XX 集团公司行政管理制 度汇编 2014 年 8 月 1 总则 第一章 文件管理制度 第二章 档案管理制度 第三章 保密制度 第四章 印章使用管理制度 第五章 证照管理制度 第六章 证明函管理制度 第七章 会议管理制度 第八章 办公用品管理制度 第九章 车辆使用管理制度 第十章 考勤管理制度 第十一章 出差管理制度 第十二章 通讯管理制度 第十三章 公司宴请接待制度 第十四章 借款和报销的规定 第十五章 员工招聘、调动、离职等规定 第十六章 计算机管理制度 第十七章 合同管理制度 第十八章 卫生管理制度 第十九章 财务管理制度 第二十章 财务报销管理制度 第二十一章 银行账户管理规定 2 第二十二章 员工工资发放管理制度 第二十三章 奖惩管理办法 第二十四章 劳动合同管理办法 第二十五章 公司资源节约实施细则 3 总 则 为加强集团的规范化管理，完善各项工作制度，促进集团发展 壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及集团章程的规定， 特制订本集团管理制度大纲。 一、集团管理制度大纲 1、集团全体员工必须遵守集团章程，遵守集团的各项规章制度 和决定。 2、集团倡导树立“一盘棋”思想，禁止任何子公司、部门、个人 做有损集团利益、形象、声誉或破坏集团发展的事情。 3、集团以“成人达己，成己为人”的企业文化理念，锻造集团 发展。通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、 管理、经营水平，不断完善集团的经营、管理体系，实行多种形式的 责任制，不断壮大集团实力和提高经济效益。 4、集团提倡全体员工刻苦学习科学技术和文化知识，为员工提 供学习、深造的条件和机会，努力提高员工的整体素质和水平，造就 一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。 5、集团鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才 智，提出合理化建议。 6、集团实行“岗薪制”的分配制度，为员工提供收入和福利保 证，并随着经济效益的提高逐步提高员工各方面待遇；集团为员工 提供平等的竞争环境和晋升机会；集团推行岗位责任制，实行考勤、 考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励。 4 7、集团提倡求真务实的工作作风，提高工作效率；提倡厉行节 约，反对铺张浪费；倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作 和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。 8、员工必须维护集团纪律，对任何违反集团章程和各项规章制 度的行为，都要予以追究。 二、 员工守则 1、 遵纪守法，忠于职守，爱岗敬业。 2、 维护公司声誉，保护公司利益。 3、 服从领导，关心下属，团结互助。 4、 爱护公物，勤俭节约，杜绝浪费。 5、不断学习，提高水平，精通业务。 6、积极进取，勇于开拓，求实创新。 三、集团理念 1、诚信创新，合作共赢 2、资源互补，技术共享，广纳贤才，与时俱进 四、集团原则 墨泰企业理念本着“以人为本、共同发展”的中心思想，以新时 代“墨家”思想为导向，结合当下经济社会发展大方向为准绳，提 倡：平等、博爱、大度、奋进、竞争、节俭、守纪、注重自然科学的发展 理念。 五、集团组织架构 5 6 第一章 文件管理制度 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在 各项工作中的指导作用，特制订本制度。 一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来 文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各 类文件由办公室归口管理。 二、公文的签收 1、凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由办公室登记签 收。 2、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要 编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机 要部门，并登记差错文件的文号。 3、公文的编号保管 （1）办公室秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅 单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启 文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。 （2）本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公 室秘书进行登记编号保管，不得个人保存。 4、公文的阅批与分转 （1）凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内 容和性质阅签后，由办公室秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈 送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文 7 件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要立即办。 （2）一般函、电、单据等，分别由办公室秘书直接分转处理。如涉 及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。 （3）为加速文件运转，办公室秘书应在当天或第二天将文件送到 公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序 依次传阅，最迟不得超过 2 天（特殊情况例外）。 5、文件的传阅与催办 （1）传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将有密级的文件带 回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达 的文件不得向外泄露内容。 （2）阅读文件应及时，当天阅完后应在下班前将文件归还办公室， 阅批文件一般不得超过 2 天，阅后应签名以示负责。如有领导“批 示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求 和领导批示办理有关事宜。 （3）文件阅完后，应送交办公室秘书，切忌横传。 （4）办公室秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接 到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查， 应按照公司有关规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原 件应及时归档周转。 