集团档案编码制度 文 件 编 号： WI-A-14 文 件 版 本： A/0 文 件 类 型： 制度文件 部 门 总裁办 提报人 周准 编 制 何珊丽、范豫峰 审 核 钟家荣、周志明、胡琳铧 批 准 陈凯旋 发布时间 自批准之日起 实施时间 自批准之日起 修 改 记 录 版本 修改时间 修改人 批准人 修改内容说明 执行时间 A/0 2011/04/29 何珊丽、范豫峰 陈凯旋 新增制度 自批准之日起 1 目的 为完善公司档案资源管理，有效保护和利用档案，提高档案管理水平，适应公司档案资源管理信息化的要 求，维护公司利益，防范风险，制定本制度。 2 适用范围 2.1 本制度适用于公司所有档案实体。 3 术语和定义 3.1 全宗：全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。 3.2 案卷：由互有联系的若干文件组合而成并 装订成卷放入档案盒的档案保管单位，也是全宗内档案系统排 列、编目和统计的基本单位。 3.3 档号：在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统 计监督作用。 3.3 全宗号：指立档单位的代号。例如：无锡食尚网络科技有限公司的全宗号为 WXSS。详见附件 1《公司档案 全宗号代码表》。 3.4 类别号：全宗内档案类别的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的类别号。例如：会计档案类会计凭证 的类别号位 KJ01，详见附件 2《公司档案类别号代码密级及保管期限表》。 3.5 案卷号：类别内案卷的顺序号，在同一个档案类别内不允许出现重复的案卷号。 3.6 来源原则：指按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得 混淆的整理原则。来源原则起源于近代法国的“尊重全宗原则”。 3.7 事由—年度—保管期限分类法：档案管理中的一种复式分类方法，首先按照档案反映内容将全宗内档案分 成各个类别，再根据档案形成的年份进行分类，然后按照档案的保管期限对档案进行整理分类。 3.8 年度—保管期限—机构分类法：档案管理中的一种复式分类方法，首先将档案按其形成的年度进行分类， 然后将档案按划定的保管期限分类，最后将档案按其形成或承办机构分类。 4 档案编码的依据 为保持档案之间的有机联系，根据国家档案局发布实施的《档号编制规则》（ DA/T 13-1994）和归档文件 第2页共8页 整理规则(DA/T22-2000)的具体要求，结合无锡食尚网络科技有限公司《公司档案资源管理制度》中对公司档 案种类的划分，以及对每一大类档案的二级分类方法，依据档案管理的“来源原则”，参照“事由—年度—保管期 限分类法”及“年度—保管期限—机构分类法”制定本编码规则。 5 档案编码的原则 5.1 唯一性原则： 制定档案编码的规则时，须保证在应用该规则进行档案编码时，对同一档案不会出现相同编 码，并且不会出现空号漏号现象。 5.2 稳定性原则：编码规则一旦确定，将长期使用。 5.3 实用性原则：编码规则要尽可能简明，易编码、易识别、易操作，适应计算机和信息化技术应用的需要， 便于保管利用。 5.4 合理性原则：档号结构必须与公司档案的整理分类体系相适应。 5.5 扩展性原则：档号必须有适当的递增容量，以便适应不断扩充的需要。 6 档案编码的实施要求 6.1 档案编码的方法 公司档案一般以件为单位整理归档，工程项目档案中的基建档案需要立卷归档，按件归档与按卷归档采用 不同的编码办法。按照现有各类档案采用的不同的分类法，档号的编码采用不同规则，根据现有的档案数据及 未来的需要，档号的编制规则分为“年度—保管期限—机构分类法”编码、“事由—年度—保管期限分类法”编码两大 类，而“事由—年度—保管期限分类法”，又根据档案归档方式不同，编码分一文一件编码以及案卷文件编码两 类： 6.2 档案编码方法 采用“事由—年度—保管期限分类法”一文一件编码： （1）行政管理类档案档号如：WXSS-XZ01-2011Y-0001； （2）财务审计类档案档号如：WXSS-CW03-2011Y-0001； （3）人事类档案档号如：WXSS-RS01-2011Y-0001； （4）研发生产类档案档号如：WXSS-YF02-2011C-0001； （5）营销事业类档案档号如：WXSS-YX01-2011Y-0001 6.3 档案编码的规则 6.3.1“年度—保管期限—机构分类法”档案编码的规则 文书档案、合同档案、产品档案档案编码时，对归档材料先后按照不同的全宗、形成年度、保管期限和机构 分类，然后对同类文件编件号，件号以 4 位流水号方式展现。此编码规则中，类别内文件的件号是连续存在 的，不受档案盒的影响。例如第一盒档案的文件序号从 0001 到 0100，第二盒档案的文件序号是从 0101 到 0200。 6.3.1.1 档号：由全宗号、类别号、年度保管期限、文件序号组成，组成结构为：全宗号－年度保管期限－机 构简码—文件序号。 6.3.1.2 全宗号：4 个字母。 详见附件 1《集团档案全宗号代码表》 6.3.1.3 年度保管期限：档案形成年份（4 位阿拉伯数字）、档案保管期限代码（1 个字母，详见附件 3《档案 保管期限代码表》） 第3页共8页 6.3.1.4 机构简码：档案形成或承办机构的简称。