档案管理制度汇编 档案管理制度...........................................2 文件管理制度...........................................6 档案归档制度.........................................15 文书材料归档制度....................................17 声像材料归档制度....................................22 会计文件材料归档制度..............................25 电子文件归档制度....................................27 档案保密制度.........................................32 档案查阅利用制度....................................33 档案鉴定、销毁制度.................................34 重大活动档案登记制度..............................35 档案管理制度 第一章 总 则 第一条 为提高档案管理水平，充分发挥档案管理在 各项工作中的指导作用，制定本制度。 第二章 适用范围 第二条 本制度适用于公司全体员工。 第三章 职 责 第三条 积极宣传并遵守国家和集团公司关于档案管 理的法规、制度、规定。 第四条 维护档案的完整、系统和安全，定期检查档 案保管情况，改进档案保护技术，严守机密。 第五条 档案管理人员应热爱本职工作，全面了解和 掌握档案室情况,热情接待档案利用者，迅速、准确 提供所需档案和资料。 第六条 档案保管应科学分类、排列、编号，要排列 整齐，与存放索引相一致。 第七条 定期检查和核对档案内容、数量，以及存放 的顺序和位置，做到心中有数。 第四章 工作规范 第八条 档案室管理规范 一、认真贯彻“以防为主、防治结合”的原则，切实加 强档案室的各项安全措施。 二、档案室为公司机密重地，非档案管理人员未经领 导准许不得擅自进入档案室。 三、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。 四、档案出入库要及时登记，借出的档案须按时归还， 利用后的档案应随即放回原处。 五、定期对档案室的案卷及保管条件进行检查,切实 做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工 作。 六、做好档案室温湿度的监控与登记工作。 第九条 保密工作规范 一、严格遵守和档案保密工作有关法规和制度。 二、查阅时须严格履行审批和登记手续，注明查阅目 的和内容。 三、强化保密意识，严格控制阅档范围，严禁擅自翻 阅、抄录及复印秘密文件资料。因需要经批准摘录或 复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发 生涉密问题，后果由利用者负责。 四、发现丢失泄密情况后，立即向有关领导报告，并 积极配合有关部门查处。 五、档案管理人员或利用者，如有违反保密规定的， 视情节轻重按有关规定处理。 第十条 档案利用规范 一、查阅公司一般档案材料,由综合部负责人签字批 准,涉密档案，须经综合部负责人同意后报公司主要 负责人签字批准。 二、严格履行借阅手续，并将利用结果及时向档案管 理员反馈。 三、查阅利用档案，必须在档案室内，不得带出室外， 不得转借他人传阅，随意摘录和复制。特殊情况需摘 录或复制档案材料需经领导签批，摘抄时必须保持档 案内容的准确性，不准任意篡改。 四、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。工 作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处 置，直至追究法律责任。 五、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的， 须经综合部负责人批准报公司主要负责人审批后，办 理外借手续（限 5 天内归还）,若续借，需办续借手 续。 六、要爱护档案，确保档案的完整与安全，不准折叠、 勾划、涂改、抽撕、 拆卷，不准在阅卷时吸烟、喝水。 第十一条 档案鉴定销毁规范 一、根据档案保管期限规定，及时对保管期满的档案 进行鉴定、销毁。 二、鉴定档案必须采用直接审阅档案原件的方法，严 禁只看案卷标题的间接鉴定方法。 三、经鉴定，对已经失去保存价值，需要销毁的档案 要编造销毁清册，经公司主要负责人审批，方可销毁。 四、销毁档案时，必须有两人以上监销，监销者要在 档案销毁清册上签字，注明销毁的方式和日期。 五、严格遵照保密工作守则。对于大量销毁的档案， 要送造纸厂当场化为纸浆，严防泄密。 六、不归档的重份文件及内部材料，须交由综合部集 中销毁。 第五章 附 则 第十二条 本规定未尽事宜或其他特殊情况，由总经 理办公会另行决定。 第十三条 本规定由综合部制定并负责解释。 第十四条 本规定自发布之日起实施。 文件管理制度 第一章 总 则 第一条 为提高办公速度和发文质量，充分发挥文件 在各项工作中的指导作用，制定本制度。 第二章 适用范围 第二条 本制度适用于公司外部机构的来函、来电和 来文；本公司上报下发的各种文件、资料。 第三章 职 责 第三条 综合部负责公司各类文件的归口管理、签收 和保管，阅批和分转、传阅和催办、发放、借阅和清 退以及立卷与归档。其他各部门指定兼职文管员在综 合部指导下对部门文件进行相应处理。 第四章 工作程序 第四条 文件的签收。任何送到公司的公启文件（除 公司领导亲启之外）均由文秘宣传主管签收，再交由 综合部经理拆封。在签收和拆封时，文秘宣传主管和 综合部经理要注意检查封口和邮戳。