ZHXX -XZ-2016 行政管理制度 2016-11 修订 哈尔滨中和信息技术有限公司 目录 一、行政接待流程及标准管理规定.........................................3 二、卫生管理规定.....................................................................6 三、员工行为规范.....................................................................7 四、员工建议投诉与申诉规定.................................................9 五、办公用品采购管理规定...................................................12 六、资产清查与维修规定.......................................................13 七、电脑使用管理规定...........................................................13 八、名片管理规定...................................................................15 九、文资管理规定...................................................................16 十、印鉴管理规定...................................................................21 2 一、行政接待流程及标准管理规定 第一条 目的 为树立集团良好形象，扩大集团对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务 周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。 第二条 范围 本标准适用于集团各部门及各直属企业各种接待工作。 第三条 管理 集团行政部为接待工作的管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重 要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；集团各部门 3 及直属企业在接到重要来访预约后，先行上报集团行政部，并协助拟定接待计 划并填写《接待日程表》，有特殊需要的要在《接待日程表》中详细注明，需 集团领导出面、行政部协调的重要接待，应提前二天告知集团行政部。 第四条 计划与准备 1、集团行政部在接到集团领导通知或相关部门来访预约时，应了解来宾基 本情况，来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在 此基础上拟定接待计划，排出日程安排表，编制《接待日程表》。 2、集团行政部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实 会晤时间及场所。 3、集团行政部根据来宾情况及接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排 酒水、香烟、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内 准备相关资料水果、香烟等。 4、行政部根据情况计划安排来宾游览路线、娱乐项目等。 5、因特殊会议需要集团行政部须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设 备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，安排 摄影摄像等。 6、集团行政部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好， 司机车辆听从集团行政部经理和主接待人员协调安排，统一调度。 7、集团行政部根据情况提前购买车票及机票。 第五条 接待标准 特级标准：政府处级以上领导，合作单位董事长、总经理。 1、迎接：董事长、总经理、副总经理在高速路口、机场、车站迎接，注意 4 把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾。 2、参观：董事长、总经理、副总经理陪同，由董事长沿途介绍基本情况以 及到达公司后详细介绍相关信息。 3、座谈：确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公 司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室 /会议室。根据需 要制作宾客席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影 摄像设备。 4、用餐标准：100.00 元/人标准。 5、下榻宾馆标准：800.00 元/晚标准。 6、行政部根据情况或来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线。 7、行政部根据情况购买礼节性礼品，每人 200.00 元标准。 一级标准：政府处级以下领导，合作单位副总级别领导。 1、迎接：总经理到驻地门口迎接，引导来宾。 2、参观：总经理、副总经理、相关部门经理陪同，介绍公司基本情况。 3、座谈：确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公 司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室 /会议室。根据需 要制作宾客席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影 摄像设备。 4、用餐标准：70.00 元/人标准。 5、下榻宾馆标准：450.00 元/晚标准。 6、行政部根据情况购买礼节性礼品，每人 160.00 元标准。 二级标准：政府科员、合作单位部门经理级别人员。 5 1、迎接：对口的部门经理到公司驻地门口迎接，引导来宾。 2、参观：相关对口的部门经理及人员陪同，由相关人员介绍公司基本情况 3、座谈：确保公司环境、室内、洗手间清洁，将公司简介或相关资料、纸 笔、茶水杯摆放于接待室。 