XX 集团办公用品管理制度 第一章 总则 第一条 本制度制定的目的是规范办公用品的采购、发放等日常管理工作，方便 集团及各子公司员工领用办公用品，合理控制办公用品的费用支出，以节约集团及各 子公司资源。 第二条 本制度适用于集团及各子公司所有办公用品的采购、发放和使用管理。 第三条 行政部统一负责办公用品的采购、发放、保管、使用和监督等日常事务。 第二章 办公用品的采购管理 第四条 办公用品的采购管理。 （1）集团及各子公司行政部将于每月 20 日进行统一采购物品，集团及各子公司 的所有部门必须在每月 15 日前在 OA 上填写请购流程并提交行政部，若无提请，将 视为本部门下月无物资采购，特殊情况需经集团或各子公司总裁审批通过后方予以采 购发放。行政部将根据各部门提交的请购申请结合实际所需与库存状况校对后进行统 一采购。 （2）行政工作人员须及时掌握办公用品的库存情况，并根据平时的消耗水平制 定采购计划，明确订购数量，OA 上填写请购流程。 （3）将经行政部经理审核的请购流程，提交给集团及各子公司总裁审批。 （4）审批通过后，根据审批意见，行政部负责采用订购或直接购买的方式实施 购买。 （5）所订购办公用品到货后，行政部应严格根据送货单进行验收，核对型号规 格、品种、数量和质量，以确保不存在任何问题。 （6）验收人员在《物资验收单》上填写验收结果并签字确认。 （7）针对直接购买的办公用品，经办人可凭请购单以及有效发票，到财务部办 理报销手续；针对采用订货方式购买的办公用品，经办人须凭请购单以及《物资验收 表》，到财务部办理付款手续。 第五条 办公用品采购规定。 （1）经办人应本着“合理节约”的原则实施采购，避免重复购买造成库存积压，选 择供货商时应货比三家，尽量选择质优价廉的办公用品。 （2）各部门如因工作原因而对某种办公用品的需求量或规格发生变更时，需向 行政部提出书面申请，以便行政部及时对订购计划进行调整。 （3）行政部在填写《物资验收表》时，表中应详细地记录订购日期、数量、单 价、供应商信息以及到货数量和日期。 （4）如遇特殊情况，办公用品需求部门可在采用电话或传真的方式通知行政部 后，自行选择购买所需物品，但事后需及时补办相关手续。否则，集团及各子公司将 不予报销所产生的费用。 （5）验收结果为不合格时，由行政部负责与供应商沟通协商，进行退换货等相 关事宜的处理。 （6）对于验收结果为不合格的用品，财务部有权拒绝支领相关费用。 （7）经办人员应秉公办事，采购过程中严禁收受回扣及其他礼品，确实无法拒 绝时，应上交集团及各子公司。如有违反，一经发现，集团及各子公司将根据情形轻 重对违反者处以警告、罚款、降薪甚至辞退处理。 第三章 办公用品的领用和发放 第六条 办公用品领用和发放。 （1）领取办公用品时，需以部门为单位，在规定的时间内向行政部 OA 提交 《物资申请表》，写明所要领取物资的名称与数量，OA 审核通过后行政部根据实际 库存情况进行发放。 （2）集团规定每月 15 日为统一提交《物资申请表》的时间，遇节假日顺延，其 他时间均不予受理。 （3）行政部根据《物资申请表》的内容备齐所需物品，于每月 5 日前向各部门 分发，办公易耗品可于每周四向行政部领取。 （4）同时进行办公用品发放的登记工作，写明分发物品的名称、数量、型号规 格及分发日期，最后由申领人签字确认。 （5）员工离职时，其已领取或保管的订书器、计算器等办公用品必须交还给行 政部。如有丢失或损坏，行政部负责折价后向其索取赔偿。 （6）新员工入职时，可按照核定的岗位标准领取一套办公用品。具体内容如下 表所示： 办公用品岗位领用标准一览表 岗位 员工 标准配置 水性笔、记事本、文件夹各 1 个、 水性笔、记事本、文件夹、计算器各 1 个、笔筒 1 个、文件框 1 财务部员工 个 部门经理级以上人员 铅笔、水性笔、笔记本、计算器、笔筒、书架、活页夹各 1 个 因工作原因需领用标准配置以外的办公用品时，需按照常规的办 备注 公用品申领程序进行申领 第四章 办公用品的保管和使用 第七条 办公用品的保管及使用管理。 （1）行政部应建立库存办公用品台账，明确掌握办公用品的库存情况。 （2）办公用品仓库须经常清扫整理，并每月 25 日进行盘点（如遇周末，自动顺 延）。盘点时如有账物不符的情况，应及时查明原因，做到账物相符。 （3）行政部应根据办公用品的采购价格核算出物品单价，并根据各部门的领用 情况计算出相应的费用，将其作为年度考核的依据，并定期进行整理、汇总及存档。 （4）离职人员交回的耐用办公用品由行政部安排重新发放，申领人不得以其新 旧为由拒接领用。 （5）行政部对已无使用价值、决定报废的办公用品应做好登记，填写《报废申 请单》写明品名、价格、数量及报废处理等事项。 （6）树立节约意识，提倡无纸化办公，尽量使用网络资源，降低易耗资源的消 耗。 第五章 办公用品的使用监督 第八条 各部门经理负责监督本部门办公用品的日常使用情况。 第九条 行政部应定期对各部门办公用品的领用申请以及实际使用情况进行核对。 第十条 行政部每月 28 日（如遇周末，自动顺延）填写《办公用品使用情况汇 总表》，一式两份。一份存档用于年终各部门的绩效考核，另一份提交各部门经理， 使其了解本部门办公用品的消耗情况。 第十一条 实行“走动管理”，发现问题及时提醒解决，杜绝浪费。 第六章 附则 第十二条 本制度的最终解释权归行政部所有。 第十三条 本制度自公布之日起实施。 XX 集团行政部 20XX 年 XX 月 XX 日