139 -【行业案例】-一般贸易公司财务管理制度

贸易公司财务管理制度第一章总则第二章货币资金管理第一节现金第二节银行存款第三节其他货货币资第三章费用报销管理第一节差旅费第二节业务招待费第三节工伤药费第四节其他费用第四章销售管理第一节销售合同第二节出货第三节收款第五章采购管理第一节采购订单第二节收料第三节付款第六章存货管理第一节原材料第二节产品第三节低值易耗品第四节盘点及盈亏处理第七章成本核算第八章工资核算第九章资产管理第十章财务报表及分析报告第十一章罚则第十二章附则 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------第一章总则第 1 条为建立并逐步完善公司的财务体系，全面准确地反映公司的经营成果，全面监督公司各项财产的使用及流转，以维护公司股东的权益，特制定本制度第 2 条公司财务部直接受控于公司股东并对其负责，财务部依据公司章程制定本财务管理制度，并根据实际情况及需要修订本制度第 3 条公司各部门应积极配合财务部工作及促进本制度的实行，相关人员应当按照本制度的精神及规定严格执行公司所制度的各项财务制度，其他各部门所制定的规章制度除不得与国家法律法规相抵触外，还不得违返公司章程及本财务制度的相关规定第二章货币资金管理第一节现金管理第 4 条公司应当按照国家现金管理的有关规定合理使用现金第 5 条本公司现金使用范围包括：支付工资、日常费用报销、员工个人借款、预借差旅费、支付小额购物款、公司备用现金等及其他必须以现金支付的支出第 6 条出纳应当严格按照现金付款程序支付现金，即报销/申请付款必须由申请人填写报销单/付款申请单，经相关部门主管或经理批准并由财务进行审核后，出纳方可支付现金第 7 条报销单/借款单金额在 500 元（不含 500 元）以下的，由部门经理批准、财务审核后，出纳可予支付现金，金额在 500 元及以上的，由部门主管/经理批准、财务审核、总经理审批后，出纳方可支付现金第 8 条出纳收到现金应填写现金收款单，并有交款人签名，对于所收现金数额较大的，应即时送存银行，避免做支现金及风险第 9 条出纳应在现金收、付款单上详细注明款项来源或用途，以便于财务作账第 10 条出纳应对所收、付的现金及时登记现金流水账，当天下班前结出账面现金余额并与实际库存现金核对第 11 条出纳应当日将收、付现金单据送交财务部，并定期与财务部对账，不符时应即时查明原因，做处相应处理第 12 条对于出纳保管的库存现金发生长短款时，应即时查明原因，并做出书面报告经总经理批准后交由财务部进行相应账务处理第二节银行存款管理第 13 条公司办理货款支付及回收销货款，原则上均应通过银行转账方式进行，其他收、付款金额较大的款项支付也应通过银行转账进行第 14 条通过转账付款的，付款人填写付款申请单，由财务审核、总经理批准后，方可收出纳办理付款第 15 条出纳应当日将收、付银行存款单据送交至财务部，财务部应当定期与银行对账单进行核对第 16 条出现银行存款账面数与银行对账单不符时，必需查明原因，直至核对正确为止第三节其他货币资金管理第 17 条公司因业务需要使用或收到其他形式的货币资金，如支票、银行本票等，应进行项登记管理，并将复印件送交财务部入账第 18 条对于收到的其他货币资金，出纳应即时办理银行入账手续，以免超期第 10 条对其他货币资金的收付，比照银行存款管理的规定执行第三章费用报销管理第一节差旅费报销第 20 条差旅费指公司业务人员、管理人员等因公外出（本地或外地）所发生的交通费、住宿费、餐费、出差补贴等费用第 21 条出差旅人员应本着合理、必要、节简的原则支付各项费用第 22 条公司员工划分为经理级、主管级、普通级三大类，出差人员根据各自相应级别与出差地，按相关规定的限额内报销出差费用第 23 条为鼓励出差人员节省差旅费，享有某一级别待遇的出差人员如果实际采用了下一级别出差人员待遇标准花费费用，公司可以将两级待遇差额部分的 50%补偿给出差人员第 24 条出差人员外出，预计所需费用在 300 元以上的，可向公司预借差旅费，借款人填写借款单由经理批准后送至财务审核。其中借款金额在 500 元（含 500 元）以上的，还需由总经理审批，经审核/审批后出纳方可支付现金第 25 条预借差旅费在出差人员报销时冲抵报销款，报销时实行多退少补的原则第 26 条普通人员、主管级人员的报销单分别由部门主管、经理批准，再交由财务审核后方可至出纳处领款，经理级人员的报销单先由财务审核后送交总经理批准，再到出纳处领款第 27 条对于超过差旅费用规定的标准而需要报销的，报销单必须先交总经理特别批准，后由财务审核，再至出纳处报销领款第 28 条差旅费费用控制标准由公司根据人员级别+出差地+补贴+其他制定，具体详细标准另行专门制定第二节业务招待费报销第 29 条业务招待费指公司业务人员陪同、招待客户用餐、住宿、交通、送礼等所花费用，包括在本地与外地招待客户所花生的各项费用第 30 