合同印章和合同档案管理制度 一、合同档案管理制度 第一章 总 则 第一条 为加强公司合同档案管理，保证各类合同依法 签订、履行、变更或解除，维护公司合法权益，有效防范 法律风险，根据《中华人民共和国合同法》等规定，结合 公司实际，制定本办法。 第二条 基本原则: （一）维护公司合法权益、严格内部管理程序； （二）预防法律风险、减少合同纠纷； （三）审查监控和经济效益相结合。 第三条 本办法适用于公司各部室、项目组及各非法人 分支机构。 本办法所称合同是指以公司或分支机构名义签订的除 劳动合同以外的各类合同，包括合同正本、附件、补充协 议（含备忘录、会议纪要等文件）及其他与合同有关的承 诺函、鉴证、函电等形式的书面文件。 第四条 合同管理是指对合同起草、审批、签订、履行、 变更、解除、纠纷处理、立卷归档等各个环节所实施的全 过程管理。 第五条 合同分类 公司根据合同标的额（以人民币为货币单位）、法律 关系复杂程度、对外影响等因素，将合同划分为一般合同 和重大合同。 一般合同是指标的金额在 100 万元以内(含 100 万元)、 法律关系简单的合同； 重大合同是指标的金额超过 100 万元（含 100 万元）、 法律关系较为复杂的合同。 法律关系较为复杂的合同包括： 1、合资、合作、并购、重组、股权转让合同； 2、融资、担保、捐赠、涉外等重大经济事项涉及的合 同; 3、我方拟订的合同格式文本； 4、招标项目的合同文件； 5、其他较为复杂的合同。 第二章 管理机构与职责 第六条 公司合同管理采用统一规范、归口审查、分级 管理的方式。 第七条 法务部为公司的合同综合管理部门。各分支机 构应明确指定一个部门作为本单位的合同综合管理部门。 合同综合管理部门的职责： （一）宣传贯彻国家有关法律、法规，制定并组织实 施公司合同管理的规章制度； （二）监督、检查、指导各部门及分支机构合同管理 情况，对合同管理工作进行考核。对违法、违规、违约行 为，有权责令改正； （三）参与公司重大和法律关系复杂的合同的谈判、 起草和签约； （四）审查合同及合同格式文本，提出法律意见； （五）对所管理的合同进行统一编号，合同编号由年份 公司英文字母标识、合同序号（四位数字）三部分组成； 分支机构的合同编号由年份、单位英文字母标识、分支机 构前两字全拼声母、合同序号四部分组成； （六）负责合同专用章及合同档案、台账的建立、管 理和使用； （七）负责法律中介机构聘用管理； （八）公司规定的其它职责。 第八条 商务部为公司日常经营业务合同管理部门，负 责公司开展的日常经营业务合同的管理。公司日常经营业 务合同管理部门职责： （一）根据需要,参与公司日常经营业务合同的谈判、 起草和签约； （二）审查公司日常经营业务合同，提出商务审查意 见； （三）起草公司日常经营业务合同格式文本； （四）公司规定的其他职责。 第九条 合同主要义务的承办部门是合同执行部门，合 同执行部门的职责： （一）负责本部门所承办合同的谈判、起草、签约和 履行； （二）监督检查本部门所负责业务范围内的合同履行， 发现问题及时解决； （三）合同发生争议，应及时向合同综合管理部门和 有关领导报告（公司日常经营业务合同发生争议，应同时 报告日常经营业务合同管理部门），及时搜集整理处理争 议的有关证据，恰当处理有争议的合同的解除或继续履行 等事宜； （四）部门合同管理的其它职责。 第十条 公司各部室、项目组及各分支机构应明确合同 管理员，具体负责本部门合同管理工作。合同管理员的职 责： （一）负责合同项目的市场调查和签约对象的资信审 查； （二）组织并参加合同谈判； （三）起草、修订合同； （四）办理或协调办理承办合同的签订、履行、变更、 终止、解除，并及时将合同的履行情况向合同综合管理部 门报告； （五）收集整理所承办合同在签订、履行、变更、终 止或解除中的有关资料，建立台账并归档。 第三章 订立合同的程序与要求 第十一条 在合同订立之前，合同执行部门应进行市场 调查和签约对象的资信调查。 市场调查主要包括：对标的物的市场分布情况、合同 签订对象及关联方、生产或服务的价格及其趋势等进行综 合性的分析或论证。 签约对象的资信调查主要包括：对签约对象的民事资 格、资质、专营许可、经营范围、注册资本及实收资本、 银行资信、技术和生产服务能力、经营状况、信誉、产品 及服务质量等进行审查，以确定其是否具有独立承担民事 责任的能力和拟签合同的履行能力。 第十二条 一般合同由合同执行部门负责组织谈判；重 大合同应由公司有关领导统一组织，执行部门、业务相关 部门、合同综合管理部门共同组成专门小组进行谈判。 第十三条 根据法律规定或总部及公司规章制度须进行 招标的项目，按照总部及公司关于招标工作有关文件的要 求进行。 第十四条 合同文本起草原则上由合同执行部门或谈判 小组负责，如属对方起草，合同执行部门或谈判小组应进 行严格审查和修改。 第十五条 公司对外发生经济往来，除标的额较小 （5000 元以下，不含 5000 元）或以货到付款方式购买并 出具正规发票的小额业务外，均须签订书面合同；虽能即 时清结但属批量、交易额较大，或当时难以监测产品内在 质量和技术性能及容易引起纠纷的交易，也应签订书面合 同。 第十六条 订立合同实行审查批准制度，除本办法另有 特殊规定外，未经审查批准的合同不得签订、履行。