交期管理制度规范 1 订单交期保证办法 企业应制定订单交期保证办法，用以规范订单交期管理、确保供应商按时交货。 订单交期保证办法 第 1 章 总则 第 1 条 目的 为加强交期管理，确保供应商按时交货，确保企业的生产经营活动顺利进行，特制 定本办法。 第 2 条 适用范围 本企业采购物资交期管理工作，除另有规定外，均依本办法执行。 第 3 条 相关定义 采购交期是指从采购订货之日开始到供应商送货到库之日为止之间的时间，交期由 以下六项前置时间所构成。 1.行政作业前置时间，指采购部与供应商共同为完成采购行为所必须进行的文书及 准备工作。 2.原料采购前置时间，指供应商为了完成客户订单而向其供应商采购必要的原材料 这一过程所花费的时间。 3.生产制造前置时间，指供应商内部的生产线制造出订单上所订物资的生产时间。 4.运送前置时间，指当订单物资生产完成后，将物资从供应商的生产地送到客户指 定交货点所花费的时间。 5.验收检验前置时间，指卸货与检查物资种类、数量、质量等过程所花费的时间。 6.其他零星前置时间，包括不可预计的外部或内部因素所造成的延误以及供应商预 留的缓冲时间。 第 4 条 交期管理责任人 采购专员在采购经理的指导下负责采购交期管理工作，确保按时收货。 第 2 章 合理确定交货期限 第 5 条 拟定交期范围 采购专员根据企业生产计划、销售订单、库存数据等资料进行综合分析，初步确定 采购订单交期范围。 第 6 条 预估订单交期 1.采购专员需了解供应商生产设备利用率，并请供应商提供其生产进度计划及交货 计划，据此估算供应商执行采购订单所需的时间。 2.采购物资的运输有供应商送货和企业自运两种方式。采购专员应根据不同运输主 体对运输时间加以控制。 (1)供应商送货情况下，采购专员不需单独控制运输时间。 (2)企业自运情况下，采购专员需要根据物资数量及性质、路途的远近、交通条件等 因素，选择合适的运输方式、合理的运输线路，以节省运输费用和运输时间。 第 7 条 规范交期条款 1.采购专员根据企业、供应商双方因素提出合理的交货期限。 2.采购专员应将订单交期上报采购经理审批。采购经理审批订单交期时应征询仓储 部、生产部以及销售部经理的意见。 3.采购专员在进行采购谈判时，应在明确交货期限的基础上同供应商达成对交期违 约责任的共识，并形成合同条款，在采购合同中予以明确。 第 3 章 采购执行进度控制 第 8 条 采购进度控制点 1.采购专员应至少设定以下三个采购进度控制点。 (1)询价谈判过程。 (2)订购执行过程。 (3)采购交货过程。 2.采购专员要重点监控这三个进度控制点，以确保供应商正常交货。 第 9 条 订单跟踪控制 1.采购专员需控制询价谈判时间，确保以最快的时间完成询价谈判。 2.采购专员应跟踪了解供应商生产过程，并协调相关材料、模具、技术支援的供应 工作。采购专员需加强交货前的催货工作，了解掌握供应商生产效率及进度状况。 (1)如遇交期及数量变更，采购专员需及时联络与通知供应商。 (2)为了避免不必要的损失，企业应尽量避免规格变更。 3.采购专员应跟踪管理供应商交货以及交货后物资使用、财务部付款事宜。 (1)采购专员应组织相关质量管理人员或仓库验收人员开展验收工作。采购专员应监 督验收人员严格遵照《物资验收管理规定》执行验收工作。 (2)采购专员根据付款条款要求，在规定的时间申请付款。 第 10 条 记录采购进度 1.采购专员填写企业“采购进度控制表”，记录采购进度。 2.