财务付款管理办法 文件编号：HT-CW-004 1 目的：为了加强公司内部管理，规范公司财务付款制度,落实工作责任，特制定本制度 2 范围：适用于公司报销付款的管理。 3 权责： 3.1 运营管理部 3.1.1 负责供应商信息、采购合同原件、价格表提供； 3.1.2 负责及时、准确提供各类付款单据； 3.1.3 负责及时跟回已付货款的增值税发票或收据； 3.1.4 负责采购发票到达公司，及时报销挂账； 3.1.5 负责与供应商对账； 3.1.6 负责与财务部每月对账，提供应付账款相关报表； 3.2 质量部 3.2.1 负责采购物品在使用中发现的问题及时反馈给采购部门、财务部； 3.2.2 负责审核付款申请所涉及的质量相关的问题。 3.3 财务部 3.3.1 负责采购合同原件的保管； 3.3.2 负责对各部门提供的付款单据进行审核，并及时、准确安排支付； 3.3.3 负责对付款环节风险进行有效控制； 3.3.4 负责出具应付账款余额表。 4 定义： 5 作业内容： 第一部分：类别划分 5.1 付款类别划分 5.1.1 专项支出主要包括固定资产购置、模具购置、软件及其他所有专门立项的费用等。 5.1.2 采购、委外加工付款主要包括原料、配件、外购产品、包装物、委外加工费等。 第二部分：应付账款信息的管理 5.2 应付账款的供应商信息管理 5.2.1 综合管理运营部负责人为供应商信息档案的最终责任人。 5.2.2 供应商信息档案为公司重要档案，所有经管人员须妥善保管。 5.2.3 综合管理运营部合同签订后，合同原件及时上交财务部留存。 5.2.4 应付账款的内部管理报告制度 为确保各类业务单据按时取得及保证与供应商帐目相符，各采购业务人员应以 供应商为标志，建立格式统一的采购业务备查台账，并与公司财务部、供应商 实行定期对帐制度。 第三部分：付款流程 5.3 付款流程 5.3.1 预付款（订金）支付 5.3.1.1 提交单据：付款申请单 5.3.1.2 提交单据规范要求： 付款申请单：必须有采购部门经手人、运营管理部负责人审核签名。付款申 请单的“收款单位”、“收款账户信息”、“金额”、“备注”栏要填写清 晰、齐全。 5.3.1.3 财务审核控制要点： 付款申请单据权责人员的签字齐全性进行审核。 对采购报价单的单价及采购数量、及预付款比例，与付款凭单填写额进行符 合性审核。是否与合同一致。 5.3.1.4 财务审核后单据流向：财务部审核通过后，提交总经理批准付款。 5.3.2 非预付（订金）支付（不包括采购人员报销已付材料或物品款的情况）： 5.3.2.1 提交单据：付款申请单、供应商送货单、本公司入库单（黄联） 5.3.2.2 提交单据规范要求： （1）付款申请单：付款申请单上的“收款单位”、“收款账户信息”、 “金额”、“备注”栏要填写清楚、正确、齐全。同时要有采购经手人及 采购主管审核 签名。 （2）供应商送货单：必须有本公司仓管人员签收签章。 （3）本公司入库单：入库单各项目必须填写准确、清晰、项目齐全。 5.3.2.3 质量负责人审核要点 付款物品、模具、设备是否有质量问题，质量方面是否同意付款。 5.3.2.4 财务审核要点 （1）应对以上提到的各项单据权责人员的签字齐全性进行审核。 （2）对采购报价单或采购合同比较，单价及采购数量、应付款金额，与付 款单填写额进行符合性审核。 （3）审核入库单各项目是否与供应商送货单相符。 （4）审核实际收料数量是否与付款申请单相符。对于超量采购的情况，有 无特别批准。 （5）原始单据附件不齐、不清晰，财务有权将单据退回。 （6）采购相关责任人未按规定执行, 财务有权拒付货款； 5.3.2.5 财务审核后单据流向：财务部审核通过后，提交总经理批准付款。 5.3.3 采购部人员报销已付物品款的审核 除按 5.3.2 规范操作外，采购人员报销时，还要提供付款收据（票据付款附 收据）或发票。 5.3.4 非采购部人员报销已购物品的审核 5.3.4.1 提交单据：付款申请单、入库单 5.3.4.2 单据提交要求： （1）付款申请单必须有相关权责主管核准。 （2）入库单必须有仓管签收，且填写清晰、不准涂改，如有涂改必须有涂 改人签名，并说明原因。 （3）入库单上必须注明收料明细，不可填写如“收***一批”字样。 无论金额大小，都要办理入仓手续。 5.3.4.3 质量负责人审核要点 付款物品、模具、设备是否有质量问题，质量方面是否同意付款。 