严禁 先履行后签订合同。 第十七条 根据总部《关于公布各权属单位合同审批权 限的通知》要求，结合公司实际情况，公司订立合同的审 核程序如下： 1、自行审批的合同审核程序：在合同执行部门负责人 签署同意意见后，合同执行部门应安排业务承办人员备妥 合同文本和相关资料（如依据的计划、批文、市场调查及 有关资信审查资料、合同谈判纪要、比价资料等），由商 务部（日常经营业务合同）、法务部、财务部出具合同文 本会签意见后，报业务分管领导进行审查，最后报总经理 审批。 2、报送总部审批的合同（合资、并购、重组、股权转 让合同及总部书面要求上报审批的合同）审核程序：合同 在完成上述审核程序后，上报总部批准后签订。上报总部 审批的合同，按照总部《合同管理办法》第十七条规定的 程序执行。 3、招标项目的合同文件应在招标文件发放前按照本条 第 1 款或第 2 款规定的程序完成审批。 4、凡符合“三重一大”条件的贸易物流业务按照《总 部贸易物流业务决策会议事制度（试行）》执行。 第十八条 各分支机构的合同审批权限由各分支机构提 出申请，公司根据各单位机构设置情况和人员配备情况核 定，超出核定权限的合同应上报公司和总部批准后签订。 上报总部审批的合同，按本办法第十七条规定的程序执行。 第十九条 财务部、日常经营业务合同管理部门的审查 要点 财务部应从合同的价款、支付方式的合理性、可行性， 资金预算及来源的可靠性，财务手续的合法性、规范性等 方面进行审查并会签意见。 日常经营业务合同管理部门应从合同相关条款是否符 合恰当的业务流程与模式；合同价格与结算条款的完整性 与准确性；合同所涉及业务范畴是否符合国际、国家法律 法规与行业惯例等方面进行审查并会签意见。 第二十条 合同综合管理部门的审查要点 合同综合管理部门对于提交其审查的合同，应从合同 的完整性和规范性、合同条款的合法性、合同法律风险等 方面出具审查意见。 第二十一条 以法人单位名义签署的合同，由法定代表 人或法定代表人授权代表签署。以非法人分支机构名义签 署的合同，由机构负责人依据其所属法人单位的授权签署 严禁未经授权、超越授权范围签署合同。 第二十二条 合同文本经签署后交合同综合管理部门审 查合同审批单的合规性，审查无误后加盖单位合同专用章 骑缝章。 第二十三条 合同应由签约对方营业执照上记载的法定 代表人或负责人签署并加盖单位合同专用章或公章，如由 法定代表人或负责人以外的人签署合同，合同承办人员应 要求对方提交其签字人的授权委托书并留存备档。与非法 人分支机构签署合同，合同承办人员应要求对方提交其所 属法人单位的授权书。 第二十四条 合同签订后应留两份原件，其中一份正本 由合同综合管理部门与审批资料、授权委托书一并存档， 另一份由合同执行部门存档。 日常经营业务合同由商务部存档。 第二十五条 合同的变更及解除，应签订书面补充协议， 按照订立合同的程序履行审核手续。 第四章 合同的履行 第二十六条 对依法签署生效的合同，必须依法全面履 行，不得擅自单方面变更、解除。 第二十七条 合同虽已签订，但发现显失公平、重大误 解或对方有欺诈行为，严重损害我方利益的，应及时与对 方协商变更或解除合同，并立即采取合法有效的措施，制 止危害行为的发生和扩大，必要时可请求仲裁机构或人民 法院予以变更或解除。 第二十八条 合同执行部门负责组织、协调合同约定义 务的全面履行，督促检查、验收、确认合同对方义务的履 行，并应将合同履行的有关情况及时向有关领导汇报，同 时向合同综合管理部门报备。 第二十九条 合同执行部门应建立简便快捷的合同传递 制度。合同签订后，合同执行部门应在 2 日内将合同文本复 印件送达与履行合同有关的部门，并将合同义务分解落实。 第三十条 对应验收的标的物，应由有关部门验收后签 署验收证明。对验收不合格或与合同规定不符的标的物， 应由合同执行部门在当日提出书面意见，按国家规定或合 同约定的时间向对方提出异议，尽快采取适当措施解决。 第三十一条 凡不按本办法履行合同审核程序或不按合 同规定的结算方式办理收款和支付手续的，财务部门有权 拒绝办理结算业务。 第三十二条 合同执行部门应建立简便有效的合同履行 督促检查制度，定期对到期合同的履行情况进行检查。履 行过程中存在问题较多的合同应书面上报有关领导，合同 履行完毕，应到合同综合管理部门办理核销手续。 第三十三条 合同违约依法承担违约责任。合同对方违 约要按规定索取违约金，如造成经济损失还应索取赔偿金 我方违约或给对方造成经济损失应由合同执行部门查清原 因，以书面形式上报有关领导，经领导批示后按规定办理 违约金和赔偿手续，同时报备合同综合管理部门。 第五章 合同台账、档案及信息管理 第三十四条 合同综合管理部门负责建立本单位的合同 台账。公司商务部负责建立公司的日常经营业务合同台账 合同执行部门负责建立本部门的合同台账。 第三十五条 合同管理台账应包括登记合同编号、合同 名称、合同相对方、标的、数量、价款、签订时间、履行 期限、履行计划、实际履行情况等。 第三十六条 合同档案管理部门应及时收集、整理与合 同有关的资料，建立合同档案。 第三十七条 合同原件应谨慎保管，原则上不得外借， 在履行相关手续后可以现场借阅或复印。 第三十八条 公司各部室、项目组、分支机构根据合同 履行的实