山西煤炭运销集团锦华后勤服务有限公司 管 理 制 度 山西煤炭运销集团 锦华后勤服务有限公司 2017 年 10 月 简介 山西煤炭运销集团锦华后勤服务有限公司，简称锦华后勤 公司，成立于 2012 年 4 月 6 日，是山西煤炭运销集团有限公 司所属全资子公司，企业性质为国有独资。 公司下设八个职能部门：综合管理部、人力资源部、财务管 理部、党群工作部、机关后勤管理中心、小区物业管理部、资产 物资管理部、市场开发部；包含全资子公司一个：山西愉园物 业管理有限公司；并受集团委托，对集团本部机关车队、安监 局车队进行管理。 目录 锦华后勤公司员工行为守则……………………………………-1锦华后勤公司会议管理制度……………………………………-4锦华后勤公司公文管理制度……………………………………-13锦华后勤公司办公用品管理制度………………………………-22锦华后勤公司办公车辆使用管理制度…………………………-38锦华后勤公司信息安全管理制度………………………………-43锦华后勤公司档案管理制度……………………………………-46锦华后勤公司印章管理制度……………………………………-61锦华后勤公司证照管理制度……………………………………-73锦华后勤公司电话管理制度……………………………………-75锦华后勤公司图书报刊管理制度………………………………-77锦华后勤公司库房安全管理制度………………………………-79锦华后勤公司食堂采购管理制度………………………………-81锦华后勤公司食堂管理制度……………………………………-86锦华后勤公司考勤制度…………………………………………-102锦华后勤公司合同管理制度……………………………………-112- 锦华后勤公司员工行为守则 第一条 遵守国家的政策和法律法规，遵守公司颁布的规 章制度与决定。 第二条 维护公司形象和信誉，不得有任何损害公司信誉 的行为。 第三条 严守公司机密，涉及保密的文件、资料和工作间、 仓库，无关人员不得接触；员工不得擅自查阅、复印、摘抄纳入 保密范畴的文件资料，更不得向外传播和泄露。如工作需要查 阅、摘抄、复印上述资料，须经上级部门批准。 第四条 员工行为标准； 1、工作时间应注意个人仪表仪态，着装整洁明快、不着奇 装异服、不穿拖鞋。 2、早晨上班遇领导或同事应相互问候。 1 3、同事之间互相尊重，对领导用“职务称”，对同事用 “姓氏称”或“姓名称”。 4、接听电话应用普通话说：“您好，××集团”或“你好， ×××部”，切忌大声、生硬或用方言应答。通话语言简明、不 聊天或说与工作无关的事。 5、电脑专人管理，上班时间不得上机聊天玩游戏。 6、爱护、节约办公用品，公用物品使用后归回原位。 7、坚守工作岗位、不串岗，因公外出时向部门负责人交代 清楚事由、所需时间等；接待来访、业务洽谈应在接待室或会客 区内进行。 8、保持清洁、良好的办公环境，提高工作效率，不在办公 区域进食、聊天、高声喧哗。 第五条 员工工作准则； 1、经营管理活动中，不得索取或收受业务关联单位的贿赂。 2 按规定合法收取的回扣或佣金一律上缴公司作为营业外收入或 冲减成本；如个人侵吞，发现后除追回非法所得外，处以同等 数额的罚款；数额巨大构成犯罪的，报司法机关追究其刑事责 任。 2、对方馈赠礼物价值较小（按公认标准），接受后不影响 正确处理与对方的业务关系，拒绝则可能视为失礼时，允许在 公开场合下接受。 3、与业务关联单位的交往中，应坚持合法、正当的职业道 德准则，未经所在单位负责人书面批准，不得在有可能存在利 益冲突的业务关联单位，安排亲属、接受劳务或技术服务。在数 额较大的经济合同谈判与签订过程中，经办人员不得单独进行， 必须有三方（人）以上（经办、财务、监察三方面人员）全程参 与。 4、不得利用内部信息，在损害公司利益的情况下谋取私利。 3 5、树立团队观念，讲求集体协作；积极沟通，相互学习； 避免猜忌，抵制是非，营造融洽和谐的工作氛围。 6、服从公司决定和上级主管的工作安排，高效优质完成本 职工作和领导交办的任务；积极献计献策，推动公司的发展。 7、精益求精，不断提高工作绩效。 8、遵守劳动纪律，不迟到、不早退、不旷工、不脱岗、不串 岗。 9、不得自营与公司的职务上有关的业务，或兼任其他企业 的职务。 锦华后勤公司会议管理制度 4 第一条 根据公司《章程》规定和精细化管理要求，为进一 步规范会议程序，提高公司的办公质量和工作效率，建立健全 决策机制，提升公司运营水平，特制订本制度。 第二条 会议要求： 一、会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调 公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。 二、会议应注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做 到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与 方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、 量化，杜绝空谈和形式主义。 三、讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的 办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求 取得具体成果。 5 四、严格会议纪律。会议主办部门应加强会议管理，做好会议 安排；与会人员应认真准备、准时参会。 第三条 本制度适用于经理办公会、公司专题会议、党政联 席会、党总支委员会议、全体员工会议。 第四条 公司各类会议及其安排如下： 一、经理办公会 （一） 每周一定时召开，由综合管理部组织安排会议召开。 