条业务陪同人员应本着必要、适当、合理、节简的原则，招待好公司的客户及其派出的代表第 31 条公司将客户分为 A、B、C 三大类，A 类客户为订单业务量大，又有可能发展为长期稳定合作关系的大客户，B 类客户为订单量较多，合作关系相对稳定的客户，C 类客户为其他普通客户第 32 条业务招待费根据客户类别及人数控制费用上限标准，业务陪同人员应根据客户情况适当按捺陪同人数，业务招待费费用控制标准由公司另行专门制定第 33 条业务招待人员根据需要可向公司预借招待款，所借现金在 500 元以下（不含 500 元）的，借款单由业务经理批准财务审核后，至出纳处领款，所借金额在 500 元以上的，需再经总经理审批方可至出纳处领款第 34 条费用报销人员填写报销单经业务经理批准、财务审核后，方可至出纳处报销领款，对于业务招待费超过标准上限的，财务人员在报销单中注明超标金额第 35 条业务费报销金额超过费用标准时，报销人员必须将报销单交由总经理审批，未经审批的，出纳根据报销总额扣除财务注明超标金额后的余额支付报销款第 36 条业务人员出差至外地，同时有发生招待客户费用情况时，业务招待费根据公司标准结合异地物价情况适当调整报销上限，报销人员应当将自身差旅费与异地业务招待费分别填差旅费报销单及业务招待费销单进行分项报销第三节工伤医药费报销第 37 条工伤医药费是指公司员工在工作过程中或其他因公出现工伤事故时发生的费用，包括医药费、医疗费、工伤补偿费等第 38 条员工发生一般性的工伤事故，可凭正规医院出具的诊疗书及发票填写费用报销单，经部门主管批准、财务审核后到出纳处报销领款第 39 条公司员工发生重大工伤事故急需用款时，部门主管可经总经理口头批准后直接至出纳处借款，事后借款人应即时补填借款单并交由总经理补签批准，再由财务审核后交由出纳留底及入账第 40 条重大工伤事故当事人的借款及费用报销根据情况可由部门主管负责代为办理，报销单均需由财务审核后交由总经理批准，再至出纳处领款或冲预借款第 41 条员工工伤事故的工伤补偿费由当事人自行提出申请，经总经理批准、财务审核后方可至出纳处领款第四节其他费用的报销第 42 条其他费用的报销指除差旅费、业务招待费、工伤医药费以外的日常营业费用的报销第 43 条其他费用的报销由报销人填写报销单经总门主管批准后送交财务部，财务根据公司相关规定审核报销项目，有相关规定的，经财务审核后可直接至出纳处领款，无相关规定的，需由总经理审批后方可至出纳处领款第四章产品销售管理第一节销售合同第 44 条公司业务员与客户签订订单，均需以公司的名义与客户签订书面销售合同第 45 条业务员签订合同后应即时将合同复本送交至财务部，合同被取消时，应即时告知财务部第 46 条公司合同专用印章应由专人保管，所有销售合同应当经总经理审批后才能加盖合同专用章，未经审批的合同，由此产生的合同责任由签单人自行承担，如果合同有加盖印章的，印章保管人承担连带责任第二节销售出货第 47 条业务部根据产品完工情况拟定发货通知单，通知单交由总经理审批后分送至财务部及仓库第 48 条仓库根据发货通知单填写发货单，仓库主管应对货物出库及装车进行监督并负责第 49 条财务部对仓库开具的发货单进行审核，并根据审核过的发货单开具销售发票第 50 条已发出的货物如因质量等问题客户要求退货的，应取得本公司业务部的同意，仓库根据业务部的退货通知书办理产品的退库手续，未经本公司同意，客户退回的产品仓库暂只做代管商品处理第 51 条成品仓仓管人员应严格按照发货通知单及相关程序组织发货，并即时填写发货单，发货单应当即时送交财务部第 52 条仓管应在产品出库时起 8 小时内按照规定格式要求填写发货单，24 小时内将发货单送交至财务部，退货单应自办理退货入库手续时起 48 小时内将退货单送交至财务部第三节收取货款第 53 条财务部根据仓库的发货单及销售合同单价计算确定应收账款的金额第 54 条财务部根据出纳提供的收款凭证即时核销客户的应收账款，如为收取客户的订金，应先做预收货款入账，待尾款收齐时再予以冲销第 55 条财务部定期制作客户对账单送交业务部，由业务部负责直接与客户进行对账第 56 条财务部应定期检查应收账款的回款情况，对于未及时收回货款的客户，应通知业务部进行催收，仍无法收回货款的，应当即时告知部经理以便进行相应处理第 57 业务部或财务部应告知客户本公司收款的详细账号，客户应当将货款汇入本公司指定的账号，客户汇款后应当以传真或电话方式即时告知本公司财务部第 58 条因退货、合同违约等情况发生退款、赔付违约金时，付款单需由财务审核、总经理批准，出纳方可办理付款第五章物料采购管理第一节采购订单第 59 条业务部根据销售合同所列产品，计算出物料需求计划清单，物料需求单交由采购部负责办理物料采购第 60 条采购部根据物料需求清单在考虑现有库存量的基础上，拟定物料采购计划申请单，采购申请单需经总经理批准，然后采购部才可向供应商发出采购订货单第 61 条对于所有原材料及主要辅助材料的