第二章 档案管理制度 8 一、严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密 安全。 二、各部室应在每季度底向公司办公室移交上季度文书档案并履 行清交手续。 三、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）对本 部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。 四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、 简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划 和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。 五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸 文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。 六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档， 副本原件、复印件由办公室归档，其他部门备份存档并由信息中心实 行电脑化管理。 七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等 技术、图纸分别由投资发展部、市场营销部等业务部门按业务分工负 责归档。 八、归档资料必须符合下列要求： 1、文件材料齐全完整； 2、根据档案内容合并整理、立卷； 3、根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷， 案卷标题简明确切，便于保管和利用。 9 九、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请 示分管领导。 十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小 组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的酌情处 置。 十一、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防 高温工作，定期检查档案保管工作。 第三章 保密制度 为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。 一、全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中， 须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。 二、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范 围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项： 1、公司经营发展决策中的秘密事项； 2、人事决策中的秘密事项； 3、专有技术； 4、招标项目的标底、合作条件； 5、重要的合同、客户和合作渠道； 6、公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号； 7、股东会或总经理确定应当保守的公司其他秘密事项。 10 三、属于公司秘密的文件、资料，应标明“秘密”字样，由专人 负责印制、收发、传递、保管，非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、 资料。 四、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。接触公司 秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不 准打听公司秘密。 五、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。如 有遗失，必须立即报告并采取补救措施。 六、对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。违反 本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以行政处 分或经济处罚，直至予以除名。 七、档案室及相关机要重地，非工作人员不得随便进入；工作人 员更不能随便带人进入。 八、办公室应定期检查各部门的保密情况。 第四章 印章使用管理制度 印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务 关系的重要凭证和工具，印章的管理应做到分散管理、相互制约，为 明确使用人与管理人员的责权，特做如下公司印章使用与管理条例： 各类印章的具体管理条例： 一、印章的刻制 11 刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由总 经办统一办理。印章刻好后由总经办办理印章登记手续，填写《印章 管理登记表》备案并留好印章样图。 1、新公司成立，基本印章（公章、合同章、法人私章、财务章、发 票章）的刻制，应由指定的印章管理人员负责刻制，后交由人事行 政部备案，并从刻制之日起执行相关使用条例。 2、因业务发展需要申请各职能部门专用章时，由需求部门填写 《印章制发申请表》经总经理核准后送交人事行政部门刻制。 二、印章的保管和使用 1、印章的保管 通过总经理授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权 和使用权。由被授权人在总经办签字领取印章，指定专人保管。 2、印章的使用 任何部门在启用印章前，均需与公司（综合行政部）办理领取 手续，接受相应的责权告知，签定《印章签收手续》并备案。（已经 开始使用的需自通知当日补办理领取手续） （1）公章：公章由公司行政经理或各分公司行政经理保管。各部 门有需盖公章的文件、通知等，须先到综合行政部领取并填写《印章 使用申请表》，经由分公司经理核准后并在《印章使用申请表》中签 批，盖章后经手人需将签批申请表交由综合行政部，并在《印章使用 登记薄》签字。综合行政部需将《印章使用申请表》与《印章使用登记 薄》同期留档。 12 （2）合同章：合同章由财务部保管。主要用于公司签订各类合同 使用专用章，盖章前须先到综合办公室领取并填写《印章使用申请 表》，经由公司或分公司行政经理或各分公司行政经理审批，财务经 理审核并在《印章使用申请表》中签批，经手人需将签批后申请表交 由综合行政部并在《印章使用登记薄》签字。综合行政部需将《印章使 用申请表》与《印章使用登记薄》同期留档。 （3）法人私章：法人私章由公司或分公司出纳保管，主要用于 银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证 方可盖章。 （4）财务章：由财务部经理（或负责人）保管，主要用于银行 汇票、现金支票等需