参会人员为公司领导成员；根据会议议题，公司相关部门负责 人参加。 （二）经理办公会研究决定公司重大事项，主要内容： 1、传达上级有关文件、指示、精神，审议公司的发展战略、 中长期规划、年度计划，审批重大投资项目、资产重组等项目； 2、审议决定公司年度财务预决算和内部利润分配方案及弥 补亏损方案； 6 3、审议公司业绩考核、薪酬分配方案和基本工资制度； 4、研究公司内部管理体制、组织机构设置与调整方案； 5、研究公司重大改革方案和部署； 6、审议通过公司重要规章制度； 7、研究决定公司生产经营和管理中的重大问题； 8、讨论公司年度工作报告，听取公司各部门的工作汇报； 9、总经理认为应研究审议的其他问题。 （三）经理办公会议定事项形成《总经理办公会纪要》，由 办公室根据会议记录起草，报总经理签发。 （四）经理办公会讨论的有关文件原则上会前要送达与会 人员阅研。 （五）经理办公会的材料、记录、纪要均为公司涉密文档， 由办公室妥善保存，并于下一年度的二月底前归档。查阅会议 材料、记录、纪要须经公司办公室主任批准。 二、公司专题会议 7 公司专题会议由总经理或其他公司领导成员召集和主持，有 关部门负责人参加。 会议由专题工作主办部门负责组织和记录，综合管理部配 合。会议议定事项形成《专项会议纪要》，由专题会议主办部门 起草，经综合管理部审核，报主持会议的部门领导签发。 三、党政联席会 党政联席会由综合管理部组织召开，董事长主持，公司领 导班子全体成员参加。 会议听取各分管领导工作汇报，汇总分析我公司总体工作 研究公司发展有关事项，协调安排各项工作事宜。 四、党总支委员会议 党总支委员会由党群工作部组织召开，党委书记主持，全体 总支委员会成员参加。会议必须在全体人员到会的情况下，方 能召开。特殊情况，参会人员必须超过 2/3，方为有效。因故不 8 能参加的人员，必须提前向主持人请假，并在会前提出意见和 建议。会后主持人负责向其通报有关会议情况和决议。 五、全体员工会议 全体员工会议由综合管理部组织召开，总经理主持，公司 全体员工参加。 会议主要听取公司年度工作报告；听取公司下一年工作计 划及经营方针、发展方向和年度生产经营计划。 六、公司及部门其它临时性会议，另行安排确定。 第五条 会议计划与统筹 一、每月 28 日前，综合管理部应与各部门协调确定下月计 划召开的各类公司级会议，编制《公司月度会议计划》，于月底 前发放给公司领导和各部门负责人。 二、凡综合管理部已列入《月度会议计划》的会议，如需改 期，或遇特殊情况需安排新的临时会议时，会议主办部门应提 9 前 2 天完成会议提议，并报请综合管理部调整会议计划。 三、会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体， 临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：总经理办公会、公 司领导工作例会、部门会议。 因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制。 第六条 会议记录。 公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并确定专人 负责记录。会议记录应遵守以下规定： 1、以专用会议记录本做好会议的原始记录，根据需要整理 会议纪要； 2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性； 第七条 公司级会议的保密 一、与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论 的有关情况向外泄露。 二、会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要 10 外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况。 三、故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作 出相应处罚。 第八条 附则 一、综合管理部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行 监督。 二、会议主办部门负责会议的组织工作，并与相关领导、部 门负责人提前沟通，确定会议主题、内容、主要议程和召开时间， 组织好各项准备工作，提高会议效率和质量；参会人员需提前 准备汇报材料。 三、会议承办部门要做好会议的会务和有关材料的准备工 作，及时通知参会人员准时参会。 11 会议通知 谨定于 年 月 日午 时 分于 召开 会议，请准时参加！ 随本通知送提案书 份，若有提案请填写后于开会前提交。 此致 先生（女士） 具体事宜请与 先生（女士）联系 地址： 电话： 召集人 12 会议考勤表 会议名称： 序号 年 月 日 姓 名 签 名 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 13 签到时间 备 注 17 18 19 20 21 22 23 1、会议实行签到制度，不准代签、补签，否则一律按缺勤处理。 2、本考勤表会议结束后交办公室留存，并作为绩效考核和处罚的依据。 3、缺席、病假、迟到、早退、事假请注明在备注栏。 14 会议记录表 会议名称 会议时间 年 月 日 时至 时 会议地点 主持人 记录人 出席人员 列席人员 缺席人员 主要议题 会议议程与发言内容 备注 15 锦华后勤公司公文管理制度 为规范公司各类办公文件的管理，严格公文处理程序，提 高工作效率，根据《国家行政机关公文管理办法》有关规定，结 合公司实际情况，特制定本管理制度。 一、公文的定义及分类 1、公文定义：是指公司在经营管理过程中，按严格的、特 定效力的、规范的格式制定的具有传递信息和记录作用