采购管理制度 目 录 1. 总则...................................................................................................2 2. 采购原则............................................................................................2 3. 采购程序............................................................................................3 4. 违约处理............................................................................................4 5. 审计监督............................................................................................4 1. 总则 1.1 为规范公司商务采购工作，特制定本制度。 1.2 本制度适用于公司的商务采购活动。 2. 采购原则 2.1. 严格执行询议价程序 物品采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售 后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最 终价格，临时性应急购买的物品除外。 2.2. 采购会审、合同会签制度 物品采购，必须经过有关部门参与，调研汇总各方意见，经高管审核。 2.3. 职责分离 采购人员不得参与货物和服务的验收，采购货物质量、数量、交货等问题的解决， 应由商务部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成 2.4. 一致性原则 采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。在 市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门 更改采购单作参考。 2.5. 廉洁制度 所有采购人员必须做到： 2.5.1 自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。 2.5.2 加强学习，提高认识，增强法治观念。 2.5.3 廉洁自律，不能向供应商伸手。 2.5.4 严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。 2.5.5 工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。 2.5.6 努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新设备及市场信息。 3. 采购程序 3.1 供应商的选择 3.1.1 供应商必须证照齐全，具有相关资质。 3.1.2 对于经常使用的商品或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状 况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会 同品质部 工程部、采购部门对供应商定期进行评估和审计。 3.1.3 在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时， 应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为 唯一决定的因素。 3.1.4 为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应 商作为后备供应商或在其间进行交互采购。 3.2 采购程序 3.2.1 固定资产及其他零星物品的申请，由各使用部门报人力资源行政部统一申 请。使用 OA 中固定资产采购申请流程，由各相关部门审批，对于一定数额的固 定资产申请需要报请总裁审批，最后交采购部门采购。 3.2.2 外销物品的采购，需需求人员使用 OA 中的项目采购申请流程，由各相关部 门审批，最后交采购部门采购。项目采购申请中如果没有填写项目编号/合同编号， 应退回。 3.2.3 采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协调技术中心、财务及使用 部门共同完成，报主管领导审批。技术中心、使用部门负责采购物品的适用性， 财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核，法律部门负责合同风 险条款的审查。商务部负责合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立， 市场信息的收集。同时，与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、 质量反馈及确认售后服务事宜。 3.2.4 采购过程中发生变化时，工程部/需求部门出具采购变更申请，由主管领导 签字确认后交商务部执行。 3.2.5 技术中心、人力资源行政部负责接收报告的出具。 3.3 付款程序 3.3.1 采购部根据付款计划提出申请，走付款申请流程，采购主管和总裁签字， 后附付款明细单，交给财务部办理付款手续。无论汇款还是支票要求复印存档。 3.3.2 发票：付款时必须索要发票，核对发票内容是否和合同一致，并填写发票 明细单，将蓝绿两联分别放在一起，蓝联粘在一起、签字后交给财务部核销。 4. 违约处理 4.1 货物出现延期后，采购部出具联络函给供应商。 4.2 货物出现质量问题后，由使用部门或技术中心，提出意见，报部门经理，交 采购部 品质部 计划 处理。采购部接到意见后，将情况上报主管副总裁，并按投 诉做紧急处理，将情况发邮件并书面报给供应商，要求供应商换货或退货。 4.3 采购部与供应商协商不成的，或造成损失的，由财务部核算损失，商务部负 责追索。追索不成，由法院裁决。 5. 审计监督 5.1 采购全过程进行财务监督和审计。 5.2 在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中，除有业务部门、 销售及相关领导参与外，财务部门要全程参与。财务部门主要负责价格的核查及 审计。采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。对采购人员在采 购过程发生的违犯廉洁制度的行为，将按公司有关制度处理。