XX 汽车销售有限公司财务管理规范 管理制度 发布日期： 目 录 目 录 1 第一章 总则 2 第二章 现金管理制度 2 第三章 银行存款管理制度 4 第四章 财务审批制度 5 第五章 员工借款管理制度 5 第六章 存货管理制度 8 第七章 费用报销制度 11 第八章 印鉴管理制度 16 第九章 票据管理制度 18 第十章 商品车交车流程 19 第十一章 维修车辆交车流程 21 第十二章 招标管理制度 24 第十三章 附则 25 第 1 页 共 26 页 第一章 总则 为加强公司资金的内部控制和管理，降低筹资用资成本，防范 经营和财务风险，确保公司资金规范、安全、高效运作，实现公司 资产和股东资金收益最大化的目标，根据国家有关财务管理法规制 度和公司章程有关规定并结合公司实际情况，特制定本规范。 本规范适用于公司及公司所属单位，包括公司所属部门、直属机构 、 服务维修站。 第二章 现金管理制度 为了加强公司现金管理，建立健全现金收付制度，严格执行现 金结算纪律，对现金管理作如下规定。 现金使用范围： 员工工资、奖金、津贴及劳保福利费用； 出差人员差旅费； 采购办公用品、零星备件或其他零星开支； 业务活动的零星支出备用金； 确需现金支付并经总经理书面同意的其他开支。 现金收付原则： 收付现金必须根据规定的合法凭证办理；没有按照第四章《财 务审批制度》审批签章的，出纳不予付款。 因公外出或购买物品，需借用现金时，按照第五章“员工借款 管理制度”的规定办理。 第 2 页 共 26 页 出纳不得擅自将公司现金借给他人或其他单位，不准谎报用途，套 取现金、不准利用银行账户代其他单位或个人存入或支取现金，不 准将公司收入的现金以个人名义存入银行（董事长和总经理共同书 面许可除外），不准保留帐外公款。 出纳不准白条顶款，不准垫支挪用公司资金。 现金收入和支出： 不论何种来源收入的现金，原则上应于当日全部送存银行。 支付现金，应该从备用金中支付或从银行存款提取，公司任何 员工不得以收入直接支付各项开支，严禁坐支现金。 公司任何员工不得以任何借口或理由截留公司的现金收入，在 取得现金收入后应及时上缴财务。 支付现金在 1-5 万元的，经办人必须提前一个工作日通知财务 部门；5-10 万元的，经办人必须提前 3 个工作日通知财务部门；10 万元以上的，必须提前 5 个工作日通知财务部门；事先未通知的， 财务部门有权拒绝办理付款业务（公司紧急、重大的非日常事项例 外）。 现金报销时间规定： 购买物品借用现金应在购货验收入库后 2 个工作日内报销。 出差人员所借现金必须在出差返回后 5 个工作日内报销。 如不按时还清借款又不向财务部书面说明原因的，财务部有权 直接从借款人的工资中扣除。 库存现金的保管： 第 3 页 共 26 页 库存现金限额原则上以满足公司 2 天日常零星开支为标准，禁 止超过限额备用金。 出纳办理现金出纳业务，必须做到按日清理，按月结账，及时 登记现金日记账，结出库存现金账面余额，并与库存现金实地盘点 数核对相符。 出纳人员必须每日核对库存现金，保持账款相符，如发生长短 款问题要及时向财务负责人汇报，查明原因后按照总经理审批签章 后的书面处理意见进行处理，不得擅自将长短款项相互补抵。 财务负责人每月末必须定期对库存现金情况进行清查盘点﹙每 月不定期对库存现金进行盘点，每月不得少于壹次﹚ 。重点放在账 款是否相符、有无白条抵库、有无私借公款、有无挪用公款、有无 帐外资金等违法违纪行为。 现金保管要有安全措施，存放现金要用保险柜，保险柜钥匙要 由出纳专人保管。 处罚： 对违反本制度照成公司损失的，视其情节严重，结予处罚，并 保留以法律手段追究当事人责任的权利。 凡超出规定范围、限额使用现金，用不符合制度的凭证冲抵库 存现金，未经批准坐支现金，私存小金库，编造用途套取现金，公 款私存，截留收入，逾期报销的，除给有关人员处罚外，分别给予 违纪金额 20%的罚款。 第三章 银行存款管理制度 第 4 页 共 26 页 公司发生的一切收付款项，除第二章规定的可用现金支付外， 都必须通过银行办理转账结算。 银行预留印鉴分别由付款出纳和财务负责人分别保管。 为随时掌握银行的收支和结存情况，合理组织货币资金的收入 ， 按各开户银行设置“银行存款日记账”进行序时核算。 出纳应定期到各开户银行收取银行结算凭证。对所有的银行结 算凭证，财务负责人必须进行严格审核，以防止和杜绝挪用、贪污 等违法犯罪行为发生，并每月末核对银行存款余额。 第四章 财务审批制度 资金支付审批权限： 单笔支出金额在 500 元以下，由部门负责人、财务负责人、分 管副总、总经理审核签字后支付，全月通过本方式的支出累计不得 超过 5000 元。 单笔支出金额在 500 元以上，由部门负责人、财务负责人、分 管副总、总经理和董事长审批签字后支付。 需由董事长签字的款项支付，未能及时由董事长签字但确需立 即支付的款项，财务负责人应电话请示董事长得到肯定答复后予以 支付；待董事长回公司后由财务负责人立即完善签字手续。 员工借款按照第五章规定办理。 第五章 员工借款管理制度 为了加强员工借款管理，减少资金占用，更好的服务于公司经 营活动，对员工借款作如下规定。 第 5 页 共 26 页 员工借款范围及审批： 公司员工因公出差、零星采购、工程周转金及处理其他零星支 付业务，根据需要可借用现金。 