财务档案管理制度 一、目的： 为了加强公司财务档案的科学管理，建立、健全财务档案的管理制度，完善 财务档案管理工作，使其规范化、系统化，特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于集团公司、子公司及实际控制企业。 三、档案管理职责 财务部负责档案的整理、编号、归档、借阅等，对财务会计档案的安全、完整 保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。 四、财务档案定义 财务档案是专业档案的一种，它是经济活动的 历史记录和经营效果的综合 反映，也是开展经济活动、进行经济分析研究的重要依据和参考资料。 第 1 页 共 16 页 五、财务档案的分类 财务档案分为内部留存财务资料档案、对外报送财务资料档案与外部专业机 构提供的专业报告档案。 （一）内部留存财务资料 内部留存财务资料分为会计核算档案、财务管理档案、客户资料档案以及其 他财务档案四类。 1、会计核算档案范围 会计核算档案包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料。 ①会计凭证 会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括记账凭证、记 账凭证汇总表、银行对账单、银行存款余额调节表、资金盘点表等。 ②会计账簿 会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连 续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、明细 分类账、现金日记账、银行存款日记账等。 ③会计报表 第 2 页 共 16 页 财务报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件。按时间可以分 为月度会计报表、季度会计报表、中期会计报表以及年度会计报表，包括四表一 注（资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表以及财务报表附注） 以及其他内部报表等。 ④其他会计核算资料 包括企业所得税汇算清缴底稿、审计调整数据底稿、对外开具的各类发票、 收据存根、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、财务情况说明等。 2、财务管理档案 ①预算资料：包括公司总部及下属公司编制和上报的季度、半年度、年度预 算及预算执行情况表以及公司各职能部门年度费用预算表。 ②财务分析报告：包括公司总部及下属公司编制和上报的季度、半年度、年 度财务分析报告。 ③税收筹划报告：是指由公司财务部编制并经过相关领导审核认可的 税收 筹划报告。 ④投资分析报告：是指由公司财务部编制并经过相关领导审核认可的项目 第 3 页 共 16 页 投资分析报告。 ⑤融资分析报告：是指由公司财务部编制并经过相关领导审核认可的 融资 计划分析报告。 3、客户档案（是否由财务部管理待商榷） 包括本公司与客户签订的业务合同、客户基本资料、与该客户有关的文书等 4、其他财务档案 主要指银行流水、业务合同、财务制度文本、会议纪要、银行开/销户审批及 资料、税务事项通知书、关联公司上报资料、公司内部培训资料等。 （二）对外报送财务资料 1、对金融机构：主要指对银行等金融机构报送的融资类、按揭准入类资料 以及后续报送资料。 2、对税务局：主要指对税务局报送的纳税申报表、财务报表、重点税源报表 减免税申请、手续费返还申请、财务情况说明、纳税说明等。 3、对统计局：主要指对统计局报送的企业基本信息表及财务数据。 4、对社会公众（若有）：主要指公司上市后对社会公众披露的财务报表报 告以及发布的各类通知文书。 第 4 页 共 16 页 对外部单位报送的资料需全部存档，特别是加盖了公司印章的资料，以备 查阅。 （三）外部专业机构提供的专业报告 主要指公司聘请的外部专业机构提供的专业性报告，如年度审计报告、专项 审计报告、财务尽职调查报告、资产评估报告、企业所得税汇算清缴报告、房屋测 绘报告等，专业报告可能是对外的，也可能是对内的。 六、财务档案的管理要求 （一）分类管理。财务资料归档前应先分类，再按照类别有序地放进档案盒 档案柜中。归档前应仔细检查资料，降低归类错误的可能性。 （二）及时归档。财务资料形成后应及时归档，避免资料混杂、遗漏,特别是 对外报送资料，报送完毕后应立即归档。 （三）在职责、权限范围内归档。因各财务人员职责不一、权限不一、部分财 务资料开放程度不一，故每人只需且必须对自己经手的财务档案归档并进行保 管。 第 5 页 共 16 页 七、财务档案的装订、归档和保管 除了已经装订成册的文本外（如外部机构提供的专业报告、合同、收据存根 联等），其他财务资料必须装订成册。各财务资料装订时间不一，会计凭证每月 装订一次，次月 10 日前完成上月凭证装订，装订好的凭证按年分月妥善保管； 除了会计凭证外，其他财务档案平时需做好归档工作，每年度最少装订一次， 次年 2 月前完成上年度资料的装订。 （一）会计凭证的装订 1、会计凭证装订前的准备工作： ①整理检查每一个凭证要件是否齐全，要件是否按序排列。付款凭证要件排 列顺序为：记账凭证、审批单、发票 、合同及其他附件、银行回单；收款凭证要件 排列顺序为：记账凭证、其他附件、银行回单；计提类凭证及调整类凭证的附件 为：记账凭证、附件；本月记账凭证明细表应放置于第一笔凭证前面；银行对账 单、现金盘点表、银行存款余额调节表应置于最后一张会计凭证后面随凭证一起 装订。装订前要件需齐全，若有极个别要件不齐却必须装订的，需在相应位置放 第 6 页 共 16 页 置空白粘贴单，做好记录，并在要件到达后立即粘贴上去。 ②检查凭证是否按序排列，如有颠倒要重新放置，发现缺号要查明原因。 ③摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件 要折叠成同记账凭证大小，尽量避开装订线，以便翻阅保持数字完整； 2、会计凭证装订时的要求 ①装订应尽可能缩小所占面积，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露 面，以便于事后查阅。A5 版凭证应沿凭证包角装订线内侧打两孔进行装订，A4 版凭证应于凭证左侧 1.5 厘米处均匀打三孔进行装订。 ②装订凭证厚度一般为 2-3 厘米，需装订牢固，美观大方，A5 版凭证装订 时可采用硬纸板垫角。 ③凭证外面要加牛皮纸封面，封面规格应略大于记账凭证。 3、会计凭证装订后的注意事项 ①每本凭证封面上填写好公司名称或项目名称、凭证期间、凭证种类、起止 号码、凭证张数等信息，包角上填写期间与起止凭证号信息。 ②将全部会计凭证按年编号，于包角显眼处写上本凭证编号，按编号顺序 入柜，以便调阅与检查凭证是否遗失。 第 7 页 共 16 页 （二）会计账簿的装订 1、现金日记账、银行存款日记账的装订：现金日记账与银行存款日记账若 是采用纸质账簿进行登记，则无需装订，会计年度终了将账簿归档保管；现金 日记账与银行存款日记账若是采用电子账簿进行登记，需年度终了后打印出来 装订成册。 2、总账与明细分类账的装订：会计年度终了两个月内，会计需将上年度总 账、各明细分类账、重要客商往来明细账、关联方往来明细表打印出来，装订成 册。 3、装订要求 ①明细分类账应按科目顺序、时间顺序排列，总账在前，明细账在后，客商 与关联方往来单独装订，装订前加上前后牛皮纸封面，于账簿左侧 1.5 厘米处 均匀打三孔进行装订，每册厚度约为 2-3 厘米。 ②会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页的现象; ③封面应齐全、平整，注明所属年度及账簿名称。 （三）会计报表的装订 第 8 页 共 16 页 会计报表应按月份排列，每月报表的放置顺序为资产负债表、利润表、现金 流量表、所有者权益变动表（若有）、财务报表附注或者财务说明、公司内部报 表，装订要求参见会计账簿的装订要求。 （四）其他财务档案的装订 原则上其他财务档案平时做好分类保管工作，一年一装订，若是财务资料 是针对某专项的，如为银行某一笔贷款提供的资料，需事项结束后及时装订； 装订前应仔细检查待装订资料，确保所有资料准确地放入所属类别、按照先后顺 序排列、无遗漏现象。具体装订要求参见会计账簿的装订要求（厚度较薄的可直 接用订书钉装订） （五）财务档案的归档 财务资料装订好后应分门别类，编号后装入档案盒，编号应和明细清单一 致。若资料较少，同一档案盒可装入不同类别的资料，档案盒侧面应贴上标签， 注明盒内资料的名称，标签名称应采用打印方式，档案盒内放置本档案盒保管 资料的明细清单。档案分年度归档。每个档案盒都应编号，编号及其装置内容应 录入电子表格形成完整的索引目录，以便后期查找。 第 9 页 共 16 页 （六）特殊合同的管理 1、特殊合同的范围 特殊合同指在法律上存在一定风险的合同，具体如阴阳合同、挂靠协议类敏 感合同。 2、特殊合同的管理 ①阴阳合同：阴阳合同指合同当事人就同一事项订立两份以上的内容不相 同的合同，一份对内，一份对外，其中对外的一份并不是双方真实意思表示， 对内的一份则是双方真实意思表示。资料管理人应在收到阴阳合同后向合同签订 人确认合同的内外属性，并在合同右上角用铅笔标注特定字符。资料管理人应当 建立阴阳合同台账，明确内外合同的差异，以及通过台账对阴阳合同做统一管 理。登记台站后，对外合同应当放置到财务经理指定的、专门的档案盒进行保管 对内合同则放入普通合同进行保管。合同归档前，内外合同应交由财务经理审阅 若阴阳合同涉及工程结算，结算书也应有阴阳两份，对外结算书应与对外合同 一同保管。 ②挂靠协议：挂靠行为指一个施工企业允许他人在一定期间内使用自己企 第 10 页 共 16 页 业名义对外承接工程的行为，一般而言挂靠协议约定了承接工程的具体内容、挂 靠期间与挂靠管理费等，为特殊合同。资料管理人应当建立挂靠协议台账，收到 挂靠协议后应立即登记台账，并告知财务主管或财务经理，将协议放进财务经 理指定的档案盒进行保管。 （七）税务事项通知书的管理 财务人员收到税务事项通知书后，应该及时告知财务主管，回执联应填写 回执日期后盖章再返还税务局。税务事项通知书应当单独存档。 （八）财务档案的备份制度 除了会计凭证外，其他的财务档案需同时保留电子档与纸质档，电子档应 每月或每季度拷贝至移动硬盘进行保存。 （九）财务档案的保管要求。 1、档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防 火器材。 2、档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。 3、档案室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀鼠咬。 4、档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅， 第 11 页 共 16 页 并防止潮湿； 5、设置归档登记簿、档案借阅簿，严防毁坏损失、散失和泄密； 6、会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。 （十）档案保管期限 1、原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15 年 2、银行存款余额调节表和银行对账单