公司合同管理制度 第一章合同管理总则 1、 目的和依据 为加强公司的合同管理工作，预防、减少和及时 解决合同纠纷，维护企业合法权益，提高经济效益，根据《中 华人民共和国合同法》，结合公司的实际情况，制定本制度。 2、 适用范围 本制度适用于公司及其所属各单位与各法人单位、 其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等， 包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、资产转让合同、 服务合同、保险合同等。 3、 签订书面合同范围 除即时交割银货两清的简单小额经济事务 外，应当采用书面合同形式。 4、 合同管理原则 合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层 把关，跟踪监督，及时调处，维护企业合法权益的原则。签订、 履行、变更、解除合同，必须遵守《中华人民共和国合同法》 及有关法律、法规、规章，参照有关政策。 5、 保守商业秘密 管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为 公司保守商业秘密。 第二章合同运作程序 1、 申请。有关生产的物资采购及维修的申请按公司有关制度规定 的程序办理，其他以公司名义对外进行经济事务应当由经营部 提出书面《合同项目申请书》，应写明合同项目目的，项目内 容及要求，项目意向及思路和合同金额，报请总经理审批。 2、 起草。《合同项目申请书》经审批后，由经营部对业务内容按 照合同法的要求负责起草、拟定合同文本。 3、 审核。合同文本起草拟定好后必须及时报送总经理，由总经理 对送审合同文本及相关材料进行合法性审核。对于符合法律法 规规定和公司合同制度要求的，给予办理审批手续。对于不符 合法律法规规定和公司合同制度要求的，提出审核意见，按 《合同审核规定》的审核意见处理程序办理。 4、 签订。经总经理审核后，由办公室负责加盖公司合同专用章或 公章。 5、 履行。由经营部具体负责其承办合同的履行。合同的履行应当 在书面合同审核签订后方可履行，不得先履行或履行完毕后再 签订书面合同。 6、 监督。由总经办、经营部、生产部、质检部等职能部门和其他 相关单位、部门按照公司有关规定负责监督合同质量的履行。 严格按照验收或商检程序办理，对不符合合同约定的标的在法 定期限内及时提出书面异议。 7、 归档。合同履行完毕，由办公室按本制度规定做好合同文本及 相关材料的归档工作。 第三章合同管理职责 1、 公司合同管理部门司法办的主要合同管理职责 1) 认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例，依 法保护本公司的合法权益。 2) 公司实行二级合同管理，办公室全面负责公司的合同管理，负责 制定、修订本公司合同管理制度、办法；负责组织实施公司合同 管理监督的工作。 3) 审查合同，对送审合同文本进行合法性审查，防止不完善或不合 法的合同出现。 4) 依法处理本公司的合同纠纷。 5) 做好合同统计、归档、保管工作。 6) 负责本制度的监督执行。 2、 合同承办部门的主要职责 1) 依法签订、履行、变更、解除本部门的合同，并负责本部门的 合同管理。 2) 严格审查本部门所签订的合同的对方当事人的主体资格、资信 能力、履约能力，并保存相关资料。 3) 经营部应严格按照合同法规定的合同实质性条款具体负责拟订 合同条款或合同文本，并对合同实质性条款中业务内容的合法 性、真实性、准确性负责，防止不完善或不合法的合同出现， 确保合同规范和正确。 4) 经营部应统筹安排合同拟签时间，必须按规定给总经理留出合 同审核时间，以保证审核质量，防止出现问题合同。 5) 合同签订后，应当及时将合同文本原件办公室存档备案。 6) 经营部对所签合同，认真负责执行，并定期自查合同履行情况。 在合同履行过程中，加强与其它各有关部门联系，保存履行过 程中的有关资料并做好履约记录，发生问题及时向总经办通报。 7) 经营部的业务合同承办人员与本公司终止劳动关系或因其他原 因发生变更的，经营部应把其与合同有关的资料及空白合同、 名片、委托书等材料收回，由经营部确认后，办公室方可办理 有关手续。 8) 负责本合同的登记、统计、归档工作。 3、 办公室的主要职责 1) 严格按照制度对公司的合同专用章和公章进行管理和使用，并设 专人管理。 2) 严格按照合同审签程序执行，审查合同审核与审批手续是否完备， 未经司法办审核和未经公司领导审批的合同，不得加盖合同专用 章或公章。符合条件的才可加盖合同专用章或公章。 3) 做好合同专用章和公章的保管和使用工作，遗失的应及时向公安 机关报案并登报声明。 4) 不得随带公章、合同专用章或已盖公章或合同专用章的空白授权 委托书、空白合同出差，特殊情况，应按合同审签程序办理《带 章外出审批表》和《空白法律文书审批表》审核备案，由总经理 批准。由办公室负责监督执行带章外出的使用工作。 5) 做好与合同有关资料的登记归档工作。 6) 做好合同管理工作。 4、 监督履行部门职责 1) 公司合同监督履行的部门主要由总经办、质检部、生产部等职能 部门和其他相关单位及部门按照公司有关制度规定和部门职责要 求负责监督合同标的、质量的履行。 2) 监督履行部门应当严格按照验收或商检程序办理，对不符合合同 约定的标的在法定期限内及时提出书面异议。 3) 在合同履行的过程中，合同监督履行部门应及时派员对合同标的、 质量进行跟踪监督，确保质量要求达到约定标准，发现问题及时 要求合同承办部门纠正，切实履行监督职能，维护公司利益。 4) 在履行合同过程中发现重大问题应及时通报总经办。积极采取补 救措施，避免公司经济损失。 5) 做好并保存监督工作记录、履约记录及有关资料存档工作。 