保密等级 内控 文档名称 备用金管理制度 文档编号 财—0004 发布组织 XX 财务中心 发布日期 20XX-11-01 执行日期 20XX-11-01 版本号 1.0 所属部门 XX 集团 公司备用金管理制度 批准人签字 审核人签字 制订人签字 公司备用金管理制度 1.0目的： 为了对相加强备用金管理，规范借款行为，提高资金利用效率，方便公司异地办公员工费用 报销和其它款项支付的及时性， 进一步提高运营效率，特制定本制度。 2.0适用范围： 1、本制度适用于公司各部门相关人员零星备用金； 2、个人因公出差临时借支； 3、经常性的零星开支备用金； 4、其他备用金。 3.0管理规范 3.1实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必 须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理； 3.2每笔备用金的支取提前预算 4.0工作程序 4.1 备用金借款流程 4.1.1相关人员需临时借用备用金时，先填写“借款单”如遇差旅费需填写“差旅费预算申 请单”，借款人按规定的格式内容填写借款单，依据业务内容附相关OA申批单或合同 并按流程办理签字手续。财务人员审核 “借款单”或“差旅费预算申请单”各项内容 是否正确和完整，经审核签批无误后才能办理付款手续。 4.1.2因业务需求需长期借用备用金时，先提交备用金使用预算表，由财务部根据实际情况 核定，拨出一笔固定数额的款项并规定使用范围；使用部门必须设立专人管理定额备 用金，备用金管理人员必须妥善保存支付备用金的票据，并设备用金登记簿，记录各 种零星支出。备用金管理人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况，前账 未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因 经财务负责人同意后，方可延期。填单和签批流程同临时备用金流程一致。 4.2 备用金报销流程 借款人员完成业务后应在三日内到财务部领取“报销单”，填写好“报销单”的各项规 定内容，并经主管领导审批后，再将“报销单”返回财务部，财务人员根据费用报销 管理制度规定认真审核无误后，办理报销手续。 4.3.备用金使用额度规范 4.3.1相关业务人员借用的零星采购用款，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按 规定的程序经审核批准后，到公司财务部人员处办理货款支付、结算手续。 4.3.2员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。 4.3.3其他借款，根据实际情况核定金额。 4.4各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度 使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。 XX集团财务部 20XX年11月01日