采购管理制度 第一节 采购验收管理制度 1 目的：规范公司的物资采购流程，明确采购职责及分工，确保各 项采购流程符合内部管理制度的要求。 2 适用范围：适用于公司所有采购过程的管理。 3 职责： 3.1 工厂副经理负责采购计划的申报工作。 3.2 工厂经理负责采购计划的审批工作。 3.3 总工负责采购的执行工作。 4 工作流程： 4.1 办公用品的采购及验收： 4.1.1 办公室负责办公用品的采购工作。 4.1.2 办公用品采用集中式采购，分别于每年 4 月和 7 月集中采购。 4.1.3 按规定的频次要求，各部门在办公室通知时间内，将办公用品 采购申请，报送到办公室进行汇总，提报申请，由工厂经理申报公 司领导审批后实施采购。 4.1.4 采购物品到货后，由申请部门验收合格后，库管办理入库相关 手续。 4.2 化玻、检验仪器的采购及验收： 4.2.1 质检科主任负责化玻、检验仪器的采购工作。 4.2.2 化玻、检验仪器采用集中式采购，于每年 6 月集中采购一次。 4.1.3 每年 6 月份，由化验室报批当年的检验仪器、化玻采购申请， 经工厂经理审核公司领导审批后实施采购，到货后由使用人进行验 收合格，采购人办理入库验收相关手续。 4.3 食堂物资的采购及验收： 4.3.1 食堂物资采购按需求进行计划、采购、验收。办公室主任对食 堂库存情况进行验证后，提报物资采购申请。 4.3.2 食堂管理员验收合格后，办理入库验收手续。 4.3.3 每月 30 日，办公室统计汇总食堂当月物资及费用明细。 4.4 低值易耗品的采购与验收： 4.4.1 总工负责低值易耗品的采购工作。 4.4.2 各部门根据工作需求及费用预算安排，报送低值易耗品的采购 需求，由工厂副经理汇总申请后，提报工厂经理审核，公司领导批 准后，实施采购。 4.4.3 采购的低值易耗品到货后，由申请采购部门进行验收，保管根 据批复的采购申请，办理入库、出库手续后，由申请部门领用。 4.5 设备备品备件采购及验收： 4.5.1 总工负责设备备品备件的采购工作。 4.5.2 根据公司领导批复的备品备件采购计划，总工负责采购询价、 比价、合同评审、合同签订、资金申请等采购过程。 4.5.3 计划外需临时采购的备品备件，由使用部门提报采购计划，经 工厂经理审核，公司领导批准后。由总工负责联系采购事宜。 4.5.4 设备备品备件到货后，由总工、保管、使用部门进行到货验收， 验收合格后，由保管办理入库出库手续，申请部门或使用部门进行 领用。 5 相关记录 《采购单》《采购材料比价表》《采购合同评审单》 第二节 采购管理办法 1 目的 加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊 端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益，特制定本办 法。 2 适用范围 适用于公司所有物资或劳务的采购。 3 职责 3.1 工厂副经理负责根据本年度的生产计划、设备运行状况以及生产 经营需要编制设备的采购、设备检修以及零星维修所用备品备件采 购计划。 3.2 总工负责审核生产车间上报的采购计划，并与库存数量进行核 查后，报经工厂经理审核公司领导审批后实施采购。 3.3 办公室负责编制劳保用品、办公用品的采购和办公用品日常维 修申请计划。 3.4 各物品、劳务需要部门根据需求物品或劳务的性质和权属向工 厂副经理提交申请，经初审后交工厂领导审核公司领导批准。 3.5 财务部负责日常采购的价格审查，工厂经理负责采购的价格抽 查。 3.6 化验室负责原材料、辅料的验收；各使用岗位负责备品备件、 设备、监视和测量工具及维修等劳务的验收。 3.7 采购经办人负责索要发票、办理结算，并对发票的真实性和合 法性负责。 4 采购流程 4.1 物资采购的计划、申请与审批。 4.1.1 物料需求部门提前编制采购计划，经工厂副经理核查，工厂经 理审核，公司领导批准。 4.1.2 编制采购计划应列明采购物品或劳务的名称、规格型号、数量、 质量技术要求、估计价值，交货日期、用途等。 4.2 采购比价 4.2.1 采购人员在提交采购计划或申请的同时，采购人应对新采购物 品提供至少 3 家以上的供应商报价和联系资料。 4.2.2 价值在 5 千元以上的维修、服务等劳务、1 万元以上的单台 （套）设备的采购需召集三家以上的供应商报价，进行比价；10 万 元以上的必须采取招标方式采购。 4.2.3 国家明码标价垄断经营的特殊商品采购以及政府有收费标准的 行政事业性服务收费不实行比价程序，物价审计只对采购物品或劳 务的价格、收费标准、数量、质量的真实性进行审查。 4.3 采购实施及物资验收 4.3.1 工厂的采购业务统一由总工负责办理，其他部门或人员不得自 行采购。 4.3.2 使用部门根据工厂下达的原辅材料需用计划结合库存物资的数 量编制采购计划，报工厂经理审核后，公司领导批准执行。 4.3.3 总工根据批准的采购计划组织采购，除零星采购外，批量采购 业务必须先与供货方签订采购合同，并与财务部、使用者等相关部 门进行会审，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交 货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有 限期内，若因市场行情发生较大变化时，经过公司领导批准可以与 供货商签订《调价协议》，并报财务部备案。 4.3.4 采购物质运到工厂时，先由总工对照采购计划，经确认无误后 开具《到货通知单》交检验员或使用部门进行质量检验，保管点数 入库并办理入库手续，检验不合格的物质不得办理入库。 