对函件开口和邮 票撕毁应查明原因。 第五条 文件保管。综合部经理对来文拆封后，应及 时附上《公司文件处理单》，或扫描后通过 OA 办公 平台，分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的 公司领导亲启文件，在公司领导启封后，应交综合部 办理正常手续。 第六条 文件的阅批和分转 （一）公司收文运转充分依托 集团 OA 办公平台， 各部门指定文管员向综合部发文。 （二）向地产旅游集团报文流程为：各部门需报送材 料转至综合部（文管员）→综合部负责人阅批→向地 产旅游集团综合部（文管员）提报→地产旅游集团综 合部（文管员）接收→地产旅游集团综合部负责人阅 批→呈总经理审批→呈董事长审批→地产旅游集团综 合部（文管员）将领导批示内容反馈给报文单位综合 部（文管员）→综合部（文管员）反馈信息转报文部 门负责人→材料编号→归档 （三）对于公司各部门的内部请示报告类文件，审批 流程为：拟稿部门拟稿→部门负责人核稿→综合部接 收（文管员）→综合部负责人阅批→副总经理审批→ 总经理审批→董事长批示→编号→归档 （四）以上为常规流程，在文件运转过程中，可能需 要多次领导批示，多个职能部门提出意见，以及提交 公司总经理办公会议研究等情况，流程根据需要略作 调整。 （五）文件运转中，部门受理环节的主办部门要主动 与协办部门沟通，尽快反馈办理意见和结果。 （六）综合部文管员及部门拟稿人负责及时跟踪上报 文件的处理结果。 第七条 文件的传阅和催办 （一）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不 得将有密级的文件带回家或带到公共场所，也不得将 文件转借、分阅其他人员。对尚未传达的文件不得向 外泄漏内容。 （二）阅批文件应及时，一般不得超过两天，阅后应 签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，综合 部应督办、催办有关部门和人员按文件所提要求和领 导批示办理有关事宜。 （三）阅文时不得抄录全文，不得任意取走或复制、 转借文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要 办理借阅手续，以防止丢失泄密。 （四）文件阅读完后，应交还综合部文秘主管，不得 横向传阅。 （五）文秘主管对文件负有催办检查督促的责任，承 办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将 文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并 征得综合部经理同意后，予以复印或摘抄，原件应及 时周转归档。 第八条 发文规定 （一）公司正式对外发文只能以公司名义，公司上报 下发正式文件的权力集中于综合部，各部门一律不得 自行向上、向下递送正式文件。 （二）各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排 布置重要工作要求的，对全公司影响较大的工作部署， 须由公司董事长批准签发，由综合部发文。 第九条 发文范围 （一）凡以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、 请示、报告、会议简报以及公司编写的会议纪要，均 属发文范围； （二）公司对外发文主要用于：对业务单位联系有关 工程建设、技术、材料供应、公司经营、人事劳资等 工作事宜； （三）各部门与所属单位发生的一般业务联系，可用 各部门的名义发文，应各自编号备查。 第十条 发文内容 （一）发布公司的规章制度； （二）公布公司的重大工程、技术、安全、经营管理、 生活福利等决定； （三）发布公司有关奖惩决定和通报； （四）其他有关公司的重大事项。 第十一条 发文程序与要求 （一）公司发文流程：拟稿（部门员工）→部门核稿 （部门负责人）→综合部初审（文管员）→综合部阅 批（综合部负责人）→总经理阅批→董事长签发→编 号（文管员）→校对（拟稿人）→盖章套打→归档 （二）公司向集团公司的发文，需由地产旅游集团相 关部门提出意见，连同公司发文（作为附件），按照 发文流程，报送集团公司。 （三）以上为常规流程，在文件运转过程中，存在提 交公司总经理办公会议研究或驳回等情况。 第十二条 发文组成部分 （一）发文号：由公司的代字、发文年度、发文顺序 号组成，与签发人姓名一并位于文头与界栏线上； 以公司名义发文字号为“鲁金 字［年度］＊号”，规 划设计部发文则为“鲁金 规字［年度］＊号”，工程 技术部发文则为“鲁金 工字［年度］＊号”，计划成 本部发文则为“鲁金 计字［年度］＊号”，财务部发 文则为“鲁金 财字［年度］＊号”，综合部发文则为 “鲁金 综字［年度］＊号”，均加盖公司公章。 （二）主送机关：向上级的请示、报告，一般只写一 个主送单位；需同时报送另一个上级部门的，用“抄 报”；对同级则用“抄送”； （三）标题：对文件主要内容的概括和反映，用三号 黑； （四）正文：文件的主体部分，用三号仿宋； （五）附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附 件的序号、标题。 （六）文件日期：包括年、月、日，写在文件末尾， 一般以印制日期为准，重要文件以签发日期为准； （七）文件印章：加印在发文日期中间； （八）密级：保密文件注明密级； 第十三条 用纸格式，公司经营管理类文件统一使用 A4 纸。 第十四条 印装格式 （一）文件均采用横书横排； （二）单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订； （三）装订可用线装、钉装、胶粘等办法。 第十五条 版面格式，首页采用文头，页脚标注页码。 第十六条 文件的借阅和清退 （一）公司各部门有