档案归档范围及整理规范实施细则 第一条 为强化公司档案建设和管理工作，进一步明确档案归档 范围及整理规范，特制定本实施细则。 第二条 档案归档范围 详见《公司管理类档案规档范围及保管期限表》。 第三条 档案整理原则 （一）归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的 有机联系，分不同价值，便于保管和利用。 （二）归档文件应齐全完整，无缺页和破损；已破损的文件予 以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，过大的文件应折 叠。 （三）归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料应具有耐用 性和耐腐蚀性。 （四）归档文件应为原件，因故无原件应保存具有凭证作用的 复印件，并写明原件的存处。 （五）归档文件一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门 需要的可以适当增加份数。 （六）归档文件应按保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属 或塑料装订用品。 （七）归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统 一。 1 第四条 档案整理细则 （一）组件 1.件的构成 归档文件一般以每份文件为一件。 （1）正文、附件为一件。 （2）来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一 般独立成件，也可为一件。 （3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相 关文件为一件。 （4）会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年 一本的，一本为一件。 （5）正文正本与定稿（包括章程、制度等重要文件的历次修改 稿）为一件。 （6）报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时 除外）。 （7）转发文与被转发文一件。 （8）简报、周报等材料一期为一件。 （9）原件与复印件为一件。 （10）正本与翻译本为一件。 （11）中文本与外文本为一件。 2.件内文件排序 （1）正文在前、附件在后。 2 （2）正本在前，定稿在后。 （3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在 后。 （4）来文与复文作一件时，复文在前，来文在后。 （5）正文在前，发文稿纸和定稿在后。 （6）转发文在前，被转发文在后。 （7）原件在前，复印件在后。 （8）不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数 民族文字文本在后。 （9）中文文本在前，外文本在后。 （二）分类 归档文件一般采用年度——保管期限等方法进行二级分类。 1.按年度分类 将文件按其形成年度分类。 （1）跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预 算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文 件，统一按文件签发日期判定所属年度。 （2）跨年度形成的会议文件归入闭幕年。 （3）跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时， 年度为其归档年度，并在附注项加以说明。 2.按保管期限分类 按照《公司管理类档案规档范围及保管期限表》（见附件）， 3 将归档文件按划定的保管期限分类。 （三）排列 1.归档文件应在分类方案的最底一级类目内，按时间结合事由 排列。 2.同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。 3.会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 （四）编页 1.纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。 2.页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上 角的空白位置。 3.文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有 页码相同的，可以保持原有页码不变。 （五）装订 1.归档文件一般以件为单位装订。 归档文件装订应牢固，安全、简便，做到文件不损页、不倒 页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。 装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求 的，应维持不变。 2.应根据归档文件保管期限确定装订方式，相同期限的归档文 件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。 3.用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物 质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹 4 条、塑料封等装订材料进行装订。 4.永久保管的归档文件，宜采用线装订法装订。页数较少的， 使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装 订。 5.永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。 第五条 档案的移交 （一）各机构、各部室规范整理归档文件后，按照《公司档案 管理办法》中档案移交规定，及时向公司档案归口管理部室移交。 （二）公司普发性文件，并已在发文机构或部室留档的文件， 移交时无须重复交档。但文件为其他归档文件的附件或补充说明 时，需要一并归档。 第六条 本实施细则适用于公司本部及各级分子公司。 第七条 本实施细则由公司档案管理办公室负责解释。 第八条 本实施细则自会议通过后发布施行。 附件：1.直角装订方式 2.《公司管理类档案归档范围和保管期限表》 5 附件 1： 6 附件 2： 7 管理类档案归档范围和保管期限表 保管期 序号 归档范围 限 1 党、团、工会等党群工作文件材料 1.1 党员代表大会、职工代表大会、共青团代表大会 请示、批复、批示、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、 1.1.1 选举结果、会议记录、讨论通过的文件、决议、纪要、公告等 永久 文件材料 1.1.2 1.1.3 大会发言、交流、会议简报 10 年 筹备工作、选举工作中形成的文件材料，小组会议记录、会务 10 年 工作安排、总结等文件材料 1.2 党委会、党政联席会、工会会议、共青团（常委）扩大会，专 题会议文件材料 1.2.1 通知、议程、报告、决议、决定、记录、领导人讲话、总结、 纪要、讨论通过的文件、参加人员名单 1.3 永久 党务综合性工作 党委的收文、发文及向上级报送的文件、材料、报表，规章制 1.3.1 度、管理办法、工作计划、总结，重要的专项工作文件材料， 永久 党务工作大事记等 1.3.2 工作简报及一般文件材料 1.4 组织工作 8 10 年 1.4.1 1.4.2 干部考察、考核、任免、政审决定等 入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员花名册，党团组 永久 永久 织关系的介绍信及存根 1.4.3 党委（党委）组织工作规章制度 永久 1.4.4 发展党员、党费收支文件材料 30 年 1.5 各类主题教育、专项学教等活动形成的文件材料 1.5.1 重要的 永久 1.5.2 一般的 10 年 1.6 社会责任工作文件材料 1.6.1 参与和投入社会公益、慈善、捐赠事业的记录文件材料 永久 1.6.2 赈灾、扶贫、献血、拥军优属等文件材料 永久 1.7 企业文化建设文件材料 1.7.1 企业文化建设方案、制度 1.7.2 企业文化建设相关工作活动、宣传等形成的文件材料 永久 1.7.2.1 重要的 永久 1.7.2.2 一般的 30 年 1.8 1.8.1 工会工作 年度计划、总结、请示、报告、批复、决定、通知、会议记 录、大事记等 1.8.2 职工民主管理、表彰先进、劳保福利、职工维权、工会会费与 财务管理文件材料、工会会员名册、集体合同等 9 永久 永久 1.9 女工工作、劳动竞赛、文体活动等方面材料 1.9.1 重要的 永久 1.9.2 一般的 10 年 1.10 共青团工作 1.10.1 组织管理、劳动竞赛、表彰先进、团费管理、文体活动等文件 材料 1.10.1. 1 1.10.1. 2 2 2.1 重要的 永久 一般的 10 年 纪检与监察工作文件材料 纪检与监察工作的收文、发文、规定、决定、通报、通知、会 永久 议材料、记录、纪要、 计划、总结、制度 2.2 监督执法问责工作文件材料 2.3 信访工作文件材料 2.3.1 重要事项 永久 2.3.2 一般事项 30 年 3 监事会工作文件材料 30 年 监事会决定、纪要、通知、会议签到簿、议程、议案、记录等 3.1 会议文件、制度和修订的监事会制度、重点监督检查方案、检 查报告、整改情况报告等材料 3.1.1 重要的 永久 3.1.2 一般的 10 年 10 4 4.1 本企业设立、变更、解散过程文件材料 本企业筹办和设立的申请文件材料、政府相关部门批准设立本 永久 企业的相关文件材料 4.2 本企业设立登记相关证照、证照变更登记文件材料 永久 4.3 本企业章程送审稿、批准稿及正式文本 永久 4.4 企业合并、分立、改制、上市、破产、解散或其他变更公司形 永久 式等过程中形成的文件材料 5 5.1 本企业董事会、监事会、股东会构成及变更等方面的文件材料 本企业董事会、监事会、股东会构成及变更文件材料，发起人 永久 协议 5.2 5.2.1 董事会、监事会、股东代表大会会议形成的文件材料 会议通知、议程、报告、决议、决定、公报声明、记录、领导 人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件材料、参加人员名单 永久 5.2.2 讨论未通过的文件材料 10 年 5.2 本企业董事会内部收文及发文的文件材料 永久 5.3 董事、监事、股东履职和维护权益过程形成的文件材料 5.3.1 重要的 永久 5.3.2 一般的 30 年 6 本企业资本登记、资本变动、融资文件材料 6.1 国有资产管理部门对企业国有资本金核算、确认、划转、变更 的文件材料 11 永久 6.2 本企业证券和股票发行、增资扩股、股权变更等文件材料 6.2.1 上市辅导和准备阶段形成的文件材料 评估报告、审计报告、承销商出具的核查意见，股票发行上市 辅导汇总报告、发行人律师意见书，律师工作和报告、股东大 6.2.1.1 会决议、董事会通过的资金运用方案决议、固定资产投资项目 永久 建设书、招股说明书及发行公告（含财务报告、盈利预测报 告） 6.2.1.2 与中介机构签订的上市辅导协议、尽职调查材料 6.2.2 发行申请书、证监会核准文件材料、审核过程中提出的审核反 30 年 永久 馈意见 6.2.3 股票发行申请报告及证券交易所的批复、发行方案、股票发行 定价分析报告、路演推介文件材料 6.2.4 上市推荐书、上市公告书、确定股票挂牌简称的函 6.2.5 股票首次发行过程中形成的其他文件材料 永久 永久 6.2.5.1 重要事项 永久 6.2.5.2 一般事项 30 年 6.2.6 股票增发、配股文件材料 永久 6.2.7 增资扩股文件材料 永久 6.2.8 股权转让文件材料 永久 6.2.9 债权融资文件材料 永久 6.3 本企业股东、股权登记文件材料 永久 12 6.4 本企业融资工作中形成的其它文件材