商贸公司财务管理制度范本 一.资金管理制度 1、现金管理 1.1、现金科目设两个子目---货款户和费用户，具体核算见第二章。 1.2、出纳应保证库存现金的日清日结，月末应编制银行存款余额调整表，以保证银行日 记账账实相符。货款现金必须送存银行，不准坐支。 1.3、库存现金定额核定为 5000 元，如有多余费用现金应该及时送存银行，保证现金安 全。 1.4、会计应定期、不定期对库存现金进行监盘，每月至少监盘三次，编制"库存现金盘点 表"；审核出纳编制的"银行余额调整表"，对未达事项进行落实。 2、银行存款管理 2.1、销售分公司资金实行收支两条线的原则。各销售分公司必须开设收支两个银行账户， 即货款户和费用户；账户资料交股份公司财务部备案。货款账户只收不支，所有货款回笼到该 账户；费用账户用于销售分公司的各项费用、税金等支出结算。 2.2、新开账户。销售分公司不得随意开设银行账户，若因业务需要而必须开设新的银行账 户，需报告股份公司财务部同意。银行账户要及时进行清理，对于用途不大的银行账户要及时 消户，并报股份公司财务部备案。 2.3、回款。对于销售回款要及时汇入总部银行账户，销售分公司的货款账户余额达到 2 万 元时，或货款停留达一周以上，必须即时汇入股份公司总部指定账户，每月 25 号前必须把所 有货款账户的余额汇入总部账户。 2.4、费用账户。销售分公司的费用开支等所需资金由股份公司财务部根据月度预算下拨至 各分公司的支出账户，具体办法详见《费用管理制度》。 2.5、支票管理。凡不能用现金收付款的各项业务，一律应通过银行转帐进行结算。 （1）公司支票的购买由出纳员负责，并填写支票备查簿，支票备查簿由销售公司财务经 理保管。 （2）空白支票由出纳员负责保管，签发支票所需的财务章由财务经理保管，人名章由出 纳保管。 （3）现金支票只能由出纳员从银行提取现金时使用，公司与其他单位之间金额在结算起 点以上的经济业务往来，一律使用转帐支票。 （4）各部门或个人因工作需要领用支票时，应填制规定的借款单，由部门经理和财务部 门经理审核签字，并报分公司总经理批准后，由出纳人员签发。借款人应在支票领用之日起， 十日内到财务部办理报销手续，其程序与现金支出报销程序一样。支票领用人应妥善保管已签 发的支票，如有丢失应立即通知财务部门并对造成的后果承担责任。 （5）出纳员不得签发不确定的日期的支票，不得签发任何种类的空白支票，当付款金额 无法确定时，可签发限额转帐支票，并写明用途和收款单位。 （6）财务人员不得在支票签发前预先加盖签发支票的印章，签发支票时必须按编号序顺 使用，对签错的支票或退票必须加盖"作废"戳记并与存根一起保管。 （7）应及时登记支票登记簿，与银行及时核对存款余额。 3、银行承兑汇票的管理规定 3.1 分公司收取银行承兑汇票必须经股份公司财务部（书面报告）才能收取，严禁收取省 辖的银行承兑汇票及注有"不得转让"字样的银行承兑汇票。 3.2 银行承兑汇票的票面要素必须齐全：日期大写；金额大、小写要一至；并必须有银行 的"汇票专用章"的钢印或红印（目前只有农行为钢印，其他银行均为红印）。银行承兑汇票下 面左边"承兑申请人盖章"处必须由承兑汇票申请单位（即出票单位）盖上预留银行印签，出 票人的全称与出票人签章的财务专用章必须完全一致，一字不漏，收款人的全称、账号、开户 行必须核对无误。 3.3 银行承汇票的出票人必须具备下列条件： A、在承兑银行开立存款账户的法人以及其他组织； B、与承兑银行具有真实的委托付款关系； C、资信状况良好，具有支付汇票金额的可靠资金来源。 