力久（北京）基金管理有限公司 日 常 行 政 管 理 制 度 力久（北京）基金管理有限公司 1 力久（北京）基金管理有限公司 一．目的： 为适应公司高速发展的需要，创造一个文明、舒适、和谐的办公环境，提高 全体职员 的文明办公意识，树立公司的品牌形象，特对整个公司的办公室管理作出如下制度规 定，望大家共同遵守执行。 二.适应范围 适用公司所有员工三.责任部门 行政人事部 一、考勤管理制度 考勤时间：3 月至 9 月：上午 09：30—12:00，下午 13：30—18:00，10 月至 2 月：上午 09：00—12:00，下午 13：00—17:30 每周五天工作制，星期六、星期日为 休息日。 各部门人员上下班时须由本人在公司前台处指纹打卡，严禁由他人代为打卡和其它作 弊行为。行政人事部严格按指纹打卡每月考勤，申报考勤表。 员工应按时上、下班，不得迟到早退（上班后 1-30 分钟内打卡到岗者，视为迟到；下 班前提前 1-30 分钟打卡视为早退），迟到一次罚款 300 元，第二次罚款 500 元当月 累计达 3 次以上，每次视为旷工半日论处，无故缺勤一天或请假期满，未续假而不到 工者，按旷工处罚，扣发当日工资，当月累计旷工三天以上者，除实施罚款，并提出 警告，累计旷工 5 天以上者，公司有权开除。 无故缺勤一天或请假期满，未续假而不到工者，按旷工处罚，扣发当日工资；当月累 计旷工三天（含三天）以上者，除实施罚款外，并提出警告。累计旷工五天以上者公 司有权开除。 工作时间外出办事，必须先到公司签到后再安排外出，特殊情况需电话报告主管领导 ， 由主管领导在签到薄上签署外出人员情况。 因病、事假不能坚持上班者，需书面申请，填写“请假申请表”，经领导批准后方可 安排休息。病假超过二天者，应持医院有效证明补假。 请假管理： 2 力久（北京）基金管理有限公司 手头有重要和紧急工作事务者，原则上不予准假。 ② 请假三天以内者由部门负责人批准，三天以上者报副总裁批准；经理级以上 人员请假，必须报副总裁批准。 请假人与其它部门和他人有工作协作衔接时，须在休假前安排妥当。 请假人员批假后须将“请假申请表” 交人事部备案，否则视为无效。 8.员工在工作时间以外工作时需填写加班申请表，由部门领导签字后方可生效， 后方可进行调休，调休时须填写请休假申请表，注明原因，经领导签字后方可生效。 二、办公区管理制度 办公室是公司员工办公、接待客人的场所，是公司形象的一个窗口，凡进入公司的公 司员工均必须遵守办公室的有关规定，客人来访原则上应有预约，非工作人员不经许 可不得进入工作场所。 办公区内必须保持安静，严禁大声喧哗、嘻笑打闹；工作时间内不闲聊，不看与工作 无关的报纸、书刊，更不得利用公司电脑玩电子游戏，上述规定违反者，单次罚款 100 元，二次违反则翻倍计算罚款，以月为计算周期。 上班时保持良好的精神状态，举止文雅，尊重上级，友爱同仁，以诚待人，办公区不 得使用不文明语言。 办公区及公共区域应保持环境整洁，办公用品摆放整齐，不得摆放鞋、雨伞及其他私 人杂物；严禁随地吐痰，吸烟须到指定区域。上述规定违反者，单次罚款 100 元，二 次违反则翻倍计算罚款，以月为计算周期。禁止在公司休闲区域或者公共场所抽烟， 如需抽烟者，请在指定区域内。发现一次，罚款 200 元，第二次罚款 500 元，超过三 次，公司有权予以开除。 员工不可将贵重物品置于工位抽屉内，如丢失自行负责。 使用办公室内的设备时，应严格按照正确的方法使用，不得进行非法操作；做到正确 的开关机；不得拆卸其零部件；不得随意修改设备的内部设备；在使用时发现设备出 现问题时，应向管理人员反应。 