文件编号 采购付款管理制度 编制 SPI-CW-010-01 密 级 □绝密 □机密 □秘密 ■内部公开 共5页 发布日期： 审核 批准 1 目的 规范采购付款的管理规则，使公司的款项支付处于安全管理状态 ，降低企业因款项支付产生的经 营风险。 2 适用范围 东莞市 XXX 有限公司。 3 定义和缩略语 3.1 原材料、辅材及设备采购：主要指生产用原材料、辅料及设备采购,由采购部门负责办理。 3.2 日常办公用品采购：主要指一般文具、其他文具、电脑配件等消耗性材料采购，由办公室或 办公室指定的部门或专人负责办理。 3.3 其他采购：主要指除原材料、辅材及设备采购，日常办公用品采购以外的采购，由采购部门 或采购部门指定的部门或专人负责办理。 4 采购付款相关人员的职责及流程： 序 号 主要输入、输 活动 责任人 活动内容描述及应负责任 出 相关要求及时限 信息  按照规定正确填写付款申请 书或委托付款书申请付款， 并附各类单据（现金供应商 00 申请付 采购专员 由采购专员填写申请单，月 1 款 往来会计 结供应商由往来会议填写申 请间）  申请人对单据的真实性合法 月结付款的于每月 20 号 《借款单》 或《付款申请 书》 前将单据交采购部总监 审核或审批后转财务部 签核；其他付款的于每 周一、每周四将单据交 财务部签核。 性负责 00 2 审核 部门主管（经  理） 00 审核及 部门总监 3 审批 （分管副总） 审核所有单据的真实性合法 性  审核所有单据的真实性合法 性，行政部对办公用品采购 付款单据签署审批意见后转 财务复核；采购部对原材 收单当日审核 收单当日审核 料、辅材、设备及其他采购 付款单据签署审批意见后转 财务复核；  审核付款单填写是否规范， 内容是否合理、合法，金额 是否正确及后附单据是否齐 00 4 审核 往来会计  全，付款时间是否准确 收单当日审核后转交主 对于不符合要求的单据，往 办会计。 来会计应退回给相关采购专 员，并告知情况  审核付款单内容的合理性、 合法性、正确性，对所有采 00 5 购付款单据签署审核意见后 复审 主办会计 转财务经理复核；  审 核 完 的 付 款 单 录 入 ERP 收单当日审核后转交财 务经理。 系统打出付款凭证交出纳付 款  00 5 审批 财务经理 审核付款单内容的合理性、 合法性、正确性，，对采购 收单当日审核后转交主 付款单据签署审批意见后转 办会计 主办会计打印凭证  00 6 审批 - 2 -- 总经理 对公司的办公用品采购付款 收单次日内审核后转交 单据、原材料、辅材、设备 出纳；外出时以电邮的 及其他采购付款单据签署审 方式进行审批，并在回 批意见。 来后统一补签字。 00 7  付款 出纳 视资金情况准确、及时的付 月结供应商：每月 28 号 款，付款后即时通知采购专 其他供应商：每周二、 员 每周五 5.采购付款支付方式及要求： 5.1 需开发票的，一律以电汇、支票、承兑汇票方式支付； 5.1 不开发票的，1000 元及以下付款可付现金，超过 1000 元的一律以电汇私账方式支付； 5.2.各种不同类型不同结算方式的采购，申请付款时应配备的原始单据如下(按单据顺序粘贴): 采购内容 结算及支付方式 货到付款（对公 转账） 申请付款时需提交的文件      账）   月结对账单. 转账付款委托书(原件/复印件--盖财务专用章或公章，第一 次请款时提供) 收款收拢（原件－盖财务专用章） 发票原件或复印件(财务部负责). 预付（对公转    采购合同. 报价单. 转账付款委托书(原件/复印件-盖财务专用章或公章)       采购合同. 供应商送货单（原件）. 采购入库单（原件） 委托个人收款书(原件--盖财务专用章或公章) 收据(原件--盖财务专用章) 身份证复印件（正反面）. 月结（对公转 物品采购（原材料， 辅材，办公用品采 购，500 元以上维修 零配件） 账） 货到付款（私账, 现金或票据） - 3 --   采购合同. 供应商送货单（原件）. 采购入库单（原件）. 转账付款委托书(原件/复印件--盖财务专用章或公章，第一 次请款时提供). 发票原件或复印件(财务部负责).     月结对账单. 委托个人收款书、银行资料(原件--盖财务专用章或公章) 收据(原件--盖财务专用章) 身份证复印件（正反面）.     采购合同. 委托个人收款书(原件--盖财务专用章或公章) 收据(原件--盖财务专用章) 身份证复印件（正反面）。     工程清单. 转账付款委托书(原件/复印件--盖财务专用章或公章) 发票原件或复印件(财务部负责). 设备维修申请单及验收单。 账）    转账付款委托书(原件/复印件--盖财务专用章或公章) 设备维修申请单. 报价单. 分期付款（对公  付尾款前按预付货款方式。 转账）  付尾款时按货到付款方式。       工程清单. 委托个人收款书(原件--盖财务专用章或公章) 收据(原件--盖财务专用章). 发票原件或复印件(财务部负责) 身份证复印件.(正反面) 设备维修申请单及验收单.       设备维修申请单. 报价单. 委托个人收款书(原件--盖财务专用章或公章) 收据(原件--盖财务专用章/公章) 身份证复印件（正反面）. 发票原件或复印件(财务部负责).—修配或工程完结时需提 供 月结（私账,现金 或票据） 预付（私账,现金 或票据） 修理修配、工程安装 (500 元以下的执行 报销制度） 货到付款（对公 转账） 预付款（对公转 货到付款（私账, 现金或票据） 预付款（私账,现 金或票据） - 4 -- 分期付款（私账,   付尾款前,按预付款方式处理. 付尾款时,按货到付款方式处理.      合同(采购订单） 转账付款委托书(原件/复印件--盖财务专用章或公章). 供应商送货单 设备验收入库单. 发票原件或复印件(财务部负责). 预付款(对公转账)   合同(采购订单） 转账付款委托书(原件/复印件--盖财务专用章或公章). 分期付款（对公  付尾款前按预付货款方式. 转账）  付尾款时按货到付款方式. 现金或票据） 货到付款(对公转 账) 固定资产采购 本制度自总经理签字下发之日起执行，解释权归财务部。凡有关规定与本制度有冲突者，一律以 本制度为准。 - 5 --