2 到 3 个汉字组成，详见附件 4《机构简码》。 6.3.1.5 文件序号：文件的顺序号（4 位阿拉伯数字组成，从 0001 编起）。文件序号按照归档先后顺序以流 水号的形式编著。 全宗号、年度保管期限、机构简码与文件序号之间使用连接符“－”连接。 档案编码（即文件档号）的样式如下（其中 Z 代表汉字，Y 代表阿拉伯数字，X 代表字母）： XXXX-YYYYX-ZZZYYYY 档案全宗号 （详见附件 1） 档案生 成年度 文件形成或承 办机构简码 （详见附件 4） 档案保管期限代 码（详见附件 文件序号 （文件的流水 例如：WXSS-2011Y-集公关-0001，无锡食尚网络科技有限公司 2011 年度永久保存的集团公共关系部的 第一件档案。 6.3.2“事由—年度—保管期限分类法”一文一件编码的规则 文书档案中的员工个人档案（即人事档案）、文书档案中的资本运营档案、工程项目档案中的房地产档案、 工程项目档案中的设备仪器档案、科研档案、会计档案、声像书刊档案、实物档案、董事长档案、电子文件档 案，对归档材料先后按照不同的全宗、档案类别、产生年度、保管期限分类，然后对类别内文件编流水号。此 编码规则中，类别内文件的档号是连续存在的，不受档案盒的影响。例如第一盒档案的文件序号从 0001 到 0100，第二盒档案的文件序号是从 0101 到 0200。 6.3.2.1 档号：由全宗号、类别号、年度保管期限、文件序号组成，组成结构为：全宗号－类别号－年度保管 期限－文件序号。 6.3.2.2 全宗号：4 个字母。 详见附件 1《集团档案全宗号代码表》 6.3.2.3 类别号：一般由档案一级分类类别代码（2 个字母）、档案二级分类类别代号（2 位阿拉伯数字）组 成。而声像书刊档案须采用三级分类号，如 SS0101，SS0203 等；房地产档案类别号为 5 位，如 GF001，资 本运营档案类别号为 7 位，如 WS10001。详见附件 2《集团档案类别号代码密级及保管期限表》 6.3.2.4 年度保管期限：由档案形成年份（4 位阿拉伯数字）、档案保管期限代码（1 个字母，详见附件 3《档 案保管期限代码表》） 6.3.2.5 文件序号：文件的顺序号（4 位阿拉伯数字组成，从 0001 编起）。文件序号按照归档先后顺序以流 水号的形式编著。 全宗号、类别号、年度保管期限与文件序号之间使用连接符“－”连接。 第4页共8页 一文一件档案编码（即文件档号）的样式如下（其中 X 代表字母，Y 代表阿拉伯数 字）： XXXX-XXYY-YYYYX-YYYY 档案全宗号 （详见附件 1） 档案生 成年度 档案一级分类类别 代码（详见附件 2） 档案保管期限代 码（详见附件 档案二级分类类别 代号（详见附件 2） 文件序号 （文件的流水 例如：WXSS-KY01-2011Y-0001：无锡食尚网络科技有限公司科研档案配方文档 2011 年度永久保存的 第一份配方。 6.3.3 案卷文件编码的规则 工程项目档案中的基建档案须组卷归档，立卷档案编码分为档案盒编码以及盒内文件编码两类。 立卷文件编码时，对归档材料先后按照不同的全宗、档案类别、产生年度、保管期限分类，然后对类别内 立卷档案盒编流水号，在档案盒编码的基础上，再对立卷档案盒内文件编流水号。此编码规则中，类别内立卷 档案盒的编号是连续存在的，而档案盒内文件编号与其他档案盒内文件编号不是连续排列的。例如第一盒档案 的案卷号为 2010Y0001，盒内文件序号从 0001 到 0100，第二盒档案的案卷号为 2010Y0002，盒内文件序 号是从 0001 到 0100。 6.3.3.1 档案盒编码的规则 ①盒号：由全宗号、类别号、案卷号组成，组成结构为：全宗号－类别号－案卷号。 ②全宗号：4 个字母。 详见附件 1《集团档案全宗号代码表》 ③类别号：由档案一级分类类别代码（2 个字母）、档案二级分类类别代号（2 位阿拉伯数字）组成，从 GJ01 开始，每个工程对应一个类别号。 详见附件 2《集团档案类别号代码密级及保管期限表》 ④案卷号：由档案形成年份（4 位阿拉伯数字）、档案保管期限代码（1 个字母，详见附件 3《档案保管期限代 码表》）、案卷顺序号（4 位阿拉伯数字，从 0001 编起）组成。其中，案卷顺序号按照归档先后顺序以流水号 的形式编著。 第5页共8页 全宗号、类别号与案卷号之间使用连接符“－”连接。 档案盒编码（即盒号）的样式如下（其中 X 代表字母，Y 代表阿拉伯数字）： XXXX-XXYY-YYYYXYYYY 档案全宗号 （详见附件 1） 档案生 成年度 档案一级分类类别 代码（详见附件 2） 档案保管期限代 码（详见附件 档案二级分类类别 代号（详见附件 2） 案卷顺序号 （案卷的流水 例如：WXSS-GJ01-2010Y0001：无锡食尚网络科技有限公司基建档案 2010 年度永久保存的第一盒档 案. 6.3.3.2 盒内文件编码的规则 ①文件编码：由全宗号、类别号、案卷号、文件序号组成，组成结构为：全宗号－类别号－案卷号－文件序号 （即盒号－文件序号）。 ②文件序号：案卷内文件的顺序号（4 位阿拉伯数字，从 0001 编起）。 全宗号、类别号、案卷号与文件序号之间使用连接符“－”连接。 XXXX-XXYY