热情接待来访人员，谈吐得体，注意维护公司形象。 3 力久（北京）基金管理有限公司 严禁在办公室打牌、下棋、赌博及大声喧哗，未经他人允许，不准私用他人电话，随 意翻阅他人办公资料，更换电脑、电话等办公设备，上述规定违反者，单次罚款 100 元，二次违反则翻倍计算罚款，以月为计算周期。 下班后务必关好门窗，关闭空调、排风、灯管、电脑等电源，到点下班后，若有其他员工 未下班，及时做好下班的交接。每日下班最后离开公司者应检查、关闭公司所有电源，包 括公共区域和各独立办公室内的空调、电源和照明；同时，最后离开公司者也应检查、确 认各办公室窗户是否关闭。无误后，再锁门离开。上述规定违反者，单次罚款 100 元，二 次违反则翻倍计算罚款，以月为计算周期。 本制度由行政部门负责监督检查执行情况，对违反规定者将视情节轻重给予口头警告、 通报批评、罚款或与之解除劳动关系。 所有董事长、总裁及副总裁室，非助理或者领导首肯，任何人严禁出入，更禁止未经 容许私自挪用办公室内一切物品，一经发现者，单次罚款 200 元。 三、员工日常行为规范 遵守国家各项法律、法规，遵守公司一切规章制度及工作守则，积极进取，勤奋工作， 爱岗敬业。 公司员工上班时须衣着整洁、得体，男士以有领的纯色或斜纹衬衣、皮鞋为佳，不可 穿着花哨或休闲，女士以女士以时尚 OL 风格为佳，干净整洁，大方得体。以上为一 般标准，依据季节、温度等变化可有所调整。同时上班时间着装严格禁忌 T 恤衫、牛 仔裤、拖鞋、奇装异服等；另周五为便装日（只限各职能部门）。（备注：着正装， 另需注意几个相关的细节配套：男士需剃须、短发；女士淡妆，佩戴饰物不宜繁杂。 请大家严格遵守着装要求，并相互监督。）；违规者，单次罚款 200 元，因着装不符 对公司形象造成恶劣影响者，公司有权予以开除。 办公区域内必须保持低音贝，严禁大声喧哗、嬉笑打闹；工作时间内不得做与工作无 关的事情，更不得利用公司电脑玩电子游戏。 员工进入各个办公室内，需先轻敲门三下示意，经允许后方可进入，非请勿进者，经 核实后，单次罚款 50 元。为公司造成不良影响者，罚款 100 元； 4 力久（北京）基金管理有限公司 所有进入公司的人，无论是客户还是面试者，只要非公司内部员工，我司人员都视为客户 ， 需微笑点头示意，并礼貌问候：您好！；路遇客户（面试人员），需微笑示意让路，外人 先行，给外人礼貌亲切的感觉，树立公司的品牌形象。 办公区域内遇到外人（客户/面试），须微笑问好，路遇须礼貌让客户先行，如客户需 要帮助必须礼貌回应并积极给予解决方案，对于违反规定者，首次给予警告处罚，第 二次给于单次 50 元金额罚款，对公司形象造成恶劣影响者，公司将不再予以录用。 注重自身仪表形象，着装整洁，言谈举止文明礼貌。 遵守公司考勤制度，对所担负的工作争取时效，不拖延、不积压。 维护公司信誉，不做任何有损公司信誉、形象的行为。 爱护公司财务，不浪费、不侵占。 保守公司业务秘密，不私自经营与公司业务有关的产品或兼任公司以外的职业。 上班时间不得串岗、嬉闹、高声喧哗。 注意保持工作场所环境卫生，做到周围环境整洁美观。 不得任意翻阅不属于自己负责的文件、账簿或函件。 除办理本公司业务外，不得对外擅用本公司名义。 对于所办事项不得收受任何馈赠或往来客户挪借、索取财物。 对所保管的文书财物及其一切公物应尽善保管，不得私自携出或出租、出借。 不得利用公司资源从事与工作无关的私人事务。 员工之间在工作上、生活上应该互相帮助、互助支持、互相谅解。 四、印章管理制度 1、公司印章的保管必须安全可靠，原则上应置于保险柜内，以免发生意外。