采购专员还应将三个重要控制点花费时间、完成事项等进行记录，作为以后工作 的借鉴。采购专员可自制如下表格，记录工作内容。 采购进度控制点工作事项说明表 进度控制点 花费时间 完成事项 询价谈判 订购执行 采购交货 第 11 条 应急处理准备 1.为确保不影响企业正常生产经营活动，企业应制定《采购交期异常应急预案》。 2.采购部及相关部门应采取以下措施应急处理交期延迟问题。 （1）采购部、技术管理部应收集、查找替代品。 （2）采购部应设立供应商信息资料库，确保及时寻找到可用的供应商资料。 （3）仓储部应保有安全库存。 第 4 章 交期不符处理 第 12 条 交期延迟管理 1.采购专员需对交期延迟的原因进行分析并研拟对策，确保不再发生同样的问题。 2.交期延迟的原因分析与处理办法如下表所示。 交期延迟的原因分析与处理办法 责任方 延迟原因 处理办法 ◆ 接单量超过能力范围 ◆ 技术、工艺能力不足 ◇ 及时催货 ◆ 对时间估计错误 ◇ 要求 供应 商根 ◆ 品质管理不当 据合同条款承担 ◆ 经营者的顾客服务理念不佳 违约责任 供应商 ◆ 欠缺交期管理能力 ◆ 供应商选择错误 ◇ 加强采购相关 ◆ 业务手续不完备或耽误 人员的交期意识 ◆ 价格决定不合理或勉强 采购部 ◆ 下单量超过供应商的产能 ◆ 更换供应商 ◇ 通过培训提高 采购人员的业务 素质 ◆ 付款条件过于严苛 企业 ◆ 请购前置时间不足 ◆ 技术资料不齐备 其他部 门 ◆ 设计变更或标准调整 ◇ 严格规范作业 ◆ 订货数量太少 程序，优化作业 ◆ 供应商品质辅导不足 流程 ◆ 点收、检验等工作延误 ◆ 未按合同付款 沟通不良 ◆ 未能掌握一方或双方的产能变化 ◇ 加强 与供 应商 ◆ 指示、联络不确实 ◆ 技术资料交接不充分 ◆ 品质标准沟通不一致 的沟通 ◆ 单方面确定交期，缺少沟通 ◇ 建立 完善 、畅 ◆ 合作次数少、欠缺磨合，导致难以 通的沟通机制 准确理解对方的意向，使合作过程出 现偏差 ◆ 自然灾害、经济因素、国家政策、 ◇ 会同 供应 商及 不可抗力 法律因素等 时处理，减少损 失 第 13 条 交期提前管理 1.交期提前太多对采购企业的影响主要有以下三点。 (1)导致库存成本增加。 (2)导致流动资金周转率下降。 (3)导致库存囤积、空间不足。 2.交期提前太多会对企业造成不良影响，企业应按照以下规范处理这一问题。 (1)企业对单位价值高而数量少的物资允许提前交货 日、单位价值较低但数量较多 的物资允许提前交货 日，对单位价值较低且数量较少的物资不允许提前交货。 (2)本年度提前交货 次以上的供应商不得提前交货。采购专员应与供应商随时沟通， 确定交货时间。 第 14 条 供应商考核 1.企业应将交期的考核列为供应商考核的重要项目之一，以督促供应商提高交期达 成率。 2.采购部需根据供应商考核结果与配合度，对供应商进行相应的奖惩。 (1)更换、淘汰交期不佳的供应商，或减少其订单。 (2)对优良供应商予以适当的回馈，或建立长期合作伙伴关系。 第 15 条 企业内部改善 1.因企业内部原因导致交期延迟的，企业追究经办人责任。 2.企业应加强相关工作的流程管理，以规范相关人员作业，提高作业效率。 第 5 章 附则 第 16 条 本办法由采购部制定，解释权归采购部所有。 第 17 条 本办法经总经理审批后生效，修改、废止时亦同。 2 紧急采购控制制度 为了规避供应不足或交期延迟给企业带来的风险，减少断料(断货)造成的损失，企 业应制定紧急采购控制制度以规范紧急采购行为。 