分公司成本费用、借款管理及报销制度 （草案） 第一章 总则 第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重 的指导思想，合理控制成本费用支出，特制定本制度。 第二条 本制度根据相关的财务制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办 公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等 ,以下分别说 明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。 第三条 本制度适用于下属分公司全体员工 第二章 借支管理规定及借支流程 第四条 借支管理规定及借支流程 1、借款管理规定 （1）出差借款：出差人员凭审批后的《外出培训 （出差）审批表》（见附 表）按批准额度办理借款，出差返回 5 个工作日内办理报销还款手续。 （2）其他临时借款：如业务费、周转金等，借款人员应于业务事项办理结束后 10 日内办理报销，无特殊原因逾期不办理报销的，从借款人下月工资奖金中扣回。 （3）各项借款金额超过 5000 元应提前一天通知财务部备款。 （4）借款销账规定：(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出 申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；（2）借领支 票者原则上应在 5 个工作日内办理销帐手续。 （5）借款事项必须由借款人本人亲自经办并签收，无特殊情况不得由他人代办。 （6）借款未还者原则上不得再次借款，公司于每年 12 月 31 日对所有借款进行 清理。 2、借款流程 （1）借款人按规定填写“借款单”，注明借款事由、借款金额（大小写金额必 须完全一致，不得涂改）、还款时间、支票或现金等。 （2）审批流程：借款人填写“借款单”→主管业务负责人审核签字→公司负责 人审批→财务负责人审核→出纳付款（凭审批后的借款单到财务借款办理领款手 续）。 第三章 日常费用报销制度及流程 第五条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通工具用费、办公费、低值易耗 品、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原 则上不得超出预算。 第六条 费用报销的一般规定： 1、报销人必须取得相应的合法票据,且发票背面有经办人签名。 2、填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真 写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。 3、按规定的审批程序报批。 4、报销 5000 元以上需提前一天通知财务部以便备款。 第七条 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→主 管业务负责人审核签字→财务人员复核→公司负责人审批→财务付款。 具体费用项目： 1、差旅费： （1）公司员工因业务需要到时外地出差，必顺先填写《外出培训（出差）批 表》，注明出差事由、时间、地点，报公司负责人批准。 （2）购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到公司指定采购人员处申请 购票（原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况 ， 经审批人签字后报财务备案）。 （3）返回报销：出差人员应在回公司后 5 个工作日内办理报销事宜，填写“差 旅费报销单”按规定的费用审批流程办理。 2、电话费： （1）实报实销和限额内报销的：每月二十五日前由员工提供电信公司出具的实 名发票报销联。 （2）员工通讯费补助发放金额由指定人员统一编制《电话费定额报销统计表》 （见附表）。 （3）报销：报销人员整理报销单据并填写对应“费用报销单”按规定的费用审 批流程办理。 3、交通费: （1）员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下 可以乘坐出租车（需事先经负责人同意）或市内公交车，并保存相应车票报销。 （2）享受私车公用的人员，应于每月二十五日前将上月的私车公用补贴，用费 用粘贴单粘贴好（发票只能是燃油费、过路过桥费、维修费等正式发票），并与本 人使用的车辆相符，否则不能报销；商场开出的“汽车用品”、“汽车费用”一律 不能报销。由指定人员统一编制《交通费报销统计表》（见附表）。 （3）员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，按规 定填好“交通费用报销单”。 4、办公费、低值易耗品、劳保用品： （1）为了合理控制费用支出,此类费用由公司指定专人统一管理，集中购置,并 指定专人负责发放，做好相应登记。 （2）购置申请: 办公费、低值易耗品的采购（参见《分公司财务管理制度》）。 （3）报销：报销人先填写“费用报销单”(附清单或结帐小票)，按日常费用审 批程序报批。 5、招待费、培训费、其他报销制度及流程 （1）招待费：为了规范招待费的支出，所有招待费开支应事前征得公司负责人 或公司指定管理人员的同意，年度招待费开支总额不得超过各单位的招待费用预算 额度。 （2）培训费: 因工作需要参加培训的人员，必顺先填写《外出培训（出差）审 批表》，注明培训事由、时间、地点，报公司负责人批准。 （3）其他费用：根据实际需要据实支付。 （4）由经办人填写《费用报销单》。 6、工资薪酬： （1）工资：由财务人员根据实际的工资标准及参照考勤记录，计算员工工资及 工资性补贴，并于每月 7 日前，交公司负责人审批后发放。 （2）奖金：月未将奖金表发送总公司备案并审批，当月 30 日之前发放。 （3）加班费：因工作需要加班的需事先提出申请并填写“加班申请表”，交负 责人审批，财务人员根据审批后的申请表计算加班费，于当月奖金发放时一并支付。 第四章 附则 第八条 本制度从发布之日起实行，公司已有制度与本制度不符者，以本制度为 准。 第九条 本制度由公司财务部负责解释。