如 使用印章需填写印章、证照外用申请单，必须注明印章用途，须经领导批准后方可领 用，务必当日归还。 2、未经公司主管批准，不得将印章拿出公司或交由他人代管。 3、各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。 5 力久（北京）基金管理有限公司 4、如违反本规定用印者，公司有权利进行处罚。如造成公司经济损失，公司将追 究刑事责任。 5、印章使用责任人（签字人）对印章使用与登记内容相符，监印人员对违反规定 的签印有权拒绝用章。印章保管人员不得私自动用印章，若非法使用印章，一经查出 将给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任。 五、公文管理制度 1、公司的公文种类主要包括： ①制度：由公司制定或批准，规定公司重大事项或某一方面工作等，带有规章制度性 质； ②规定：发布重要的行政规章制度，对特定范围内的工作、业务及其他事务制定带有 约束性的强制性行政措施； ③决定：对重要事项或重大行动做出安排； ④通知：发布规章制度，传达公司领导指示及要求各所属单位周知、办理或执行的事 项，人事任免、调动及其他事务性内容的传达； ⑤通报：表彰先进，批评错误，传达重要事项或情况； ⑥请示：下级向上级就某一问题或事项请求指示与批准； ⑦报告：下级向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问； ⑧函：同级或与业务往来单位相互之间商洽工作，资询答复问题，向政府有关主管部 门提出请示等； ⑨会议纪要：记载和传达会议情况及主要议定事项。 2、公文由总裁办公室统一收发、分办、传递、用印和归档。 3、公文处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。在公文处 理工作中，必须严格执行保密规定，确保公司秘密的安全。 4、公司文件一般由发文单位、发文字号、标题、主送单位（部门）、正文、附件、印 章、发文时间、签发人、主题词、抄报（送）单位（部门）等部分组成。 ①发文字号包括代号、年号、顺序号。 6 力久（北京）基金管理有限公司 ②文件必须盖章或签字。 ③发文单位必须注明全称。 ④发文时间以领导签发的时间为准；联合行文的，以最后签发单位领导的签发日期为 准。 ⑥多页文件应标明页码。 ⑦文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。 ⑧文件纸一般使用 A4 型。 5、各部门拟对外行文，应统一使用公司的文稿纸，由主办单位负责人拟稿，行政人事 部审核，总裁签发，最后统一交行政管理中心编号及打印（底稿、正稿各归档一份）。 6、发文办理一般包括拟稿、审核、签发、打印、登记、发文、原件归档或销毁等程序： ①承办部门 ----副总裁（签字）-----公司总裁（签字）----行政管理中心编号、装订、 用印----按主、抄送范围分发归档。 ②按主管、分管领导职级呈送核稿、核签，最后呈报总裁签发。行政人事部编号、印 制、存档、跟踪执行情况。 ③打印初稿由撰稿部门核对，修改后定稿，印制成文，由总裁签字批准，行政人事部 加盖公章并存档二份。 9、收文办理一般包括签收登记、分发传阅、收回存档、销毁等程序： ①传递程序：来文----行政人事部（拟批承办意见）----总裁阅批----承办部门办理----存 档（保存、备查）。 外来的各类文件、公函均由行政人事部开封、拆封。署名公司领导收的信函送公司领 导亲自启封。 ②办公室收到来文及公函时必须填写收文登记本。行政部、财务部各存档一份，另一 份呈送公司总裁阅批。