行政备用金管理规定 第一章 总则 第一条 目的 为严格控制费用支出，加强费用管理，提高公司效益，本着合理节约的原则，根据公司财务管理制度规 定，制定本制度。 第二条 适用范围及岗位 2.1适用范围 全公司。 2.2适用岗位 序号 岗位 了解 掌握 1 收银员 2 经理级及以上 3 会计 √ 4 出纳 √ √ √ 第三条 名词解释 备用金分为定额备用金，和临时备用金，本公司财务上指的为定额备用金，指营运部门因业务需要，存 放于部门的用于日常零星开支、办公用品采购等零星支付的资金，一定时期内多次反复发生的事项。 第1页共8页 第二章 职责划分 第四条 职责划分 经营部门申请及执行、财务部门发放及监督。 第三章 日常备用金管理规范 第五条 日常备用金管理规范 5.1备用金的配置标准 5.1.1经营部门配置标准： 5.1.1.1开业在3个月（含）内的部门：部门配置起始1000元。 5.1.1.2开业3个月以上的部门：费用N=部门近三个月费用总额/4，根据下表对应的费用区间配置备用金 （费用总额=见单付款类（不含借支）的费用），部门备用金不能超过配置上限。 表5.1经营部门备用金配置标准 费用(N)区间（元） 备用金配置上限（元） 0＜N≤4000 1000 4000＜N≤6000 1500 6000＜N≤8000 2000 8000＜N≤10000 2500 10000＜N≤12000 3000 …… …… 第2页共8页 5.1.2枢纽中心/转运中心配置标准： 5.1.2.1开业在3个月（含）内的部门：部门配置起始10000元。 5.1.2.2费用N=部门近三个月费用总额/4，根据下表对应的费用区间配置备用金（费用总额=见单付款类 （不含借支）的费用），部门备用金不能超过配置上限。 表5.2枢纽中心备用金配置标准 费用（N）区间（万元） 备用金配置上限（万元） 0＜N≤4 1 4＜N≤8 2 8＜N≤12 3 12＜N≤16 4 16＜N≤20 5 …… 支付总额/4 5.1.3集中接送货中心配置标准： 5.1.3.1开业在3个月（含）内的部门：三级集中接送货中心配置起始1500元；二级集中接送货中心配置起 始2500元；一级集中接送货中心配置起始3500元。 5.1.3.2费用N=部门近三个月费用总额/4，根据下表对应的费用区间配置备用金（费用总额=见单付款类 （不含借支）的费用），部门备用金不能超过配置上限。 表5.3集中接送货中心配置标准 第3页共8页 费用(N)区间（元） 备用金配置上限（元） 0＜N≤6000 1500 6000＜N≤8000 2000 8000＜N≤10000 2500 10000＜N≤12000 3000 …… 支出总金额/4 5.1.4部门需严格按照配置标准申请备用金，没有列入预算的备用金原则上不得借支，如有特殊原因导致 备用金不够用的，需部门经理发邮件说明详细原因至财务部高级经理，协商一致后，确有必要的，方可申请 5.2备用金调整 部门根据前3个月备用金使用情况，可起草“费用借支工作流”，对备用金进行调整。 5.3备用金保管及使用 5.3.1收银员培训、休假的，需与部门代理收银员做好备用金交接工作（包括备用金卡密码）。收银员离 职或异动的，按照财务账户管理办法执行。 5.3.2备用金只能用于部门日常业务需要的支出，严禁挪作他用，部门经理对资金安全负责。 5.4备用金盘点 5.4.1由部门收银员进行实地盘点，每日盘点一次，确保无坐支营业款（正常情况应为未打工作流支出金 额+已打工作流但钱未到账支出金额+余额+备用金现金≤部门备用金）。 5.4.2财务部每年对所管辖区域的营运部门进行备用金盘点测算2次，测算时间为每年1月1日和7月1日起 第4页共8页 10个工作日内，并通知营运部门在1月11日和7月11日起7个工作日内进行备用金申请或上收操作，重新配置部 门备用金（测算费用期间为测算月前三个月）。 5.5备用金上收及其他 5.5.1在以下情形下，部门需将备用金汇款至公司： （1）每半年财务部盘点测算显示部门需要上收多余备用金的； （2）年底假期停业前（具体时间资金部另行通知）。 5.5.2春节上班以后，营运部门需及时申请备用金，保证日常周转，具体操作参照5.2备用金申请规范执行 第四章 紧急备用金管理规范 第六条 紧急备用金管理规范 6.1紧急备用金定义和紧急事件范围 紧急备用金是指超出部门日常备用金支付额度，申请用于当场处理紧急事件所需的款项。紧急事件范围 包含： 6.1.1工伤事故住院治疗紧急借支。 6.1.2车辆事故紧急赔款、紧急罚款。 6.1.3会影响公司形象和信誉，须当场处理所需的应酬费用。 6.1.4会影响公司正常营业的紧急事件，须当场支付的费用。 6.2紧急备用金申请 6.2.1金额在10000元（含）以下由运营/经营二级部门负责人和财务部高级经理同意后，财务部高级经理 第5页共8页 告知财务管理中心总监，由财务管理中心总监电话和短信通知资金部出纳执行。 6.2.2金额在10000—20000元（含）由运营、经营、职能一级部门负责人与财务部高级经理一致同意后， 由财务管理中心总监电话和短信通知资金部出纳执行。 6.2.3金额在20000元以上由执行副总及财务管理中心总监一致同意后，由财务管理中心总监电话和短信通 知资金部出纳执行。 6.2.4通过相关领导批准后，资金部出纳根据电话和短信通知将对应金额的紧急备用金汇入指定账户。 6.2.5事件发生部门负责人24小时内补借支工作流，填写清楚对应紧急备用金账户，申请事由备注清楚申 请紧急备用金字样、申请金额、申请理由及接收紧急备用金的账户。同时，事件发生部门负责人需将使用情 况录入《紧急备用金使用登记表》(详见附件一)，并将电子版表格邮件发送资金部出纳。 6.2.6费用借支工作流审批完成后，借支部门负责人及时转报销。 第五章 附则 第七条 实施、修订与专案处理 本文件自2023年7月1日起生效实施，有效期一年，最终解释权归资金部，并由资金部负责后续的修订与 完善。 附件： 附件一：《紧急备用金使用登记表》 第6页共8页 第7页共8页 附件一：紧急备用金使用登记表 工作流 申请公 申请部 申请日 申请金 申请人 编号 司 门 期 第8页共8页 报销日 事由 额 报销人 期 备注