XXX 食品有限公司 财务管理制度 第一节 总 则 第一条 为了加强 XXX 食品公司（以下简称公司）财务管理工作，规 范财务收支行为，统一报销程序及规定，合理调度资金和提高资金使用 效率，严格控制费用，根据国家有关法律、行政法规及公司的规定，特 制定本办法。 第二条 员工应本着“高效”、“节约”的原则处理公司各项事务，有计 划、有控制地安排各项开支。 第二节 第三条 会计核算基本原则 公司的会计核算按照国家规定的会计制度进行处理。 第四条 记账方法：借贷记账法。 第五条 核算基础：权责发生制。 第六条 记账本位币：人民币。 第七条 会计核算方法前后各期应当保持一致，未经合伙人会议同意不 得随意变更。 第八条 固定资产折旧年限 一、房屋、建筑物 20 年 二、机器、机械和其他生产设备 10 年 第 1 页 共 10 页 三、交通运输设备 8年 四、电子设备、电脑、办公及文字处理设备 第九条 3年 财务部门要定期和不定期的进行财产清查工作，确保公司财产 安全完整及帐实相符，提高公司资产使用效率。如果发生财产盘盈或盘 亏，应及时查明原因，并按规定程序报批后处理。 第三节 货币资金管理 第十条 经营中取得的各项收入必须及时入账，任何人不得以任何理由 或形式截流、挪用。 第十一条 资金的使用必须严格按照规定的签批权限。 第十二条 现金收支管理： 一、金额在 1000 元以上的支出，原则上使用支票支付，特殊情况经 总经理同意后，可支付现金； 二、为确保现金安全，同时又不影响现金的合理使用，库存现金一 般不超过公司三天的日常零星开支，超过部分应及时送存银行； 三、每笔现金收支必须根据审核无误的原始凭证办理，并及时登记 入账，任何人均不得以未经批准或不符合财务规定的票据、白条等充抵 现金，更不能挪用现金。财务负责人应当对出纳库存现金随时进行抽查， 确认是否相符并做好抽查记录。 四、库存现金必须做到日清月结，账实相符，发现问题要及时查明 原因并予以纠正，给公司造成损失的，责任人应承担赔偿责任。 第 2 页 共 10 页 第十三条 支票管理： 一、现金支票和转账支票由公司出纳根据用量到开户银行购买，同 时做好登记和保管工作； 二、为加强内部控制及审核程序，严禁让一人保管签发支票的所有 印章，财务专用章由财务负责人保管，法人章和支票由出纳保管; 三、出纳员应及时、正确登记各项收支业务，及时反映银行存款余额 定期与银行对账并编制银行存款余额调节表，保证账账相符、账实相符； 四、严禁将支票出租、出借或转让给其他单位和个人使用 第十四条 采用银行汇票、汇兑等其他结算方式的，应严格遵守《票据 法》和银行的有关规定。 第四节 会计档案管理 第十五条 会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表、经济合同、纳税 申报表、银行对账单及与生产经营管理有关的其他资料。 第十六条 财务应设置专人负责保管会计档案，定期将会计档案按类别 和顺序进行整理、装订、立卷及登记。 第十七条 会计档案保管期满需要销毁时，由档案管理人员提出意见， 经财务负责人初步审查后，报公司总经理批准后执行；需报合伙人会议 或者国家有关行政部门批准的，按照有关规定执行。 第二十一条 会计档案除总经理和执行总经理外，不得让财务以外的任 何人查询翻看，特殊情况需征得总经理同意； 第 3 页 共 10 页 第二十二条 会计人员因工作变动，会计档案需要移交的，必须办理交 接手续，并由监督人、移交人、接收人签字。 第五节 费用管理体制 第二十三条 日常费用主要包括办公及劳保用品、通讯费、水电气费、业 务招待费、差旅费、交通费、网络专线费、报刊费、邮政费、环卫费、维修费 （包括设备、办公器具等维修和维护保养等）、绿化费等其他公杂费等经 常性费用。 第二十五条 费用借支：各部门由于财务事项必须先付款后取得发票的 支出，日常开支备用金、出差人员经费纳入借支款项管理。费用借支应遵 循“当月借支，当月归还”的原则。 第二十六条 费用支出方式：1000 元以下的以现金结算，1000 元以上 的使用支票或公司账户转账结算； 第二十七条 费用报销：费用支出部门报销时应提供真实、合规的发票， 确保交易背景的真实性，对费用支出的真实性、合规性、合理性负责。 一、发票付款人必须填写“武汉法雅品质贸易有限公司”，发票付 款人不可漏填或填写“个人”，定额发票除外。 二、发票开具后必须加盖新版发票专用章（椭圆型外观），仅加盖 财务章或旧版发票不可作报销凭证。发票专用章上单位或个人名称应与 发票领用人，开具人一致。 三、手工发票必须书写规范，涂改发票一律无效。 第二十八条 费用报销基本要求： 第 4 页 共 10 页 一、必须取得合法、有效的原始凭证； 二、所有原始凭证必须按照经济业务性质（如：差旅费、招待费、办 公费、小车费）分类、分次、分页粘贴填制，并由经办人注明用途，所报 销的原始凭证张数和合计金额必须准确无误，粘贴要求整齐、美观； 三、涉及一次购买多项商品和物资的业务，必须附有明细清单（加 盖收款单位公章），清单的金额必须与发票金额一致； 四、对于购买的实物（如：办公用品、劳保用品），必须由使用人或 保管人员签字； 五、财务人员应当对报销单据所反映经济业务的合理性、合法性、真 实性进行认真审核，必要时有权向经办人或相关单位、个人进行核实； 六、对于已报销的单据，出纳应当在票据上即时加盖“现金付讫”、 “银行付讫”或“已核销”章。 