公司员工借支现金需要填写“借款单”，经部门负责人批准， 财务负责人审核后，报总经理签批。现金借支 5000 元以上，需要提 前 1 个工作日通知财务部。 临时工、试用期员工和学徒工不能借支现金，有出差任务时， 由同行人员借支现金。 未在公司担任具体职务的股东，不得以股东名义在公司借支现 金。在公司担任具体职务的股东借款限额按照总经理级别执行；超 过限额的借款，按照公司同期银行贷款利率上浮 2 个百分点加收利 息；且借款期限不得超过一个会计年度。 现金借款人应亲自到财务部门支取现金并在现金支付凭证上签 字，除经董事长书面同意外不得委托他人代理借款事项。 财务部工作人员不得接受他人委托以委托人名义向公司借款。 员工借款额度： 员工借支现金前必须预计合理的借支额度，部门负责人应进行 额度的审核，超出合理范围的员工借款，财务部门不予借支。 公司员工由于个人或家庭原因，由所在部门负责人或一名公司 中层以上管理人员担保，提出借款申请（注明还款计划）并经总经 理和董事长审批签字后，可在公司借支不超过在公司任职期间﹙超 过一年的按照一年计算﹚工资总额 30% 的借款。 第 6 页 共 26 页 对不同级别的员工设置最高借款限额，未还借款超过限额时， 财务部门有权拒绝再次向其借款。 员工借款额度表： 员工级别 借款额度 总经理 10000.00 副总经理 5000.00 部门经理 2000.00 其他职员（不含试用期、学徒工和临时 工） 1000.00 禁止白条抵现，对于符合规定的员工借款，财务部要及时进行 账务处理。 员工报销的款项应首先用于偿还借款。有工作任务需要支出现 金时，需再次履行借款审批手续，财务部门不得直接支付现金。 工程周转金借款，实行“前账不清，后款不借”原则。报销还 款时，必须取得合法的票据，按照规定程序报销。 财务部要严格控制员工借款，准确掌握员工现金借支、报销和 还款的情况，及时清理借支。员工借款原则上次月发放工资时扣回。 特殊情况的，需由借款人提出还款申请经总经理和董事长审批签字 后交由财务计划扣款。 出现无法收回借款情形时，由部门负责人﹙或担保人﹚承担还 款义务。由财务部工作失误造成无法收回借款的，由财务经办人和 第 7 页 共 26 页 财务负责人共同承担还款义务，总经理承担领导责任。 员工借款时填写的借款单据，由财务部门及时进行账务处理。 员工归还借款或报销费用冲抵借款时不退还原借款单据，根据借款 员工的需要，财务部门可出具收款收据或款项结清证明。 为客户代理上户及购买保险的，可由上户专员根据计算的上户 保险费用提出借款申请（不受上述借款额度的限制），经审批权限 审批后到财务部门办理借款手续；办完上户手续后立即到财务部门 办理核销手续；发放工资前未办理核销手续的，财务部门有权拒绝 发放该员工工资直到完结核销手续为止。 第六章 存货管理制度 本制度所述存货包括但不限于商品车、装饰材料、维修备件、 维修工具、工程物资、购进尚未使用的办公用品设备等。 公司所有存货的进出均须采用电算化系统办理出、入库手续， 并实行严格的审批制度。商品车出入库手续必须由销售经理审批。 库存商品车由商品车库管登记管理，该库管为商品车库房管理 人。服务站库房保管为除商品车之外其他存货的库房管理人。 存货采购与入库： 商品车采购由公司统一安排，商品车到货后由相应的库房管理 人办理入库手续。 非商品车存货由总经理或董事长指定人员采购，购入后由采购 员办理入库手续。 急用物料的采购，购入后应由保管验货并由相关人员开具《出 第 8 页 共 26 页 库单》后方能使用。 存货入库（包括商品车调拨入库）时，须填写财务部门指定格 式的《入库单》，一式三联。由购买人、保管、相关部门经理共同 签字确认。购买人以签字后的《入库单》财务联连同合法的购买凭 证交由财务部门结算；手续单据不齐，财务部门有权拒绝办理。 零星办公用品的采购，采取购入后凭合法购买凭证经审批制度规定 的审批流程后予以报销。 存货日常保管： 库房钥匙和商品车钥匙由库房管理人专人保管。 未经库房管理人同意，除董事长、总经理和财务负责人外任何 人不得私自进入库房，违者每次罚款 100 元。 非商品车存货保管与保养： 根据库存物料的性能和特点进行合理储存和保管，做到保质、 保量、保安全。 合理摆放：对不同的品种、规格、质量的物料都应分开，按照 电脑系统的统一编号（金蝶系统的备件编码按照“库房号.货架号.第 几层+四位顺序号”的方式编码；SGM 的备件按照“库房号.货架号. 第几层+四位顺序号”的方式进行仓位管理）存放，以便发货。 物料摆放要整齐，怕潮湿物品要上盖下垫，注意防火、防潮、防湿， 所有材料要采用“编码+名称”的方式标识，搞好库区环境卫生，经 常保持清洁。 对机械设备、配件定期进行涂油或密封处理，避免因油脂干脱 第 9 页 共 26 页 造成性能受到影响。 商品车存货的保管与保养由 4S 展厅另行规定。 销售与出库： 商品车的销售出库： 由 4S 展厅提交订车单并由装饰部门开具注明有车架号码及装饰项目 的《精品装饰销售出库单》（一式三联）后，交由库房进行领料出 库（库房留存第三联）进行车载装饰。 装饰部门完成所需装饰项目在《精品装饰销售出库单》（一式 两联）上签字并交由 4S