DESIGNED BY YEFENGCHUI CHUI BASIC KNOWLEDGE OF PURCHASING 采购基础知识 The user can demonstrate on a projector or computer, or print the presentation and make it into a film to be used in a wider field. The user can demonstrate. 培训人：野风吹吹 采购是一个 “赚钱”的部门！ 在全球范围内，工业企业的采购成本占销售成本的 50%——70% 。采购创造企业利润！ 1% 采购成本 的降低，给企业平均增加 10-20% 的利润！ 美国通用公司前总裁韦尔奇说：“在我们公司只有销 售和采购是赚钱的，其他部门发生的都是费用”。 01 采购的定义 采购指的是从最合适的来源、获得满足质量、数量和价格要求的合适的产品和服务的全过程。 确定采购需求 选择 / 认证供应商 发出采购订单 物料入库验收 结算 01 02 03 采购是外部导向的，是从外部 由于经济全球化的深化，电子信息技术和互联网的 采购是价值交换的过程，对公 供应市场获取资源的过程，通 迅速发展，现代采购面向的是全球的供应市场，在 司的财务有着重大影响。 过物流手段实现交易。 全球范围内寻求资源的最有利、最高效的配置。 02 采购的职责与任务 降低公司暴露于供应市场的风险 对保持公司主要活动的连续性做出贡献 控制和降低所有与采购相关的成本 对新产品开发和产品改进做出贡献 02 采购组织设计 外部设计 与外部供应商和市场建立商业联系 中间设计 与公司内部各事业部、项目部和其他职 能部门建立运营上的联系，保证跨部门 之间的协调，使公司所有的职能部门能 内部设计 是采购组织中的外部设计和中间设 计的“控制室”，是指挥采购组织运 营的大脑 够步调一致 03 采购的方式 方式一：议价采购 所谓议价采购是指由买卖双方直接讨价还价实现交易的 一种采购行为。 方式二：比价采购 所谓比价采购是在买方市场条件下，在选定两家以上供应商的基础上， 由供应商公开报价，最后选择报价最低的为企业供应商的一种采购方式 比价 采购 方式三：招标采购 所谓比价采购是在买方市场条件下，在选定两家以上 供应商的基础上，由供应商公开报价，最后选择报价 最低的为企业供应商的一种采购方式 招标 采购 议价 采购 04 采购的流程 01 02 03 发现需求 需求说明、制 定采购计划 选择供应商 06 05 04 采购订单安排 订单跟踪 价格洽谈、签 订采购合同 07 08 09 采购档案管理 接收和验货入库 结算 05 采购方式及范围 集中化采购 分散化采购 混合化采购 是指由企业的采购部门 是指按照需要由各单位自 是指将集中化采购和分 全权负责企业采购工作 行设立采购部门负责采购 散化采购组合成的一种 工作，以满足生产需要 新型采购制度 有形物料 主要包括原料、辅料、机械设备、事务用品。 无形劳务 无形劳务：技术、服务（售前服务、售后服务、专业服务、勤务服务、工程发包等） 06 如何提高议价能力 年度订单，分批到货 联合采购 年度用量下单远比季度月度批次下单更有规模效应。同时，分批到 无论本行业竞争有多激烈，目的都是为了企业利益，而面对 货不占压资金，不占压库容，应该是三全其美的方法。只是要注意 外部复杂的供应环境，本行业一致对外、联合采购是大有可 下单的时机，在价格低谷或波动最小的时候为好，同时兼顾长期趋 能的。关键在于沟通和协调，开始可小试，协作成熟后，可 势预测，也可降低价格波动风险，对主要原材料及包装物或大宗采 加大单量。 购尤可使用此法。 引入竞争者 改良的招标法 对重要原材料的供应商势必要多选择几家，一来防止供应商 进行资格的审查和必要的检测，使供货质量能达到企业的要 的变化，有些变化不是人为因素；二来可增加公家的透明度， 求，其次对中标的供应商再次进行议标，力争得到更低的价 适当引入竞争，在保证老供应商的同时，顺便关注新供应商 格，即招标加议标。 或新的替代品。 07 采购的质量把控 采购质量管理的必要性 1 、高质量的市场采购是保证企业实现再 生产的重要条件； 2 、高质量的市场采购是搞好物资流通， 安排好市场的基础 ； 3 、高质量的市场采购是企业取得经济效 果的重要一环。 