合同管理制度 第一章 总则 责 第一条 为了加强公司合同的规范管理，严格审批程序，明确 任，维护公司利益，特制订本制度。 第二条 本制度适用于公司各部门及下属各子分公司。 第三条 本制度中的合同指发生经济行为的各类合同、协议， 除 另有说明，均为书面合同。包括：涉外合同、买卖合同（设备 合同、 物资采购合同等）、工程合同（设计合同、工程施工合同、 工程设计 合同、设备工艺安装合同、工程监理合同、文物勘探合 同等）、租赁 合同、借款合同、担保合同、技术开发和技术服务合 同、土地征用合 同（包括相关土地补偿协议）、燃气具代理销售 协议及其他类型的合 同、协议。 第二章 职责与分工 第四条 承办单位：是指具体办理合同的订立与执行的公司各 单 位。 各承办单位应明确指定一名合同管理员，负责本单位的合同管 理 工作，并报总经理办公室法律顾问室备案，其主要职责是： （一）根据公司年度计划和本单位业务开展情况，提供合同样 本， 报公司有关部门审查。 （二）办理合同双方的签字、盖章手续，并将原件交有关部门。 （三）按合同的内容和要求，履行本单位承办的合同。 （四）各单位每季度第一个月初四个工作日内向总经理办公室 法 律顾问室报送本单位上一季度非格式合同的合同履行统计表和 履行 情况登记表（每份合同加附一份）。 第五条 总经理办公室法律顾问室是南阳郑燃燃气有限公司合同 的归口管理部门，主要职责是： （一）负责组织宣传、学习贯彻与公司业务等相关的法律、法 规 和规章； （二）负责对合同专用章、合同示范文本、法人授权委托书的 发 放和管理； （三）负责各类合同的法律性审查工作； （四）制定合同订立的操作指导书； （五）负责合同的监督执行； （六）参与公司各类合同纠纷的调查与处理； （七）负责合同台帐管理； （八）对经双方签字盖章的合同原件归档、保存。 第六条 专业审查部门 （一）总经理办公室：对合同的法律性条款进行专业审查。 （二）经营管理部：对合同的经济性条款进行专业审查 （三）财务部：对合同的财务条款进行专业审查。 （四）工程管理部：对涉及工程施工的合同进行专业审查。 （五）安技部：对涉及生产设备专项技术、计量器具（技术）、 信 息设备（技术）的合同进行专业审查。 （六）行政事务部：对涉及土地、房产的合同进行专业审查。 第三章 合同的订立 第七条 订立依据 （一） 计划（预算）内合同：由各合同承办单位的主管领导依 据 公司年度综合计划、财务预算在合同审核单上签署意见。 （二） 计划外合同：因特殊原因需订立计划外合同的，由各合 同 承办单位起草计划外项目审批报告，报总经理批准。 第八条 合同方确定。依据招投标实施办法应通过招标确定合 同 方的，按招标程序进行，开标后三十日内必须订立正式合同， 合同的 内容应以标书中的规定为依据，若因特殊原因，在不低于 标书中质量 标准的前提下，为我方的利益可作适当调整，投标文 件中的主要技术 标准及预算清单作为合同附件；对非招标合同， 承办单位或公司指定 的单位和人员考察选择最佳合同方，应审查合 同对方当事人的合同主 体资格，包括工商注册登记、税务、资质、 信用等相关证书资料，并 确认其有效性，留存复印件备查。 第九条 合同评审 （一）金额在五万元以上的工程建设相关合同、内容较为特殊 的 重大合同或根据公司要求需要评审的合同，应当进行合同评审。 （二）评审的主要内容包括： 合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能 力 和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策规定；当事人 的意思 表示是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是 否符合法律 规定。 合同的严密性。包括：条款是否齐全；当事人双方的权利、义 务 是否对等、具体、明确；文字表述是否准确无误。 合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合 同 的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同 非正履 行时可能受到的经济损失。 （三）合同评审的方式： （1） 对重大合同或内容较为特殊的合同，应由合同签订人员 组 织相关专业人员对其评审。其中工程建设合同应组织工程管理、 预结 算人员、技术人员、质量管理人员、合同管理人员、法律顾 问、财务 管理人员等相关人员对合同内容进行全面评审。合同评审 应形成会审 纪要，并由参会人员签字确认。 （2）一般合同可采取相关专业人员审批的方式进行合同评审。 （3）一般要求一个合同一次评审。常规合同可以选择具有代表 性 的合同组织一次评审并形成示范合同文本，其它同类性质的合同 参照 示范文本直接签订，不再另行评审。 （4）合同主要条款确定后，由承办部门负责起草正式合同文本， 附合同审核表交具有签订合同权限的人员签字。合同经双方签字、 盖 章后生效。 （四）其它： 按法律法规规定或合同约定必须办理公证手续的，由业务部门 负 责办理。 按规定须经上级有关部门批准才能签订的合同须经批准后才能 签订。 合同需要洽商的，洽商的人员应草拟合同文本，制定洽商方式 和 洽商技巧。 （五）合同原件具体份数按实际需要确定，但重大合同我方至 少 留存两份，合同主管部门一份、财务部门一份。 第十条 合同形式： （一）书面合同，原则上，要求合同标的额两千元以上的应当 书 面形式订立合同。 “书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文 （包 括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公 司一般 应采用正式的合同书形式。 （二）口头合同，以现金当时结清的交易可以口头形式订立。 第十一条 合同内容： 首部一般包括合同编号；各方当事人的名称（或姓名）和住所； 前言一般包括签约日期及签约地点等。合同正文一般包括标的；数 量； 质量；价款或者报酬；履行方式、地点和期限；违约责任；解决争 议 的方式等。尾部一般包括合同的份数；附件及效力；各方当事人 签字、 盖章；保证人（如果有保证人）签字或盖章等内容。订立工 程施工合 同应包括工程范围，建设工期，中间交工工程的开工和竣 工时间，材 料和设备供应责任，工程造价，拨款和结算，竣工验收， 质量保修范 围和质量保证期，双方相互协作等条款。 第十二条 格式合同： （一）由总经理办公室法律顾问室会同有关部门制作专用格式 文 本，根据实际需要不定期进行审查、修订。包括但不限于物资采购 合 同、管网工程施工合同、用户安装合同、供用气合同、燃气具 销售代 理协议等。 （二）由对方当事人制作或提供的格式合同。 第四章 合同审查 第十三条 审查合同范围：格式文本合同和非格式文本合同。 第十四条 审查程序：按照承办单位经办人、承办单位负责人 （各 部室的经理、分子公司经理）、承办单位主管领导、专业审查 部门的 顺序进行审核，并签属个人意见。 （一） 简化格式合同审查程序，专业审查部门只需对变动部分、 标的额进行审查。 （二） 初步审查。承办单位负责人审查合同的基本事实。包括 合同签订的真实性、必要性、价格合理性、条款内容完整性、合同 履 行目的确定性及合同主体适当性。签订的合同出现合同主体 （对方） 不当，合同事项不必要，价格不合理，无法履行等问题 从而导致公司 利益受损时，按照权责对等的原则，合同承办单位 负责人承担合同审 查不严的责任。 第十五条 专业审查： （一） 各承办单位送审合同时，计划（预算）外项目合同应附 有 计划外项目审批报告，招标合同应附有中标通知书及中标价格等 材料 复印件，非招标合同应附有询价记录、工程预算书、合同方 的工商注 册登记、税务、资质、信用等证书资料复印件，特殊非 招标合同，还 应附有经签批的特殊非招标申请。 （二） 合同的经济性条款报经营管理部进行审查，主要包括： 合 同是否列入年度综合计划，符合招标条件的是否招标，合同对 方的资 质是否符合要求、询价记录及价格的合理性等。 入 （三） 合同的财务性条款报财务投资部进行审查，包括是否列 年 度财务预算，付款方式（票据、电汇、现金）可操作性、税务、 金融等条款有效性、付款期限合理性等。 （四） 合同的法律性条款报总经理办公室法律顾问室审查，主 要 针对合同主体资格的是否合法、合同内容是否符合法律、法规、 政策， 合同条款是否公平，合同权利义务表述是否具体明确，程 序是否符合 法律规定，违约责任界定是否清晰，文字表达是否严 谨，尽量减少合 同履行风险等。 （五） 涉及生产设备专项技术、计量器具（技术）、信息设备 （技 术）的合同，报安全技术部进行技术审查；涉及工程施工的 合同，报 工程管理部进行审查；涉及燃气具销售代理的合同，报 经营管理部进 行审查；对涉及土地、房产的合同报行政事务部进 行专业审查。 （六） 上述部门审查时应提出修改完善意见，会同合同承办单 位 协商修改。 第十六条 审查意见签批程序： （一） 按照审查程序实施签批，签批意见在专门设计的“签批 单”上注明。 （二） 各专业审查部门在确认合同承办单位已做出修改后，应 逐 页签字确认，并在“审核意见”栏中注明“同意”字样。 （三）各级审查负责人不得越级提前签批意见。 （四）审查意见签署完整后，由公司法定代表人或其授权人签 字， 最后在总经理办公室法律顾问室加盖合同专用章成立。未执行 签批程 序的，持章部门不得盖章。 （五） 合同内容中应显示共几页、第几页，每张应有审查人签 字。 第五章 合同用章及归档管理 第十七条 用章管理： （一）合同意见签署完整，经公司法人代表或授权人签字后， 总 经理办公室法律顾问室对按照签批程序确认无异议的合同，加盖 公司 合同专用章及骑缝章，并进行用章登记。对确需加盖公司公章的合 同， 由总经理办公室按相关规定加盖公司公章。 （二）公司对外所签订的合同统一使用合同专用章，任何人私 自 以公司公章或部门用章代替合同专用章、为空白合同加章，一经 发现， 对责任人按公司有关规定做出相应处理，并由其承担因此造 成的一切 责任。 第十八条 归档整理及时限： （一）各承办单位向总经理办公室法律顾问室送合同原件时， 对 招标合同应附有中标通知书及中标价格等材料复印件。非招标合 同应 附有询价记录、工程预算书、合同方的工商注册登记、税务、 资质、 信用等证书资料复印件，特殊非招标合同，还应附有经签 批的特殊非 招标申请。加盖公司公章的合同应送交总经理办公室法 律顾问室登记 归档。 （二）总经理办公室法律顾问室应准确、及时、完整登记合同 台 帐，每年对签订合同的履行情况进行统计、清查，履行完毕的合同 按 照归档时限上交档案室。 (三)支出类合同应由对方先行签章，收入类合同可由我方先行 签 章。合同承办单位负责签章，合同对方在市区内的，经审批后 在三个 工作日内完成合同的双方的签字、盖章，并将签定的合同 送至总经理 办公室法律顾问室归档；在市区以外的，在十个工作 日内完成合同双