5.3.4.4 财务审核要点 财务严格按 5.3.2.4 要求进行审核，对于不符合要求的一律退回补正。 5.3.5 付款资金按排 5.3.5.1 为保证货款的及时安排，付款申请单提前二至三天送交财务部门进 行审批，以便合理安排资金； 5.3.5.2 付款申请单经总经理审批后，财务根据资金情况合理安排货款。 5.3.6 货款支付 5.3.6.1 支付供应商款，由出纳通知经办人，有经办人领收款人到财务办理 领取现金或领取票据（供应商收款人需带盖有公司财务章收据）；根据供应 商的需要，出纳提供银行汇款底单，交由采购复印并由采购传真给供应商； 采购可查阅票据付款登记簿了解付款情况和进度。 5.3.6.2 货款支付记录控制 （1）现金及电汇付款申请单，在总经理审批后，付款完毕直接 在 ERP 应收应付中进行登记。 （2）对于付票据的付款申请单，在票据开具填写、复印后，付 款完毕再在 ERP 应收应付中进行登记。 （3）已登记付款记录，必须在付款申请单背面注明“已登记”。 财务会计控制仓库材料单据交单时间（依据财务部下发制度 RCCW-3-002 执行）。并及时将入库单据录入采购明细表中。 （4）为防止付款记录登记的漏登，财务会计在每月与采购、仓 库对账时，同时要检查采购明细表中有关漏登付款。（此项工作 每月执行一次） 5.3.7 增值税进项发票控制 5.3.7.1 采购经办人开票前，必须先与供应商对账，无误后方可让对方开票。 发票与入库单内容一致，客户开票必须在备注栏内填写我方入库单号 5.3.7.2 采购部门收到发票后要先进行初步审核， （1）发票开具的本公司名称、税号、地址是否正确。 （2）发票金额是否正确. （3）开具日期有无超过认证期限（180 天） （4）开具的发票有无错格、压线。 （5） 盖章是否清晰。 （6）开票、复核、收款人是否开具齐全。 （7）发票联次是否正确（发票联、抵扣联） 5.3.7.3 经办人员收到发票为增值税专用发票后，在收到发票后的第一时间把 增值税专用发票抵扣联交到财务部，严禁个人手中存放增值税专用发票抵扣联。 5.3.7.4 财务部会计除对上述 5.3.7.2 内容进行复核外，还要审核发票开具金 额是否与本司付款金额相符，对于不符的情况，及时与采购人员沟通解决。 5.3.7.5 财务部会计每月统计已付款尚未开具发票供应商明细，及时通知采购 跟回进项发票。（此表一式两份，一份采购，一份财务留存） 5.3.7.6 每月采购部要积极配合财务部的进项发票收回计划. 第四部分：应付账款监控制度 5.4.1 付款申请前，要仔细核对供应商款项金额的正确性。核对准确后填写付款单据。 5.4.2 供应商开的收款收据，要在当天或第二天及时交出纳处款。 5.4.3 付款通过银行汇款的单位，出纳付款后负责将信息及时反馈给采购人员。 5.4.4 出纳付款当天（现金、支票、承兑、银行汇款），应在 ERP 应收应付中录入付款信息。 财务部每月 1 号出具月应付账款付款明细表给采购部。便于核对付款情况，产生差异及时解决。 5.4.5 付出票据时，应注意下列事项 第五部分：监控条例 5.5.1 对提供付款资料不正确，造成款项，或出纳付款失误，错付。对责任人按 0.5 点进行扣 罚。 5.5.2 前期采购入库物品，本期付款，发票当月必须开具，采购人员及时催要。必须在 25 前报 销。没及时报销对经办人、部门责任人每次罚款 50 元。 5.5.3 本期采购入库物品，本期付款，发票当月必须开具，采购人员及时催要。必须在 25 前报 销。没及时报销对经办人、部门责任人每次罚款 50 元。 5.5.4 前期及本期采购入库物品，发票已开必须当月挂账，采购人员必须在收到发票 5 日内报 销。没及时报销对经办人、部门责任人每次罚款 50 元。 第 14 条 收取款项后，收款人款项遗失或发生短少由收款人承担所有的经济损失。 第 15 条 未及时反馈款项入帐信息和及时登记入帐，对责任人按每次 50 元进行处罚。 第 16 条 不按时提交相关报表的业务员每次罚款 30 元。 2、 使用表单： a) 入库单 b) 请购单 c) 采购报价单 本文件自下发之日开始执行。 工作指导书 应付账款管理办法 文件编号：RC-CW-003 版本： 第 1 版 第 次修改 生效日期： 2017 年 1 月 1 日 第6页 共6页 编 制 审 核 审 批 日 期