紧急采购控制制度 第 1 章 总则 第 1 条 目的 为了以下目的，特制定本制度。 1.保证物资供应及时，避免造成采购成本增加、物资供应不足、延误企业生产或影 响经营活动的情况。 2.降低企业采购成本，控制紧急采购质量及价格风险。 第 2 条 职责划分 1.采购经理负责组织紧急采购作业、签订采购合同。 2.采购专员负责执行紧急采购作业、跟催采购订单。 3.财务部负责审核紧急采购审批单、采购合同，按照采购合同付款。 4.仓储部或质量管理部验收人员负责验收紧急采购物资。 第 3 条 审批权限 1.价值 元以上的紧急采购物资订单由总经理或主管副总审批。 2.价值 元以下的紧急采购物资订单由采购经理审批。 第 4 条 相关定义 紧急采购是指企业在生产经营紧急的情况下，来不及纳入正常采购计划而必须立即 进行的物资采购行为。 第 2 章 紧急采购的申请与审批 第 5 条 紧急采购申请条件 出现下列情况之一者，企业需进行紧急采购。 1.生产部即将停工待料。 2.需连续进行的工序或关键工序。 3.事故紧急抢险。 4.市场出现急剧变化。 5.企业临时决定变更产品工艺。 6.影响企业正常生产经营的其他相关情况。 第 6 条 紧急采购审批程序 紧急采购应按照以下程序进行审批。 1.请购部门填写“紧急采购申请审批单”（如下表所示），注明需采购物资的基本 信息，同时详细说明紧急采购原因，经部门经理签字后交采购部。 紧急采购申请审批单 物资名称 型号/规格 用途 底价 参考价格 请购数量 请购原因 请购部门经理确认 请购部门： 申请人： 采购经理审批 申请日期： 年 总经理/主管副总审批 月 日 2.请购部门应直接将“紧急采购申请审批单”交采购经理审批。如果采购总额较大 或物资特殊，采购经理无权审批的，请购部门应将“紧急采购申请审批单”提交总经理 或主管副总审批。 3.紧急采购审批后，采购经理组织实施紧急采购。 第 7 条 特殊规定 1.特殊情况下，请购部门可直接请示企业总经理，在紧急采购后补办相关审批手续。 2.一些低值易耗生产物资的紧急采购允许由采购经理直接审批，先行采购，采购后 再补充相关手续与文件。 第 3 章 紧急采购作业管理 第 8 条 选定采购方式 采购专员应按照以下规范选择较为合适的采购方式。 1.为了降低采购管理成本和采购价格，缩短采购周期，采购专员应尽量选用电子采 购方式。 2.大宗标准化物资采购应考虑使用招标采购方式，是否选择公开招标方式应参照以 下标准。 (1)采购物资技术含量高、价格变化幅度大，采购项目涉及内容多的情况，应该采取 公开招标方式。 (2)采购物资数量较少、属于标准产品、规格标准统一、价格变化幅度不大的情况， 不适宜采取公开招标方式。 (3)采购方案不细，采购物资技术复杂、没有办法计算出准确的价格的情况，不适宜 采取公开招标方式。 (4)人员较少、专业知识缺乏、不具有组织招标工作的相应能力的情况，不适宜采取 公开招标方式。 3.原则上，紧急采购不选用国际采购方式，除非国内没有供应的特殊情况方可使用 国际采购方式。选用国际采购方式时，需要选用较为快捷的运输方式。 第 9 条 下达紧急采购订单 1.采购专员根据已确定的采购作业方式执行采购作业。 2.采购专员执行紧急采购作业时，要确定紧急采购物资的采购价格，付款方式交货 的时间、地点、方式等内容。紧急采购物资相关内容应符合以下规范，如下表所示。 紧急采购物资相关内容规范 内容概要 具体内容 备选供应商 ◆ 备选供应商应在采购