4、用餐标准：50.00 元/人标准。 5、下榻宾馆标准：300.00 元/晚标准。 6、行政部根据情况购买礼节性礼品，每人 100.00 元标准。 第六条 接待礼仪 1、仪表：面容清洁，衣着得体。 2、举止：稳重端庄，从容大方。 3、言语：语气温和、礼貌文雅。 4、态度：诚恳热情，不卑不亢。 5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场， 接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。 6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。 7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转 弯处伸右手示意，并说“这边请”。 8、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同 事。 9、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远 去，方可离开。 第七条 注意事项 6 接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既 要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像 的场合，应向参观人员说明。 第八条 信息反馈 接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整 理，提取其中对集团有价值的信息，上交部门领导。 第九条 接待中的座次安排 1、主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互 相谦让。 2、主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2 号领导在 1 号领导 左手位置，3 号领导在 1 号领导右手位置；领导为偶数时，1、2 号领导同时居 中，2 号领导依然在 1 号领导左手位置，3 号领导依然在 1 号领导右手位置。 3、对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领 导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。 如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签， 防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字 出现。 附表：ZH-XZ001《接待日程表》 7 二、卫生管理规定 目的：为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境，树立公司的良好形象， 特制定本制度。 第一条 卫生管理范围为公司各部门办公室、施工现场办公室、资料室等 办公场所及其设施的卫生。 第二条 卫生清理的标准是： 1、门窗（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘； 2、地面无污物、污水、浮土； 3、四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘； 4、 照明灯、电风扇、空调上无浮尘； 5、书橱、镜子上无浮尘、污迹，书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐， 无灰尘，柜顶无乱堆乱放现象； 6、办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢；桌椅摆放端正； 7、微机、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土； 8、各办公室及分担区应当无四害。 第三条 卫生清理实行部门责任制，部门负责人为责任人。各部门办公室 的卫生，由各部门负责日常保洁，行政人事部不定期不定时进行抽查。 第四条 各部门要认真对待卫生清理和卫生检查评比工作，积极主动地搞 好卫生清理，对卫生清理不达标的部门在集团例会上予以点名批评，并予以一 8 定处罚。 第五条 卫生检查评比结果累计存档汇总，列入年终评先树优工作的内容。 三、员工行为规范 第一条 为营造严谨、规范、有序的办公环境，提高员工职业素质与个人修 养，提升企业形象，特制定《员工行为规范》，公司全体员工适用本制度规定。 第二条 公司实行“6S”现场管理制度，即： 1S 整理 定义：区分“要”与“不要”的东西，对“不要”的东西进行处理。 目的：腾出空间，提高效率。 2S 整顿 定义：要的东西依规定定位、定量摆放整齐，明确标识。 目的：排除寻找的浪费。 3S 清扫 定义：将工作场所内能看得见及看不见清扫干净，保持工作场所干净、明 亮的环境。 目的：使不足、缺点明显化，是品质的基础。 4S 清洁 定义：将上面 3S 的实施制度化、规范化，并维持效果。 9 目的：通过制度化来维持成果，维持以上 3S 成果。 5S 素养（又称修养、心灵美） 定义：人人依规定行事，培养积极主动精神，养成好习惯。 目的：提升“人的品质”，养成对任何工作都持认真态度的人。 6S 安全（SAFE） 定义：重视成员安全教育，每时每刻保持安全第一的观念，防范于未然。 目的: 杜绝安全事故、规范操作、确保安全。 第三条 办公环境 1、时刻保持办公区域所有物品整洁、整齐；严禁随地吐痰、丢弃杂物； 2、禁止携带与工作无关的工具或物品进入办公区域；（员工必备的随身私 人物品置于办公室隐蔽处，禁止堆放在明处）； 3、吸烟必须在公司指定区域内，公司内其它区域严禁吸烟； 4、办公区域内桌椅、文件柜、电子设备、线缆等各类设备设施摆放整齐； 5、爱惜各种办公用品、设施、设备，按照规定使用和操作； 6、下班前关闭各类电源和门窗； 7、各种文件要存放有序，便于查找，包括电脑文件要及时分类归档，及时 清理。 第四条 仪容仪表 1、办公区工作时间内全体员工仪容仪表整洁规范。公司或岗位有特殊要求 的，按要求执行； 2、发型整洁大方，不蓬乱、不梳怪异发型。头发颜色自然，不染夸张色彩。 男员工不准留长发，不准留胡须，鬓角要修理整洁，不许戴怪异饰品； 10 3、指甲要剪短并保