第二十九条 差旅费的报销： 一、员工因公出差可以向公司借支，出差人员应填写“借支单”， 经相关授权人员签批后，到公司财务办理借款； 二、出差人员回公司后应当在一周内报销差旅费，不得累积后合并 报销，出差借支应遵循“前账不清、后账不借”的原则，财务人员要及 时督促借支人员按时报账，月底对借支情况进行清理； 三、出差人员报销差旅费，经相关授权人员签批后，到公司财务办 理； 四、出差期间发生的交通、住宿、伙食、电话及补助等各项费用，按 照公司《出差管理规定》的相关标准进行报销。 第 5 页 共 10 页 第三十条 办公用品及低值易耗品的报销： 一、需购买办公器具、办公用品包括办公桌椅、文件柜、沙发、茶几、 文具、文印用品、电脑等劳保用品的，应填写《办公用品购买申请表》， 经执行总经理审批后，统一采购；办公器具要登记造册，明确使用地点 和使用人，办公用品综合办公室必须指定专人对其办理领用登记手续。 出纳员定期对办公器具使用情况进行盘点，办公用品的购买、领用、库存 情况进行检查。 二、报销办公用品和劳保用品费用时，应当附有《办公用品购买申请 表》和相关验收、入库凭据。 第三十一条 业务招待费的报销： 一、经办人员报销招待费时，应注明招待事由、来客人数和陪同人员 等内容，招待费原则上接待一次报销一次，不得累积后合并报销； 二、因工作需要接待客户的物品做好购买和使用登记。需在外接待客 户的，事先填制《业务接待申请表》，招待标准严格按照公司《业务招待 管理规定》执行； 三、招待费的报销标准和接待规格，严格按照公司《业务招待管理规 定》执行。 第三十二条 通讯费用、交通费用、保险费用的规定： 一、通讯费用：执总以上管理人员据实报销，其他工作人员通讯补 贴发放根据工作情况另行拟定相关规定后执行； 二、交通费用：因工作需要发生的直接交通费用据实报销。 三、保险费用： 第 6 页 共 10 页 1、公司财产保险：经执总和总经理商议后购买； 2、人身保险：按照国家规定缴纳公司在册员工的“五险”，并为公 司员工购买意外伤害保险。 第六节 财务管理分工 一、会计（记账员、采购员）工作项目 （一）记账员 1、按国家统一会计制度规定设置会计科目，划清费用的开支范围及 营业内外收入。 2、及时确认销售收入，计算财务成果及各种税金，按期缴纳各种税 款。 3、负责公司的凭证审核，及时准确记帐，按日登记明细帐，定期 （不超过三天）登记总帐，不允许先出报表后记账。 4、对会计帐目及凭证要按期装订成册，妥善保管。 5、按财务制度规定正确核算利润分配。 6、债权、债务及时登记、及时查清、按月做好财务状况分析。 7、外欠款项的催收和公司财产的记账、清查和核对工作。 8、负责与审计、财政、税务等主管部门的工作接洽。 9、财务档案立册，严格执行查阅制度及保管制度； 10、负责渠道销售、团购提成的办理。 11、固定资产的折旧：无形资产的摊销，低值易消耗品的摊销、坏账 准备、存贷盘亏、毁损和报废的净损失管理。 第 7 页 共 10 页 （二）采购员 1、店面货品的采购； 2、货品交期的控制； 3、卖品市场行情的调查； 4、查证卖品的品质和数量； 5、卖品品质和数量异常的处理； 6、与供应商有关交期、交量等方面的沟通协调。 二、出纳（出纳员、保管员）工作事项 （一）出纳员 1、出纳员负责现金、支票、发票的保管工作，要做到收有记录，支 有签字。 2、现金要日清月结，按日逐笔记录现金日记帐，并按日核对库存现 金，做到记录及时、准确、无误。 3、按期与银行对帐，按月编制银行存款余额调节表，随时处理未达 帐项； 4、负责员工销售提成、绩效考核奖金的核算及发放； 5、负责员工薪资的核算，每月 10 日发放上月工资； 6、负责渠道销售、团购提成的核算。 7、按照国家规定缴纳公司在册员工的养老保险。 8、业务印刷费、电脑耗材、专业保安费、保洁费及勤杂人员费用按照 合同统一对外支付。 9、按照规定支付各项税金； 第 8 页 共 10 页 10、公司印章管理；公司各项证照、设施设备说明书和售后保障卡管 理； （二）保管员 1、货品、物品申购单的下达； 2、管理好库存物资和帐目，严格物资进出库手续。物品进出库必须 过秤、点数、验收，开入库单，做到帐目相符。对不合格物品有权拒收。 3、做好月终盘点和结帐工作，做到日清月结。 4、库存物资妥善保管，做好收、支、晒、封、贮、藏等各项工作。做好 七防（防毒、防火、防鼠、防虫、防窃、防潮、防霉）工作，保持库房清洁 卫生。物资摆放整齐。各类食品先进先用，防止变质。 5、库内不存放个人或其它单位的物品。食品库房不准放入其它杂物 及危险物品。库房经常保持通风，防止食品受潮发霉。 6、向供应商索取生产厂家营业执照、卫生许可证复印件和产品合格 证、质检证等有关供货资料。 7、各类物品悬挂标志卡，标明进货日期、保质期，品名、产地、厂址 8、公司资产、物品的每月盘点，申购、采购、入库验收、登记台账、领 用、盘点、报损等书面记录档案的整理和保管； 第七节 财务管理规定 一、公司财务报销规定： 1、日常办理时，单笔 2000 元以下的支出由执总签批办理；单笔 第 9 页 共 10 页 2000 元以上的支出由总经理签批后办理； 2、日常办理时，单笔 1000 元以下的