会议管理制度 一、目的 加强公司会议纪律，规范议事日程，进一步提高会议的质量和效率。 二、适用范围 适用于公司各种例会及专题会议。 三、职责 1) XXX 部负责公司级例会或公司级专题会议的通知、组织安排及相关准备工作。 2) XXX 部负责公司例会的会议记录、会议纪要的下发及管理保存。 3) 公司或相关部门负责专题会的组织并形成会议记录或必要的会议纪要及下发。 4) 各部门负责本部门例会的组织，必要时形成会议记录。 四、管理规定 （一）会议分类 1) 公司例会：原则上每月第一周周五下午 13:30 召开，要求各部门主管及以上人员参加。 2) 部门例会：原则上每周一上午 9:00 召开（各部门可自行安排），要求部门全员参加。 3) 专题会议：由相关部门（或公司）组织的专项议题的会议，由召集方组织安排。 （二）会议通知 1) 会议召集部门需在会议召开前一个工作日发邮件和电话通知各参会部门（人员）。 2) 公司例会时间原则上固定。如有变化调整，由 XXX 部邮件或电话及时通知变更。 3) 会议通知需明确会议时间、地点、内容和参会人员等。 （三）会议准备 1) XXX 部负责公司例会或公司级专题会议的通知组织和会前 10 分钟准备完毕。 2) 召集部门负责专题会议的会场安排等相关准备工作。 （四）会议要求 第1页共3页 1) 会议务求精简高效，若无特殊情况，会议时间尽量控制在 90 分钟内。 2) 与会人员发言要求尽量简明扼要，时间一般控制在 5-10 分钟。 3) 公司例会各部门主管陈述汇报时应着重介绍在工作中出现的问题、诉求及解决办法。 4) 重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。 （五）会议纪律 1) 会议组织方负责会议纪律的维护，准备必要的签到表及组织参会人员签到。 2) 参会人员应提前 5 分钟到达会场。必须签到的会议，由组织人发放签到表并在会后收 回，同时在签到表上标注迟到（注明到会时间）和未到人员。 3) 参会人员如不能按时出席，需提前 1 个小时告知会议组织部门。公司例会需向公司领 导请假并在会前及时告知 XXX 部。 4) 公司例会须部门负责人参加，如部门负责人因故不能出席，需指派本部门人员参加， 并提前通知 XXX 部。 5) 无故缺席公司例会的，罚款 100 元/次；迟到 5 分钟以上的，罚款 50 元/次。 6) 会议期间手机须调为震动或静音状态，如有重要电话，应征得同意后到场外接听。 （六）会议记录 1) 会议组织部门安排专人进行会议记录，有必要形成会议纪要的，须在会后两个工作日 内发各参会部门（电子档或复印件）； 2) 会议纪要原则上需参会主要人员签字确认。公司会议纪要原则上须经公司领导签字后 下发；专题会议纪要原则上需参会主要人员（或部门）签字。 3) 会议纪要只记录形成的决议不记录讨论过程，按公司统一模板记录。 五、附则 1) 例会如遇节假日，召开时间相应顺延或另行通知。 2) 本制度由公司 XXX 部负责解释及修订。 3) 本制度自 2016 年 x 月 x 日起实行。 六、附件 1) 会议记录表。 第2页共3页 2) 会议纪要表。 3) 会议签到表。 第3页共3页