第 5 讲 6s 管理实战内容（二） 【本讲重点】 整顿—6S 管理八大要点（上） 整顿—6S 管理八大要点（上） 办公室管理八大要点 1．独视为共 所谓“独视为共”，指的是“独用”（个人使用）被视为“共用”，即个人（担当 者）使用的资料也要纳入管理。在推行 6S 管理的过程中，有些员工认为有些资料只有自己 一个人使用，所以没必要整理。实际上请假、出差等特殊事件都可能发生工作移交的情况。 因此，共用部分的资料应当整理到科室资料架，个人部分的资料既可以整理到科室资料架 也可以整理到个人资料架，但必须公开并按照要求进行标识。 2．公私区分 公私区分是指对公司资料与私人资料进行严格区分。在公司规章允许的前提下，员工 们可以复印一些资料，或者从外部取得一些资料进行参考。但是，必须注明是“私人参考 资料”。否则，一旦别人代替工作时，由于不了解情况，很可能将复印的旧版本文件当作 新版本使用。因此，公私区分是为了明确文件资料性质，防止问题的发生。 3．柜架管理 在柜架管理中要求所有的柜子、架子均加上标识，明确责任部门、责任人、柜架上资料 的类别等信息。这样，现场人员不需要打开柜门，就能清楚地知道里面放置的是什么。如果 资料摆放的效果不佳，很快就能找到责任人。此外，柜架管理还有利于节省出多余的文件 柜和资料架或者是扩大存放空间，确保管理人员对柜架使用情况了如指掌。 4．资料归位 为了使办公室内的资料更易管理和查找，应该实行资料归位。资料归位可以分为分类、 标识和定位三个部分。首先，要根据文件资料的属性进行不同类别的划分；其次，在文件 夹和放置位置上分别贴上相应的标签，避免不同文件夹的放置出现错位；最后，要采取一 些合理的方法方便对文件夹的定位，保持文件夹的整齐。此外，还应加强对资料摆放的监 督和管理，杜绝个别人员由于懒散而随便乱放文件。 如图 4-1 所示，将所有资料分为冲压机、注塑机和发电机技术等类别，并在各自的文件 夹上加贴对应的标识，标识应尽量采用数字等易懂的符号。文件夹上加上一条横线，以便 于文件夹在资料架上的定位。这样，就能营造出一目了然的现场，使工作品质得以提升、效 率得到提高。 图 4-1 文件夹的归位