公司备用金管理及 财务报销制度 公司备用金管理及财务报销 第一章总则 第一条为严格控制费用支出，加强费用管理，提高公司效益，本着合 理、节约的原则，根据公司财务管理制度的有关规定，制定本制度。 第二条本制度中所称费用是指差旅费、住宿费、市内交通费、业务招 待费、通讯费、办公费及其他费用等。 第三条本制度适用对象为公司总经理及以下人员，总经理以上高层管 理人员（仅限董事长）费用按实报销，无出差补贴等。 第二章备用金借支程序 第四条公司员工因公出差、公办，为保证公司业务的合理需要，按审 批权限批准后，可向财务部预借一定数额的备用金。 第五条备用金借支程序。借款人因公办应填写出差申请单，即派差单 ， 按规定程序批准后到财务部应收往来会计处领取借款单并填制借款单（借 条），按第四章规定权限审批后交应收往来会计编制记账凭证，由稽核岗 位会计复核，出纳根据复核后的记账凭证，向借款人支付备用金。借支 5000 元以上的大额备用金须提前一天通知财务部。 第六条备用金借款人须在公司业务完毕后 5 个工作日内到财务部结清 备用金。次年 1 月 6 日前，上年所有个人借支的备用金都必须结清归还， 逾期不还的，一次从工资中扣回。 第七条借款单是财务账务处理的依据之一，是业务发生的原始记录， 报销费用时借款单不予退还；归还多借备用金时，由出纳开具收据给报销 者本人，借款单也不予归还。 第八条备用金是为保证公司业务需要而设，因私不得借支备用金。 第三章费用报销程序 第九条费用报销程序：报销人按下款要求自行粘贴票据并填制费用报 销单或差旅费报销单（差旅费报销明细表），按第四章规定权限审批后交 费用会计编制记账凭证，由稽核岗位会计复核，出纳根据复核后的记账凭 证向报销人支付 1 报销款或收取归还的备用金余款；出纳收取归还的备用金余款须向报 销人开具收据，借款单不予退回。 第十条对原始票据的要求： ⑴所有票据必须是合法的正式发票，除定额票据外，其余票据都必须 是一次性套写清楚的票据，收据（财政票据除外）及白条不予报销；业务 中因个人原因违章的罚款单据不予报销；特殊情况下，必须说明情况合理 后，必须总经理签字批准。 ⑵原始票据的粘贴。交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界 ， 须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留 出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。 原始票据必须按交通票据、住宿票，招待票等不同类别和不同金额， 分门别类进行粘贴或分类别审批报销，不能混合粘贴。 ⑶除交通票据外的其他票据，报销人须在每张票据正面空白处注明票 据金额开支的用途并签名。装卸费、运杂费、仓租费、保险费等票据须注 明业务或提供相应的单据号并签名。 ⑷不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重 新整理。 ⑸对于审批手续不全的原始凭证，会计不得编制记帐凭证，出纳也不 得付款。 ⑹未按规定时间报销的，财务部门应于当月工资中扣回预借的款项， 待报销时再行支付，并从 6 日起按日加收借款额 1%的资金占用费用，从借 款人工资中扣除，当月费用必须在次月 3 号前报销。 ⑺财务部有权对不实的费用向员工直接查询，如有虚假行为取消该项 费用报销，并处于允许报销总金额的 20%的罚款。 ⑻、出差人员应认真填写派差单，派差单作为差旅费报销的依据，缺 一不可，否则财务部不予报销各种费用（后附派差单）。 第十一条费用报销后，财务部费用会计应记录个人费用登记帐簿，按 月上报财务部经理、总经理审阅。业务员的费用列入个人销售费用进行收 入成本费用考核。 第四章审批权限 第十二条备用金借支审批权限： ⑴备用金借支金额在 3000 元（含本数）以下的，由部门经理签字确认， 主管副总经理审核签字，财务部经理签字批准； ⑵备用金借支金额在 3000 元以上的，由部门经理签字确认，主管副总 经理审核签字，财务部经理签字核准后，报总经理签字批准； ⑶财务部经理借支必须由总经理签字批准。 第十三条费用报销审批权限： ⑴部门经理以下人员报销，由部门经理签字确认，主管副总经理审核 签字，财务部经理签字核准后，报总经理签字批准； ⑵部门经理的费用报销由主管副总经理审核签字确认，报财务部经理 审核签字后，报总经理签字审批； ⑶副总经理的费用报销由财务部经理审核签字后，报总经理签字审批； ⑷财务部经理的费用报销由总经理签字审批。 ⑸总经理不在时，备用金借支由财务部经理请示总经理批准，待总经 理返回时补签。 第十四条总经理、董事长使用资金或报销直接通知财务部经理，由财 务部经理及时指派人员办理。 第五章出差补贴标准 第十五条出差是指公司人员受公司主管负责人派遣（派差单）在公司 办公所在地城市以外的地区履行公务，并根据本制度的规定享受相应的出 差伙食补贴标准、交通工具标准及出差住宿标准；在公司办公所在地城市 市内履行公务不享受出差伙食补贴。 第十六条公司员工出差应严格履行报批手续，未经批准不得自行出差， 自行出差或因私外出所发生的费用均由其本人自行承担，公司不予报销。 第十七条公司各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务的期限， 确定合理出差日期，逾期出差应向主管负责人报告，对因公出差人员，按 相应标准报销出差费用。 