3.4 银行承兑汇票期限最长不得超过六个月，即其出票日期与到期日不得超过六个月（含 六个月，但不能多出一天）。转账背书回股份公司的银行承兑汇票，必须取得连续背书，第一 背书人必须同票面收款人全称完全一致，一字不漏；第二背书人同第一背书人相同，依次前 后衔接，最后一次背书转让的被背书人是票据的最后持票人。 3.5 信用社无开具银行承兑汇票的资格，因此信用社出具的银行承兑汇票为无效银行承兑 汇票。各分公司收取的银行承兑汇票必须在当地向开票银行查询确认其为有效的银行承兑汇 票，并确信开票银行到期有能力付款（支行级的银行），才能发货。 3.6 分公司收取的银行承兑汇票除了通过分公司开户行向开票银行查询外，还必须带银行 承兑汇票到分公司开户行找银行票据的专业人士辨别银行承兑汇票的真实性及有效性。如收到 的银行承兑汇票是同城银行开出的，要求财务经理亲自到出票行落实该票据的真实性和有效 性。 3.7 分公司收取的银行承兑汇票以分公司为收款人（或被背书人），且必须在收取银行承 兑汇票的二个工作日内将所收取的银行承兑汇票背书寄回股份公司财务审计部。在背书栏盖分 公司银行印鉴章的同时，必须注明被背书人的全称，以免银行承兑汇票遗失给总公司造成损 失，如在背书栏内盖章，而没有注明被背书人的全称，如果该银行承兑汇票遗失，任何单位 或个人即可将该银行承兑汇票送往银行解付或贴现。 4、借支制度。公司人员借支应该根据需要核定额度，填写借支单，由财务经理和销售分公 司经理审批。上一笔借支未清账，不得再次借支。公司员工出差借时需附经审批后的《出差申报 单》。 5、关于严禁非授权人员向经销商（客户）收（借）取"钱、物"的规定 为防范风险，防止经济纠纷，现就关于禁止分公司员工到经销商（客户）处借款、借货事宜规 定如下： 1、股份公司严厉禁止销售分公司任何人员到公司的任何经销商（客户）处借款、借货；禁 止业务人员为任何经销商（客户）带款、带货。 2、销售分公司财务经理要负责给与分公司有往来关系的每一个经销商法人发一份书面函 件（一式二份并盖公司财务章，由分公司总经理签发，经销商法人签章确认后，分公司财务 部回收一份存档备查，经销商自留一份），明确股份公司严禁业务员到经销商（客户）处借 款、借货及其他任何经手钱、物的事情。 二.往来账管理制度 1、应收账款的管理 为了进一步规范销售，减少经营风险，保证公司的财产安全，最大限度在减少呆账、坏 账，对销售分公司应收账款的管理作出如下的规定： 1.1 公司的产品销售规定是："现款现货、款到发货"的原则，所以原则上销售分公司月末 不允许有应收货款余额。 1.2 各销售分公司原则上不允许赊销，对确需赊销的，应先向股份公司财务部提出书面报 告，报告中必须要说明出现应收账款单位的资信状况（包括其经营资格、资信状况及经营能力 等）并有分公司总经理、财务经理签署意见，报告经股份公司财务部、销售总监、总经理审批， 且该应收账款的期限不能超过一个月。对应收账款超过一个月的单位，分公司必须及时书面报 告股份公司财务部并采取措施，并指定专人负责解决。 1.3 有应收账款的分公司财务经理每月应编报"应收账款账龄分析明细表"对分公司的对外 应收账款作详细的分析，不得只报余额不作账龄分析。每月末都必须与经销商对账，并获得经 销假商签字、盖章的确认书。 1.4 销售分公司不得以"应收账款"来调节销售额，任何虚增虚减"应收账款"发生额、人为 提高或降低销售业绩的做法，均属做假账的违规行为，一经查出将按违反财经纪律从严处理 分公司总经理和财务经理，分公司必须要加强对应收账款的管理，坚决杜绝呆、坏账的发生， 特别是分公司财务经理，绝不能做假账，否则，股份公司将追究当事人的经济责任，直至免 职。 