证不得涂改，如有涂改 在报销时扣除该费用金额。 二、行政费用分类 本制度中的行政费用指总经办在部门运营过程中所产生的费用，并按费用 的可变性，分为标准费用、临时费用。具体明细如下： 1、标准费用 工资薪酬：为每月员工所发放工资； 员工险金：指公司为员工缴纳的社会保险、意外保险等； 休假路费：指员工每年一次回家路费的报销； 电话补贴费：指员工每月所报销的通讯费； 过节费：指节日期间公司按照统一标准给予员工的福利； 办证费用：办理土地证、房产证、他项权证、项目预测面积和实测面积 所 产生的费用。 办公室固话费：办公室固定电话费和光纤费。 2、临时费用 办公耗材费用：总经办每月按预算标准购买的办公用品及为新员工购买的 小件办公品，传真机、打印机、复印机用色带、墨盒、墨粉、复印纸 等，以及 管理部门日常发快件的“快递费”； 固定资产费用：总经办每月按审批流程所购买的固定资产费用； 接待费：因公接待和总经办为领导办公室（董事长、总经理）购买的 茶叶、 纯净水、矿泉水、纸巾、住宿、餐饮等所产生的费用； 差旅费：总经办员工因公外出发生的路费、住宿费、餐饮费等； 1 车管费：指车辆用油、存车费、修理费、检车费等费用； 工伤医疗费：指员工因受伤由公司承担的医疗费用； 生日、慰问福利：指每月生日或员工其他慰问福利所产生的费用； 员工（联谊）活动费：指公司员工联谊或员工活动时所产生的费用； 招聘费：指人事招聘过程中所产生的一切费用，包括招聘广告、宣传、制 作、场地租赁、餐饮、住宿； 年检咨询费：是指企业参加工商联合年费、企业变更费、专项咨询费等； 办证费：开发报建相关所需费用、权证办理费用； 培训费：指员工外出培训（含考察、调研），以及参加同行会议，所产生 的 一切费用（交通费、餐饮费、住宿费、报名费、材料费等）； 会务费：指公司在外召开会议时所产生的一切费用（场地费、餐饮、交通 、 住宿等）。 食堂费用：指员工食堂每月所产生的费用； 三、适用范围 本办法适用总经办所有行政费用的管理。 四、管理方法 （一）预算管理 1. 定义 预算管理是指:总经办各职能端口在每月 25 日前向总经办经理提交 下月费用计划表，由总经办经理、财务经理进行费用审核、总经理和董事长审 批。（见表 1《费用计划表》） 2. 具体实施 （1）每月 25 日前，总经办各职能端口向部门负责人提交下月的《费用计划 表》，次月 5 日前完成《费用计划表》审批流程后，由职能端口或部门负责人 走借支流程。 （2）本方法适用费用类型 办公耗材费用、固定资产费用、接待费、差旅费、车管费、 工伤医疗费、 生日福利、慰问福利、联谊费、员工活动费、招聘费、年检咨询费、办证费、 培训费、会务费。 2 （4）借支流程 由各职能端口月初报当月支金预算，填写《费用计划表》经公司财务经理、 总经理或董事长领导签字后，由总经办经理按计划再填写借支单（附《费用 计划表》），再由财务经理签字后即可借支。 3.临时费用报销方法 （1）每月 25-30 日报销费用类型，含办公耗材费用、固定资产费用、差旅费、 车管费、联谊费、员工活动费、招聘费、培训费、会务费、节日福利、年检咨 询费、接待费。额度较大的可按照公司财务规定直接走付款审批流程。 （2）每季度报销费用类型，含食堂费用、工伤医疗费、生日福利、慰问福利 等。 （3）季度费用报销原则上每季度报销完毕，特殊情况除外。 4.报销流程 （1）每月 25-30 日报销，报销要求：  办公耗材费用 报销时须在报销单后面附《办公用品购置计划单》。  固定资产费用 报销时须在报销单后面附《固定资产购置申请表》。  差旅费 报销时须在报销单后面附《出差申请表》  车管费 报销时须在报销单后面附各种正规发票，若无发票在费用产生前 须在《费用计划表》中备注或提前向总经办经理报备。  员工活动（联谊）费 报销时须在报销单后面附各项费用明细和发票， 若 无发票在费用产生前须在《费用计划表》中备注或提前向总经办经理报 备。  招聘费 报销时须在报销单后面附各项费用明细。  培训费 报销时须在报销单后面附《培训申请表》。  会务费 报销时须在报销单后面附各项费用明细。  节日福利 报销时须在报销单后面附费用明细。  接待费 报销时须在报销单后面附每次接待时产生的费用明细单。  年检咨询费 报销时须附发票。 （2）每季度报销费用，报销要求：  食堂费用 报销时须在报销单后面附每月领导已签字的《员工食堂每月采 购费用统计表》。 3  工伤医疗费 报销时须附发票。  生日／慰问福利 报销时须在后面附明细表。 （二）额度管理 1.额度管理 指费用在一定的额度范围内控制使用，额度确定的依据是历 史数据、工作职务、员工人数等，可由财务部统一管理。 2.本办法适用于标准费用类型 工资薪酬、员工险金、休假路费、年检咨询费、办证费用、电话补贴费、节日 福利、食堂费用、办公固话费 3.标准费用的管理 （1）标准费用中工资薪酬、员工险金、休假路费、电话补贴费、节日福 利由财务部统一管理。 （2）办证费用、食堂费用、办公室固话费 4、 借支流程  工资薪酬、员工险金、休假路费、电话补贴费、节日福利、食堂费用 由财务部统一管理，无须借支。  食堂费用、年检咨询费、办证费用、办公室固话费 由负责管理的各职 能端口月初报当月支金预算，填写《费用计划表》经领导签字后，行 政专员或总经办经理按计划再填写借支单，最终由财务部经理签字后 即可借支，无须再向上级领导请示。额度较大的可按照公司财务规定 直接走付款审批流程。 4.报销流程 （1）工资薪酬、交通福利费、通讯福利费、节日福利、电话补贴的发放按照 人力资源部制定的费用表并经财务审核，领导审批后的金额，由财务部发放 。 （2）月度报销  办公室固话费 月度报销时须在报销单后面附《办公室通讯费用明细 表》。见表 3《办公室通讯费用明细表》  办证费用 月度报销时须附正规发票 （3）季度报销 食堂费用 季度报销时须在报销单后面附每月领导已签字的《员工食堂 每月采购费用统计表》。 4 （三）行政管理 1.行政管理 指费用报销人在费用产生前，采用书面的形式向部门负责人 及以上领导提出本次费用计划，经公司领导同意后，按公司《付款审批》走审 批到财务部门报销费用。（见表 2《付款审批》） 2.适用费用类型 （1）单笔费用额度超过 2 万元以上的； （2）可先使用后付费的产品，即商家可提前出具发票且金额数目较大的。 3.具体实施 （1）当月完成付款。 行政管理费适用于有发票的费用类型，可不走借支流 程，而是按照公司《付款审批》流程签字完毕后，直接由财务部付款，但费用 仍需计入所属项目类型中，以便年底统计。 五、总经办资金内部使用流程 1、总经办所有借支费用（食堂费用除外）以总经办经理名义借支，部门 任何员工不得借支。 2、各版块工作资金管理人月初到部门经理处填写临时《借支单》，按 《费用计划表》领取工作备用金。 3、各版块工作负责人所管辖范围的资金使用由版块负责人管理。 4、各版块工作负责人月底在《原始凭证粘贴单》上粘贴发票，并在《费 用报销单》上填写报销金额，其余信息不用填写。 5、总经办经理审核发票金额与报销金额是否一致，并按照领款单金额核 对当月资金使用情况，坚持多退少补原则。 六、本办法由总经办制定，最终解释权归总经办所有。 七、本办法自下发之日起开始执行。 八、附件 表 1 《费用计划表》 表 2 《付款审批》 表 3《办公室通讯费用明细表》 表 4《接待费用明细表》 表 5《办公用品购置计划单》 5 表 6《固定资产购置申请表》 表 7《出差申请表》 总经办 2015 年 5 月 20 日 已阅，签字确认表： 6 表1 月行政费用计划表 最近一次费 序号 所属项目 预算额度 合 计 用额度 元。 部门负责人意见 财务部意见 总经理意见 董事长意见 表2 7 费用管理人 备注 付款审批表 发起部门： 发起人： 日期： 年 月 日 标 题 内容及金额 （须附正规发票） 发起部门意见 财务部意见 分管副总意见 子公司总经理意见 成本控制中心意见 总经理意见 董事长意见 8 表3 办公室通讯费用明细表 所属部门/使用 序号 固定电话号码 人 部门负责人 本月费用 上月费用 表４ 9 签字确认 备注 接待费用明细表 接待时间 接待地点 接待费用 客人数量 合计 签字人 元。 表5 10 备注 办公用品申请购置计划单 日期： 申请部门 编号 预计购置时间 品 预算额度合计 行政专员 年 月 日 名 规格 单位 数量 元 预算 额度 实际 金额 实际额度合计 备 注 元 总经办经理意见 总经理/董事长签 字签字 行政主管签字 注：1、行政专员编制购买清单→总经办经理审核签字→总经理/董事长签批→行 政主管采购完毕后签字→行政专员清单留存复印件。2、500元内（不含）签至总 经办经理处，1000元（不含）签至总经理处，1000元（含）须签至董事长。 表6 固定资产购置申请表 11 申请部门： 一般□ 序号 紧急□ 日常用品□ 商品名称 规格/型 号 其他□ 单位 数量 年 月 日 预计 预计 单价 总价 实际总价 使用人 １ ２ ３ ４ ６ ７ ８ 合计 申购人： 申购部门经理： 申购部门分管副总： 总经办经理： 备注：首先考虑公司内部进行物品调拨，其次购买。 分公司总经理： 总公司总经理： 董事会（10万元以上采购）： 行政主管： 备注：（1）实际总价由行政主管填写，并签字后交由行政专员存复印件； 申购人 申购部门经理 申购部门分管副总 总经办经理 总经理 董事长 表7 出差申请单 申请日期：2014年 月 日 12 用途 姓名 工作 代理人 申请人 部门 职务 姓名 部门 职务 出差 时间 出差 地点 出差 事由 交通 工具 飞机□ 暂借 差旅费 其他需要说明的 内 容 火车□ 申请人签字： 汽车□ 其它□ 工作代理人签字： 年 月 日 部门经理意见： 分管副总意见： 总经理意见： 董事长意见： 说明：1、此申请表作为出差申请、借款、核销必备凭证。 2、如出差途中变更行程需