4.4 结算 4.4.1 单次采购金额在 1000 元以上集中采购金额在 2000 元以上的采 购项目必须索取增值税专用发票，不能取得的，必须报公司领导审 批后价格按扣除增值税后执行。 4.4.2 无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由采购人填写 《付款申请单》，连同有关凭证报财务部会审，并经公司领导批准 后，出纳人员方可付款。 4.4.3 财务部在对采购物资结算付款时，应认真审核《采购单》《采 购合同》《采购计划》《付款申请单》《入库单》《发票》《到货 验收单》等有关单据，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及 不符合税务制度规定的结算凭证财务部不得办理相关手续。 4.4.4 财务部必须在接到经公司领导批准签字的付款申请手续才能办 理付款，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不 全的付款凭证不得办理付款手续。 5 采购物资分类 5.1 新改扩建项目采购分类 类别说明 管理方式 进口设备 公司成立项目招标小组，由项目招标小组制定招标实施方案，统一招 标确定供应商；签订合同，按清单进行验收、安装、调试、与供应商 共同验收合格后投入使用、付款。 公司成立项目招标小组，由项目招标小组制定国内配套设备招标实施 国内设备 方案，组织相关技术人员成立招标小组（标准设备组、非标设备组、 电气组、锅炉组、综合组等），统一招标确定入围供应商名单并对入 围供应商再次比价后签定合同、验收、安装、调试、付款。 公司成立项目招标小组，由项目招标小组统一招标确定招标代理单位 基建工程 和设计单位，设计单位提供图纸后，招标代理单位进行招标确定施工 单位，项目小组洽谈确定价格后签订合同、监督施工、验收、付款。 安装工程 环保项目 核定需要外部安装的工程量，组织招标，确定安装单位，签定合同、 监督施工、验收、付款。 公司成立项目招标小组，由项目招标小组统一招标确定施工单位，签 订合同、监督施工、验收、付款。 5.2 生产过程中日常采购分类 类别说明 物资内容 原料 番茄原料 无菌袋、冷轧卷板、钢 包装物料 桶、托盘、衬袋、吨 箱、打包带、纸垫、套 袋、标签、蓬布 管理方式 番茄原料由原料科形成统一合同文本，与供应 商签订合同。 由质检科负责组织与供应商洽谈、招标，形成 统一合同文本；与供应商签订合同、验收、保 管、使用、付款，并组织合格供应商评价。 2 万元以下临时/紧急采购的国内设备、备品、 备件、外协加工件由总工确定供应商，与供应 生产设备 及物资 设备、备品、备件、通 用标准件、外协加工 件、化工类、煤等 商洽谈，签定合同、验收、保管、使用、付 款。其他由公司领导负责组织与供应商洽谈、 招标，确定入围供应商名单，总工形成统一合 同文本，与供应商再次定价签订合同并负责验 收、保管、使用、付款。并组织合格供应商评 价。 产品仓储 公路、铁路、海洋运输 运输 其他 及站台/港口仓储 由公司领导与供应商洽谈、招标、统一合同文 本，并负责供货过程中的协调，签订合同，付 款。 除上述之外的物资及服 由实施单位自行组织采购、确定供应商，与供 务项目 应商签订合同、验货、保管、使用、付款。 5.3 办公物资采购分类 类别说明 物资内容 胶水、胶带、大头针、曲别针、橡皮、 办公用品 笔记本、复写纸、园珠笔、订书钉、签 字笔、白板笔、电池、打印纸、计算 器、U 盘等 管理方式 办公室统一议标确定合格供应 商，各部门上报购买需求，办公 室统一采购。 办公家具 桌椅、书柜、书架、沙发、保险柜、床 办公室议标确定合格供应商，各 等 办公设备 笔记本电脑、电脑、打印机、复印机、 扫描仪、投影仪、电话、电视、空调等 部门上报购买需求，经公司领导 批准后由办公室统一采购。 办公印刷 信封、信纸、纸袋、纸杯、记录、文件 品 等 劳保用品 计算机耗 材 宣传类 工作服、工作鞋、毛巾、手套、洗衣粉 等 办公室统一议标确定合格供应 商，各部门上报购买需求，办公 室统一采购。 硒鼓、色带、墨粉等 宣传栏、标语牌、旗杆、旗帜等 办公室确定供应商，并实施采购 第三节 合同管理办法 1 目的 为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司 的合法权益，制定本制度。 2 适用范围 本制度适用于公司、所属各公司对外签订、履行的建立民事权利义 务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、借款合同、租赁合同、 加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同等。 3 职责 3.1 公司领导负责公司销售、采购合同及其他合同的审批； 3.2 工厂经理负责公司各类合同的管理工作，具体职责是： 3.2.1 负责制定销售、采购合同统一文本； 3.2.2 负责对合同专用章、合同统一文本和管理； 3.2.3 负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查； 3.2.4 负责经济合同纠纷的处理； 3.2.5 负责合同的档案管理； 3.2.6 负责本制度的监督执行。 4 编号规则 4.1 采购合同编号由 4 组字符串组成 DLSFQ - □□ - □□□ □□□。 4.2 第 1 组 DLSFQ 为大罗素番茄的缩写。 4.3 第 2 组□□字符表示采购物资类别，具体按物资分类标准分为 七