采购质量管理的原则 1 、以需定进：以需定进就是根据市场需要确定物 资的采购目标。 2 、择优选购：择优选购就是指在满足社会需要的 前提下，从运输方便、服务周到的企业采购价廉物 美及用户欢迎的物资。 采购质量管理保证体系 1 、要有明确的质量目标。 2 、建立健全采购质量管理机构和责任制度。 3 、建立健全采购质量标准化体系。 4 、加强质量教育，强化质量意识。 08 采购中的“二八”法则 20% 80% 20 % 重点供应商提供的物品一般是企业的战略物品或 需集中采购的物品，比如汽车厂需要的发动机和 变速器，电视厂家需要的彩色显像管等。采购企 业应该用 80% 的精力与其合作，以保证自身产品 的生产。 总采购价值 重点供应商 80% 20% 重点 供应商 采购物 总采购价值 普通供应商 采购物 普通供应商提供的物品对企业的生产运作影响较 小，如办公用品、维修备件。企业只需要用 20% 的精力跟进其交货就可以了。 09 采购的合同管理 采购合同 一份买卖合同主要由首部、正文与尾部三部分组成。 首 部 正 文 尾 部 合同的首部主要包括以下内容： ⒈ 名称、⒉编号、⒊签订日期、⒋签订地点、⒌买卖双方的名称、⒍合同序言 合同的正文主要包括以下内容：商品名称、品质规格、数量、单价与总价、包装、装运、 到货期限、到货地点、付款方式、保险、商品检验、纷争与仲裁、不可抗力。 合同的尾部包括：合同的份数；使用语言及效力；附件；合同的生效日 期；双方的签字盖章。 10 采购的付款方式 常见的形式有预付款，发货款。货前款特别是预付款的支付最大的作用是推动合同 迅速产生实质性的进展，给交易对手特别是初次的交易对手以信心 进度款，进度款主要作用就是督促货物、服务持续性的良好的交付。货中款 是一把无形的鞭子，鞭策双方继续沿着既定目标继续前进。对彼此商业信用 缺乏信心的时候，边交付边付款这就是一种极端情况下的货中款。 常见的有货到付款，质保款等。其主要作用首先是保证了资 金的安全，卖方垫资，对于买方来说，垫资的作用显而易见， 能够帮助买方减轻资金压力，帮助买方迅速发展。 03 02 01 货前款 货中款 货后款 货前款保证信心，货中款控制进度，货后款保障（资金、货物）安全 11 采购的付款模式 采购付款 预付货款采购 采购入库后付款 双方互相发生采销业务 结算 付款 互抵 目的：使采购部与财务部对采购结算数据准确一致，方便勾通，随时掌握应付帐款。 12 无预付款付款流程 打开申请单 财务主管审批 提取采购入库单 通过 采购主管审核 付款申请生效 财务出纳付款 调取申请单勾兑 财务应付勾兑员 生成采购付款申请单 通过 采购员审核 确认付款 13 有预付款结算流程 打开申请单 调取预付款 提取采购入库单 采购主管审核 采购员审核 生成结算申请单 财务勾兑员提取申请单 勾兑结算 14 互抵结算流程 打开申请单 同时提取采购入库单与批发出库单 生成互抵结算申请单 商调主管审核 采购主管审核 采购员审核 互抵结算申请生效 财务勾兑员提取申请单勾兑 15 影响采购的因素 价格 交期 采购价格分析为将来的议价提供参考，采购时须 明确影响采购价格的各种因素，制定合理的采购 价格。 影响采购价格的因素包括 5 个方面： 物料成本、供需关系、季节变化、市场环境、 交货条件 配合 度 服务 品质 对供应物料品质的控制：包括物料的生产过程、 设备、环境等内容 进货检验：包括物料的数量、规格、质量等内 容 对采购物流过程中品质的控制 : 包括交货时间、 地点、方式等内容 16 供应市场的要素 市场中消费者或采购 供应商的数量 者的数量 产品 （产品差异程度） 信息 （信息的完整性与透明度） 技术革新速度 17 供应市场的结构 寡头垄断 不完全竞争 （垄断竞争） 完全竞争 • 供应商数量多 • 市场信息完整，市场透 明度很高 • 价格由供求关系决定， 而不 是以供应商和采 购方决定 • 供应商数量较多 • 产品差异度较高 • 信息不是完全、充 分、透明 • 供应商在一定范围 内能影响价格 • 供应商数量少 • 产品差异度小或者没有 差异 • 信息不对称 • 市场进入障碍 • 供应商能够影响或操作 价格