2、内部往来管理 内部往来科目核算分公司与股份公司货款、费用等经济业务往来的结算，各销售分公司之 间不能有任何往来挂账。 2.1、本科目按单位设置明细科目: 2.1.1 当收到大连分公司开具的税票时,按税票上的价款借记"库存商品"，按税票上的税额 借记"应交税金--应交增值税（进项税额）"，按税票总额贷记"内部往来"。当分公司把货款划 回股份公司总部时，借记"内部往来"，贷记"银行存款-货款户"。 2.1.2 股份公司拨付给各销售分公司费用时，分公司借记"银行存款-费用户"，贷记本科目。 2.2、为了保证股份公司与大连分公司、各销售分公司的往来账项清楚准确，有据可查，所 有往来账项均需使用有编号的一式三联的《转账通知单》，《转账通知单》由经济业务发生的单 位填写，并送交双方同时入账。内部往来业务必须每月核对，根据总公司的对账单编制一式两 份的《内部往来调节表》，双方各执一份存档备查，调节项目只允许是时间差的调节，并要及 时查明原因给予调整。 三、固定资产及低值易耗品管理制度 1、会计政策：固定资产的入账原则及折旧政策详见会计政策部分；低值易耗品的会计政 策详见会计政策部分。 2、管理部门：销售分公司的固定资产由分公司财务部统一管理。固定资产取得后，即由财 务部门依其类别及会计科目予以分类编号并贴粘标签；低值易耗品由仓库保管。 3、移交：对于固定资产应按所列使用部门详细列清册办理移交。低值易耗品的领用按照库 存商品出库程序审批后领用。 5、盘点：销售分公司固定资产应由财务部门会同使用部门每年盘点一次。另外应该于每季 度就固定资产的项目中根据登记卡册，每一类别至少抽点十项，盘点后应填造"盘点表"一式 三份注明盈亏原因，一份自存，一份报分公司总经理，一份送股份公司总部财务部门。财务部 门对于盘盈或盘亏除应专门说明原因报股份公司总部财务部，根据盘盈盘亏原因做出相应处 理。 6、购置审批程序及相关手续：销售分公司无权购置任何固定资产，若需购置，必须向股 份公司财务部在月度预算中列出预算，并专项报告，经股份公司总经理和相关权力部门批准 后购置。低值易耗品在月度预算中申请，在物料消耗中列支。 7、保险：根据固定资产的使用要求办理财产保险。 8、费用承担：固定资产折旧及其他使用费由分公司承担。 四、发票管理制度 为加强各销售公司购、销货发票的管理，制订本制度。 1、对外销售开具发票的规定 1.1、各销售分公司根据税法等有关规定，由分公司财务经理或会计专人办理发票的领购、 开具和保管业务。 1.2、发票上的客户名称，要依据客户在税务部门注册登记单位全称为准，不得写错别 字，不得写单位简称；客户为自然人的，要如实填写姓名。 1.3、已开具的发票，须有经办人按发票全部联次一次性签字，经办人是客户的，还需注 明客户的身份证号码，然后由业务员签字确认，或附该客户的单位介绍信，随同发票记账联 交财务部门办理入账或归档管理。 1.4、发票由业务员亲自送达的，须向对方索取签收证明，并有收到人签字和单位盖章， 该证明要及时送交公司财务部门，附发票记账联后入账。 1.5、所有对外出具的发票，均得经办人在发票登记簿上签字登记。 1.6、凡是已实现销售，客户未索取发票的，必须开具普通发票附于记账凭证后，并计提 销项税，客户联单独由会计保管，并在发票登记簿登记。 1.7、对于赊销的，除经特殊审批外，欠款未收回前，不能将发票出具给客户。 2