第四章合同审签管理 1、 公司对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的代理 人进行。未经授权，任何人不得以公司名义对外签订合同。 2、 需要委托代理人订立合同的，应当依照法律规定的条件进行委 托，并对委托代理人的活动进行监督。洽谈、签订合同的代理 人的授权委托书，必须按合同审签程序经司法办对委托事项和 具体权限审核备案，报总经理审批后，方可由办公室加盖公章。 3、 经营部将合同文本拟定好后必须送交总经理审核，未经审不得 加盖公司合同专用章或公章。 4、 所有合同都应按顺序由办公室统一编号，若拟用对方当事人格 式合同可使用其编号。 5、 合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹(符号)清晰， 条款完整，内容具体，用语准确、无歧义。 6、 订立合同，必须完备合同必要条款。合同必要条款一般包括对 方单位名称，数量和要求，价款和报酬，履行的期限、地点和 方式，违约责任及解决争议的方法等。 7、 有国家标准的按国家标准，没有国家标准的按行业标准，没有 国家标准也没有行业标准的，按实现合同目的的约定标准。有 样品的应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同 章，分别交由各部门主管负责保管。 8、 订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握 的合同，应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留臵、定 金等相应形式的有效担保。对方当事人提供的保证人，必须是 法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者自然 人。对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力要参照 本制度的规定进行审查。 9、 对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择本公司所 在地法院。 10、 法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。 11、 签订合同，应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合 同文本上加盖合同专用章或公章。单份合同文本达二页以上的 须加盖骑缝章。 12、 总经办应对公司合同管理工作定期组织检查、抽查等方式，对 相关经营部的合同订立程序、合同履行、合同制度执行、有关 合同材料归档等工作进行检查，并及时向公司领导反馈检查结 果。 第五章合同审签程序 1、签订合同 1) 对法人必须审查原件并保留盖有公司法人公章的公司法人营业执 照或营业执照的副本复印件(必须有最近年检章)。 2) 对非法人经济组织，应当审查其是否按法律规定登记并领取营业 执照。对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经营单位，除 审查其经营范围外，还应同时审查其所从属的法人主体资格。 3) 对外方当事人的资格审查，应调查清楚其地位和性质、公司或组 织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公 司或组织注册地。 2、 签订合同前，经营部的合同承办人员必须审查对方当事人的 代理人的代理身份和代理资格。 1) 代理人职务资格证明及个人身份证; 2) 被代理人签发的授权委托书; 3) 代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。 3、 签订合同前，经营部的合同承办人员必须认真审查对方当事 人的履约能力。 4、 签订合同前，经营部的合同承办人员应当仔细审查对方当事 人提供的有关证明资料，必要时应到签发部门进行验证或进行实 地考察，以防对方当事人伪造或变造证明材料。对方当事人提供 的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一 致。 5、 签订合同前，由经营部的合同主办人员与对方当事人商谈后 拟好合同条款，合同文本起草定稿后，由总经理进行合法性审查 后统一编写合同编号，由办公室加盖合同专用章或公章，并做好 登记存档工作。 6、 需外出签订合同的，在签订合同前（商谈拟定阶段），由经 营部的合同主办人员与对方当事人商谈后拟好合同条款或者确定 拟用合同文本后，附《带章外出审批表》由合同承办部门负责人 签字进行合法性审查后统一编写合同编号（若拟用对方当事人格 式合同可使用其编号），由合同承办人员报送总经理审批，然后 由办公室负责人审核签字加盖部门章，并派专人带章陪同合同承 办人员共同外出，并做好登记工作。 7、 由办公室负责监督执行带章外出签订合同的合同专用章或公 章的使用，《带章外出审批表》上应当注明带章外出期限，带章 外出事由、权限、交还时间等内容，并由合同承办人员与行办带 章人员签字，办理完毕后，由办公室负责将此表备案。 8、 合同文本原件应不少于四份。合同承办人应将签订后的合同 文本原件及时送交办公室和财务备案。 9、 下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料，但可归 入合同档案保存，以备考查。 （1） 名片; （2）厂家介绍、产 品介绍等资料; （3）各类广告、宣传资料; （4）各类电话等通 讯工具号码; （5）对方当事人提供的未经我方合同承办人见证 而复制的或未与原件核对无异的复印资料。 第六章合同审核规定 1、公司总经办负责公司经济合同的法律审核。合同法律审核坚持依 法、及时、准确的审核原则。 2、 审核内容。合同审核部门对下列合同事项依法进行审核： 1) 合同形式。合同形