第十八条员工出差分“长途”和“短途”两种，即当天能往返的为 “短途”，出差时间在一天以上的为“长途”。 第十九条长途出差地点区分为 1 类区，2 类区，港澳台地区三种，即： 二类区：特区、上海、北京、广州；一类区。除二类区以外的地区。 第二十条出差住宿费报销，在标准以内据实报销。 职务一类区（元/人/天）二类区（元/人/天）一般人员 120160 科长、 主管、工程师级 140180 部门经理级 160220 第二十一条员工短途出差视同出勤，不再享受出差补贴。第二十条长 途出差补助，按规定标准填写补助费，一类区 40 元/天/人，二类区 60 元/ 天/人。 第二十二条员工出差乘坐交通工具：公司副总经理及以上领导可乘坐 飞机、软卧、轮船二等舱；部门经理级：可乘坐飞机、软卧、硬卧、轮船 三等舱，乘坐飞机、软卧需报总经理批准、乘坐软卧仅限正职；其余员工 乘坐火车硬卧、轮船四等舱。 第二十三条住宿费，交通费按规定标准之内凭票报销，超标自付，从 补助费中直接扣减补助费不足以扣除的，不足部分从工资中扣除。对于参 加包括住宿、市内交通与生活费用在内的会议和由邀请方承担费用的会议， 不享受任何补助。 第二十四条出差人员的伙食补贴天数按出差自然天数减去一天计算， 即算头不算尾（当天出差当天返回的不报销伙食补贴）；住宿标准按实际 住宿天数计算。 第二十五条出差人员超标准乘坐交通工具须经总经理签字同意方可报 销，并须事先请示。 第二十六条长途交通票据如果遗失，须写出书面报告，且有 1 人以上 同行人员或有关人员签字证明，经部门经理签署意见，报主管副总、财务 部经理、总经理审批后，按票价的 50%报销。 第二十七条司机带车出差且当天不能返回的，每天住宿、生活补贴按 一般员工标准执行。 第二十八条公司员工出差途中，经批准可绕道回家探亲，其车船费由 公司负担，在家期间不享受伙食补贴，不予报销住宿费用。 第六章房屋租赁费 第二十九条长期住外业务人员租房标准（含水电费、固定电话费、物 业费等费用）：特区 800 元/月以内；直辖市 600 元/月以内；其他地区 300 元/月以内，据实报销。 第七章市内公共交通费标准 第三十条市内交通费是指公司员工在公司所在地或办事处所在地办理 公务所发生的交通费（包括公共汽车费和出租车费），公司员工上下班或 因私所发生的交通费不在此列。 第三十一条有伙食补助的人员，市内交通费包含在补助费之内，没有 补助费的，按实际发生公交车费用报销，公交车票除二人及以上同行外均 不得连号。 第三十二条所有因公报销出租车费用的，必须在出租车票背面注明往 返地点及用车事由，按审批权限进行批准。 第八章通讯费标准 第三十三条通讯费指因公使用通讯工具而发生的费用，包括移动电话、 固定电话等。通讯费一律实行凭票限额内报销。 第三十四条使用移动电话的员工，其裸机的购置费一律由使用者本人 负担。 第三十五条通讯费报销标准： 副总经理 300 元/月；部门经理 200 元/月； 车间主任、科长以及特殊岗位人员 100 元/月。 第三十六条对于享有出差补助费的业务人员，通讯费包含在补助费之 内，不得另外报销通讯费用。有规定定额通讯费的人员，不得以出差为由， 额外报销通讯费。 第三十七条享受通讯费报销标准的人员必须保持 24 小时（含节假日） 通讯畅通。 第九章业务招待费标准 第三十八条业务招待费是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发 生的费用。 第三十九条各部门人员因公接待外单位人员，建议安排工作餐，需要 到外面宴请的，须事先取得部门经理、主管副总经理同意，否则不予报销。 部门需安排接待工作餐的，须经部门经理批准由公司办公室统一按排并登 记备案，记入部门招待费。 第四十条各部门人员因公出差确需应酬的，须事前电话请示部门经理、 主管副总经理同意，限额接待。 第四十一条招待费发票日期栏必须填写清楚，报销时应附有业务事由、 具体人数、时间、地点、批准领导等。 第十章办公费标准 第四十二条办公费是指办公用品、印刷品及其它办公物品等的支出。 公司办公费统一由办公室指定专人进行控制与管理。 第四十三条各部门申请购置办公用品、印刷品等其它办公物品时，需 注明用途、数量、规格型号，办公室需查明是否可调节使用，再确定是否 购买，报财务部经理，总经理审批后执行。 第四十四条办公室负责办公用品领发的人员，每月需填报办公用品、 印刷品等购、领、发、存报表，按部门分类归档，报送财务部和各有关部 门。 第十一章其他费用标准 第四十五条礼品费。因工作、业务特殊需要，需赠送有关部门人员或 客户礼品的，由董事长或总经理安排采购，其他个人不得私自赠送礼品。 第四十六条加班费。加班费由人力资源部按国家和公司有关规定办理， 月底随同当月工资一起发放。 第四十七条福利费。公司发放给职工的各种福利，须由总经理批准， 由综合管理部安排采购并按规定制度发放。 第十二章其他规定 第四十八条主管及以上人员的职务以人力资源科的正式任免通知为准， 对外使用的职务不对内使用，也不享受本制度规定的各项对应级别标准报 销有关费用。 第四十九条休探亲假人员的费用报销标准按人力资源部的规定执行。 第五十条备用金借支和报销单据的审核，财务部随时受理，但审批和 报销款的领取时间为每周星期 2、4，其余工作日财务部不予办理。 第五十一条本制度自 20XX 年 9 月 1 日起实行。 第五十二条本制度由财务部负责解释。